Глава 8

КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

8.1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве

В главе 8 рассмотрены вопросы использования совре­менной оргтехники в делопроизводстве организации, в том числе компьютеризации управленческих процессов, прин­цип внедрения электронного документооборота, порядок создания основных видов документов. В результате изуче­ния изложенного материала студент должен:

• знать правила и порядок создания документов с ис­ пользованием ПЭВМ, других организационных средств техники;

• уметь оформлять реквизиты документов с помощью ПЭВМ.

В современном делопроизводстве в настоящее время ис­пользуется большое разнообразие отечественной и импор­тной оргтехники. В соответствии с назначением все техни­ческие средства можно разбить на следующие группы:

236

Компьютеризация делопроизводства

• средства для составления документов;

• копировальная и множительная техника;

• средства обработки документов;

• средства хранения, поиска и передачи документа;

• техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные про­фессиональные издания в этой области предлагают техничес­кие характеристики средств механизации и автоматизации.

Наиболее важными среди технических средств яв­ляются средства для составления документов. Оргтехни­ка — это технические средства, используемые в управле­нии и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления до­кументов, классифицируют по способу создания документов.

Черновые варианты документов составляют руко­писным, машинописным способом и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набра­сывают первый вариант будущего документа, ряд доку­ментов вообще составляют только от руки. Это всевоз­можные заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполня­ются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

Исторически сложилось так, что основным техничес­ким средством делопроизводства ушедшего столетия ста­ла пишущая машинка — самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на меха­нические, электрические, электронные; по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные.

Самые простые и дешевые — это механические пишу­щие машинки, однако они неудобны в работе. Более эф­фективны электрические машинки: при нажатии клавиш

237 Делопроизводство

не требуют от машинистки больших усилий, обеспечиваютгораздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизвод­ственных процессов организации стало создание и исполь­зование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, при­ближающей их по эффективности к организационным ав­томатам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и вне­шняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких ма­шинок может храниться разнообразная информация: фор­матные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Из­влекаемую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишу­щие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подклю­чены к компьютеру для ввода-вывода необходимой ин­формации и редактирования текстов с помощью более со­вершенных компьютерных редакторов.

Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализиро­ванным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и элек­тронных устройств, предназначенньгх для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления тек­стовых и табличных документов. Их можно условно от­нести к пишущим машинкам. В настоящее время пишу­щим автоматам на смену пришли персональные компью­теры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по су­ществу представляющего собой миниатюрный маг­нитофон) до диктофонно-компьютерных систем (на­пример, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяю­щих использовать речевой ввод информации на печать.

238

КОМПЬЮШИЭАЦИ! ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА