223 Делопроизводство

Классификационными делениями (разделами иподразделами) номенклатуры дел могут быть как внутрен­ние подразделения организационной структуры предприя­тия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделе­ния (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 225.

Формированием дел называется группировка докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании документов в дела используют сле­дующие основные признаки заведения дел:

• номинальный (название их разновидностей);

• предметно-вопросный (содержание);

• авторский (одного автора);

• корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

• географический (несколько корреспондентов по гео­ графическому признаку);

• хронологический (в соответствии с хронологией: квар­ тальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещать­ся в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных ко­пий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

Важной функцией делопроизводственной службы яв­ляется систематизация и хранение документов. Массив ис-

224

Документооборот и формы его организации

(наименование организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности руководителя организации)

(место составления)

На год

Дата

Индекс дела	Заголовок дела '	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
I	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

(подпись)

Дата

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в году в

организации

		В том числе
По срокам хранения		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вклю­чительно)
ИТОГО

Наименование должности руководителя службы ДОУ

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения^

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

225

8. Зак. 199