75 Делопроизводство

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовалодин термин. И здесь очень важное значение имеет исполь­зование стандартизованной терминологии.

Из-за незнания элементарных правил составления дело­вых документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться в содержа­нии входящей корреспонденции. Нередко для этого требует­ся буквально пробиваться через словесный частокол, распу­тывать замысловатые фразы.

Чтобы упростить и ускорить работу с деловой коррес­понденцией, необходимо знать, какие требования предъяв­ляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определен­ное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

К сожалению, составители деловой документации за­частую допускают массу ошибок. Последние можно под­разделить на следующие виды: структурные, синтаксичес­кие, морфологические, лексические, стилистические, тех­нические. Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступа­ет переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примере деловых писем.

2.2.2. Структурные ошибки

Большое количество документов составлено так, как буд­то их составители никогда раньше не писали деловых пи­сем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других де­ловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов.

76

Общие нормы и правила оформления документов

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, унифицированный документ.

Какая необходимость в составлении письма, удостове­ряющего личность сотрудника в его служебной команди­ровке, если существует форма командировочного удосто­верения? Нет никакой нужды вводить письма-удостовере­ния, когда достаточно ограничиться пропуском или паспор­том, а необходимую информацию изложить устно.

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Источником структурных оши­бок является неверное построение делового письма, несораз­мерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый ас­пект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введени­ям и сложной системе мотивировки.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специаль­ное место для указания связи между предьщущим и после­дующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в соответствующих рек­визитах письма. Нет необходимости указывать наименова­ние предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в угло­вом или продольном штампе бланка.

2.2.3. Синтаксические ошибки