11 Делопроизводство

После Октябрьской революции 1917г. В.И. Ленин по­ставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации.

На I Московской инициативной конференции по нор­мализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации и унифи­кации деловой переписки.

В 60—80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированной системы научно-технической инфор­мации (АСНТИ) были разработаны государственные стан­дарты и методические рекомендации по унификации тек­стов деловых документов с учетом перспективы их машин­ной обработки.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие государствен­ный стандарт ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архи­вное дело. Термины и определения», включивший опреде­ления 18 терминов (документ, подлинный документ, чер­новой документ, копия документа, формуляр, реквизит, де­лопроизводство, документирование, документооборот, ре­гистрация, дело, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных поня­тий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов стандартом запрещалось¹.

Дальнейшие работы по совершенствованию делопроиз­водства в СССР привели к созданию. Единой государствен­ной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Ко­митетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.

Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизвод-

Внастоящее время терминология в делопроизводстве установле­на государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопро­изводство и архивное дело. Термины и определения» [3].

12

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

ственного обслуживания. Внедрение основных положенийЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать доку­ментирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автома­тизированных систем управления.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сфор­мулированы общие правила документирования управлен­ческой деятельности, изложены принцип унификации до­кументов, требования к формулярам организационно-рас­порядительных документов, построению текстов докумен­тов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документо­оборота — максимально возможная централизация опера­ций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистра­ции, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного доку­ментов, взаимосвязь их индексов, организация на базе ре­гистрационных карточек справочно-информационной служ­бы, контроль исполнения. В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и системати­зации документов внутри дела.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой докумен­тов к последующему хранению и использованию, включа­ют рекомендации по организации работы экспертной ко­миссии, составлению описей и порядку передачи дел в ар­хив учреждения.

В целом положительной стороной ЕГСД является комплексный подход к рассмотрению традиционных воп­росов делопроизводства. Разработчики ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптималь-