4.9. Анкета работника

Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Данные вносятся на основании до­кументов, проверяются специалистом по кадрам, заверя­ются подписью и печатью (Приложение 12).

Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на служ­бу в таможенные органы.

4.10. Личное дело работника

На каждого сотрудника организации при приеме на ра­боту заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные как самим работником, так и сотрудником кадровой службы организации.

155

Делопроизводство

Личное дело представляет собой совокупность докумен­тов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. JS

В состав документов личного дела должны входить в % порядке перечисления следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в лич­ ном деле;

• заявление о приеме на работу;

• анкета и дополнение к анкете;

• личная карточка работника;

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• характеристика;

• копии или выписки из приказов (распоряжений) (о приеме, перемещении, увольнении);

• справки и другие документы, касающиеся данного ра­ ботника.

Документы в личном деле располагаются в хронологи­ческом порядке.

4.И. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение

Трудовая книжка установленного образца является ос­новным документом, подтверждающим трудовую деятель­ность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время в нашей стране параллельно ис­пользуется два вида трудовых книжек — старого (совет­ского) образца и нового образца, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое зна­чение.

156

Документация по трудовым отношениям

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудниковгосударственных и негосударственных (коммерческих) пред­приятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной рабо­ты. На лиц, работающих по совместительству в других орга­низациях, трудовые книжки не заводятся. Все записи, вне­сенные в трудовую книжку за время последней работы, дол­жны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью пред­приятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается (см. п. 4.3).

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего яв­ляется руководитель отдела персонала (кадров), а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое прика­зом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолето­вого цвета. Всякого рода сокращения при занесении запи­сей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод на дру­ гую постоянную работу, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях: награж­ дение орденами и медалями, присвоение почетных зва­ ний; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными доку­ ментами;

157

Делопроизводство

•сведения об открытиях, на которые выданы дипло­мы, об использованных изобретениях и рационализатор­ских предложениях и о выплаченных в связи с этим воз­награждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Одна­ко увольнение с работы за нарушение трудовой дисципли­ны (как и по любому другому основанию) всегда отмечает­ся в трудовой книжке с точным указанием причины уволь­нения в соответствии с ТК РФ.

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее не­дельного срока со дня его издания, а при увольнении — в день увольнения.

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.

При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя органи­зации или специально уполномоченного им лица и печа­тью отдела кадров (рис. 4.2, 4.3).

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК№ 0000000
№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоян­ную работу, квалификации, увольнении (с указанием при­чин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании кото­рого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4-
IS.	И	12	2004	Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Рос­сийской Федерации	Приказ от 11.12.2003 Же 401-к

Рис. 4.2. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нового образца

158

Документация по трудовым отношениям

_иг'

№ за­писи	Дата			Сведения о приеме на работу, о перево­дах на другую работу а об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись {доку­мент, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
15 16 17	18 03 11	05 11 03	1У89 1991 2002	АОЗТ «Компас-Ростов» Принята экономистом в коммерческий отдел Переведена на должность замес­тителя заведующего коммерче­ским отделом Уволена по собственному жела­нию, ст. 80 ТК Российской Феде­рации Инспектор по кадрам Иванова печать	Пр. № 18-к от 15.05.89 Пр. М 37-к от 29.10.91 Пр. № 9-к от 09.03.2002

Рис. 4.3. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки старого образца

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения.

Если работник отсутствует на работе в день увольне­ния, то администрация предприятия в этот же день направ­ляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимо­сти получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по ука­занному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами пос­ле увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кад­ров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сда­ются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По исте­чении указанного срока они могут быть уничтожены в ус