240 Компьютеризация делопроизводства

чете на рядового пользователя. Для работы с документамисуществует целый ряд программ, весьма простых и легко­доступных в освоении. На рынке прикладных офисных про­граммных продуктов наиболее популярными являются па­кеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 2000.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно по­высить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывает­ся при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

• пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакет­ ном режимах;

• ставить письма «на контроль»;

• отслеживать исполнение документов;

• вести иерархические «папки» для хранения документов;

• сортировать документы в папках по различным кри­ териям;

• автоматизировать большую часть рутинных опера­ ций при создании документов, их редактировании и ре­ цензировании;

• осуществлять контроль заработай исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;

• обеспечивать конфиденциальное хранение и обра­ ботку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документо­оборота в организации позволяет повысить эффектив­ность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку доку-

241 Делопроизводство

ментов. В то же время следует учесть, что использова­ние ПЭВМ в документообороте организации зачастуюнаталкивается на многочисленные препятствия — финан­совые, программно-технические и даже психологические.

Поэтому при внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам (началам), кото­рые позволят избежать серьезных ошибок и дискредити­ровать систему в целом.

К принципам внедрения электронного документо­оборота в организации следует отнести:

• постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

• своевременную модернизацию технического и про­ граммного обеспечения;

• первоочередное использование ПЭВМ для сокраще­ ния рутинных операций при создании документов;

• предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, — при переписке);

• ясное понимание необходимости внедрения подоб­ ных систем руководством организации.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческо­го труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной инфор­мации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществля­ется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техни­ки между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществ­ляется в основном на АРМ в структурных подразделени­ях организации. Документ, подготовленный средствами