Делопроизводство

Документы, создающиеся в процессе деятельности орга­низаций, содержат информацию, ценность которой различ­на. Значительная часть документов несет информацию, име­ющую разовое значение, после использования которой к до­кументам больше не возвращаются. Другие документы со­держат информацию, которая может потребоваться в тече­ние ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и прак­тических целях. Такие документы должны храниться посто­янно. С экономической точки зрения, хранить все докумен­ты нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически прово­дится экспертиза ценности документов — определение по­литического, экономического, социально-культурного, прак­тического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руко­водства, затем таких функциональных структурных подраз­делений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просмат­ривают документы для постоянного хранения. Это докумен­ты, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д, В бухгалтерии это могут быть:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и ба­ лансы с документами к ним (объяснительными запис­ ками и рекламациями);

• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

• протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и ут­ верждению годовых отчетов и балансов;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годо­ вых отчетов и балансов;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балан­ сы с приложениями и объяснительными записками к ним;

228

Документооборот и формы его организации

• документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке ос­новных фондов;

• паспорта зданий и сооружений — памятников архитек­ туры, находящихся под охраной государства;

• акты, ведомости переоценки в определении износа ос­ новных средств;

• штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

• лицевые счета по учету основного фонда. Архивными учреждениями разработаны типовые переч­ ни. Они устанавливают сроки хранения документации, ти­ пичной для большинства учреждений, организаций, пред­ приятий, и отражают общие функции и вопросы их дея­ тельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финан­ сирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.) (Приложение 22).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ти­пизирована и приведена в «Основных правилах работы ве­домственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным прави­лам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми доку­ментами завершается в начале нового календарного года.