Делопроизводство

ем: гарантийный — гарантированный; поместить — разме­стить; оплатить — заплатить и т. д.

Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «коман­дированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Напри­мер, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «команди­ровочный». Слово «командировочный» образовано от име­ни существительного «командировка» и обозначает пред­меты и обстоятельства, связанные с этим понятием: «ко­мандировочное удостоверение», «получить командировоч­ные». Слово «командировочный» не может относиться к че­ловеку, это — ошибка.

Иногда составители деловых писем путают многознач­ные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «пред­ставить» имеет значения: предъявить, сообщить (предста­вить список необходимого оборудования, представить до­кументы); познакомить с кем-либо (представить коллек­тиву нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспорт­ные средства); дать право, возможность сделать, осуще­ствить что-либо (предоставить отпуск, предоставить сло­во, предоставить решение вопроса коллективу организации). Пример:

«Ваш институт должен представить список сотрудни­ков, желающих принять участие в конференции».

Проверьте себя:

1. Каков порядок нумерации страниц в документах?

2. Приведите примеры цифрового и словесно-цифрового спосо­ ба оформления дат.

3. Как оформляются сокращения в деловой документации?

4. Каковы основные правила оформления чисел, цифровой ин­ формации?

Общие нормы и правила оформления документов

5. Расскажите об особенностях оформления элементов тек­ста деловой документации: единицы измерения, математи­ ческие формулы, таблицы, некоторые знаки препинания.

6. Что подразумевается под формально-логическим стилем до­ кументов?

7. Каковы особенности языка деловых документов?

8. В чем состоят особенности композиции документа ?

9. Что является источником структурных ошибок в докумен­ тах?

10. Какова роль порядка слов в предложении в текстах деловой документации ?

11. Какова роль деепричастного оборота в деловой документа­ ции ?

12. Приведите сравнительные примеры использования предло­ гов в деловой документации.

13. Какие трудности, связанные со структурой сложного пред­ ложения, возникают в составлении текстов деловых бумаг?

14. Назовите типичные синтаксические ошибки.

15. Назовите типичные морфологические ошибки.

16. Каковы особенности употребления количественных имен чис­ лительных в деловой документации? Приведите примеры употребления.

17. Расскажите об особенностях лексических ошибок в докумен­ тах. Приведите примеры лексических ошибок.

Глава 3 организационно-распорядительная документация

Вглаве 3 рассмотрены основные принципы классифи­кации деловых документов, аргументирована эффектив­ность и необходимость системного подхода к использова­нию управленческой информации в работе организаций. В главе приведены характеристики различных видов органи­зационно-распорядительных документов, их значение в до-кументационном обеспечении управления.

В результате изучения данной главы студенты долж­ны:

• знать основные признаки классификации докумен­ тов; характеристики и назначение основных видов органи­ зационно-распорядительных документов, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003;

• уметь оформлять реквизиты организационно-распо­ рядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

90

Организационно-распорядительная документация