26.3. Документационное обеспечение управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом го­сударственной службы включает полный цикл — создание (до­кументирование), обработку и движение документов в органи­зации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы уп­равления персоналом входит:

• документирование по кадровым вопросам;

• обработка поступающей и передаваемой документации;

• доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

• регистрация, учет и хранение документов по личному со­ ставу;

• формирование дел в соответствии с их номенклатурой, ут­ вержденной для данной организации;

• копирование и размножение документов по кадровым во­ просам;

• контроль исполнения документов по личному составу;

• передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретари­ате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звень­ям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

Системы документов в управлении персоналом

В управлении персоналом как в подсистеме управления орга­низацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительная система документации уп­равления персоналом, включающая в качестве подсистем:

• организационную документацию (устав, положение, пра­ вила, инструкции);

• распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

• справочно-информационную документацию (письмо, до­ кладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

• документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная

27*

карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекоменда­ция, пенсионное дело и др.);

— документацию по обращениям граждан;

плановая документация (плановые задания по кадровым во­просам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

отчетно-статистическая документация (статистические от­четы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, про­изводительности труда, высвобождению работников и т.д.);

документация по социальному обеспечению (по пенсиям, посо­биям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение службы управления персоналом раз­рабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответст­вии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положени­ями, правилами и инструкциями.

Организационная документация кадровой службы

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих чис­ленный и должностной состав организации, ее структуру, зада­чи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: доку­мент о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персо­нале; должностные инструкции по каждой должности. В Адми­нистрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных ор­ганах исполнительной власти они оформляются на основе по­становлений Председателя Правительства Российской Федера­ции, на предприятиях — в соответствии с их уставом.

Структура и штатная численность закрепляются специаль­ным документом, в котором указываются все структурные под­разделения, наименования должностей и количество штатных

единиц по каждой должности. Документ подписывается замес­тителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждает­ся руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изме­нения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписа­ние, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание со­ставляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окла­дов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должно­стным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самосто­ятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кад­ров. Проект документа визируют руководители структурных под­разделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководи­теля, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месяч­ный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербо­вой печатью организации (или печатью организации).