3.1. Виды документов и их классификация

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по уста­новленным требованиям) соответствующей информации, т. е. в создании документов.

Документы требуются для того, чтобы в течение опреде­ленного времени можно было пользоваться необходимой управ­ленческой информацией для самых разных целей. Чем же опре­деляется соответствующая совокупность документов для эф­фективного управления, от каких факторов она зависит?

Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процес­ се деятельности;

• порядком разрешения вопросов (на основе коллеги­ альности или единоначалия):

• объемом и характером внешних связей организации. В случае, когда объем требуемых документов для управ­ ления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителя­ ми — оперативности документооборота. Для этого, преж­ де всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.

Классификация документов — это деление докумен­тов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оператив­ности работы аппарата управления и ответственности ис­полнителей.

В текущей работе классификация документов произ­водится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классифи­кации обусловлена самим понятием дела. Дело — это со­вокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую облож­ку, соответствующим образом оформленную (подробнее о формировании дел см. с. 221—235).

91 Делопроизводство

Деловые документы классифицируют по таким при­знакам, как род деятельности, способ фиксации, наиме­нование, степень сложности, место составления, срок ис­полнения, происхождение, степень гласности, юридичес­кая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.

По роду деятельности деловые документы классифици­руют на системы документации: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная до­кументация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техничес­кому снабжению и сбыту, конструкторская, технологичес­кая, по изобретениям и открытиям, по социальному обес­печению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации до­кументы делятся на письменные, графические, акустичес­кие, фото- и кинодокументы.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинопис­ным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графи­ки, карты, рисунки, схемы, планы.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко использу­ются в работе секретаря при составлении диктограмм, а так­же протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специ­альной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явле­ния, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

По наименованию различают следующие разно­видности документов: уставы, положения, приказы, про­токолы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления, чертежи, технологические кар­ты и т. п.

92

Организационно-распорядительная документация

Повидам документы бывают типовые, примерные, ин­дивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатьшаются заранее вышестоя­щими органами для подведомственных организаций с одно­родными функциями и носят обязательный характер. При­мерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят пример­ный, рекомендательный характер, а индивидуальные доку­менты разрабатьшаются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготов­ляются типографским способом, причем постоянная часть тек­ста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие не­сколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполне­ние, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние — документы, созда­ваемые в учреждении для решения вопросов, не выходя­щих за пределы учреждения. Внешние — входящая и ис­ходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака являет­ся срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы. Остальные документы ис­полняют в сроки, установленные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприяти­ях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.

По степени гласности выделяют открытые, секретные документы и документы конфиденциальные. На секретных и конфиденциальных документах проставляется гриф ог-