Актуальность информатизации

Актуальность информатизации управления персоналом опреде­ляется современными возможностями автоматизации многих про­цессов, соответствующих функциям кадрового менеджмента, а также новыми информационными технологиями и компьютерны­ми средствами, доступными для кадровых служб. При этом про­цесс создания оптимальных условий для удовлетворения инфор­мационных потребностей предполагает исследование системы уп­равления с целью разработки долгосрочных мероприятий по со­вершенствованию организации, ее структуры, моделей и методов управления и осуществляется на основе системного подхода.

29*

28.2. Практика информатизации управления персоналом

Анализ практики работы кадровых служб показывает, что многие организации работают по старинке и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совер­шенствование в целом и в плане информатизации в частности. Причины такого положения следующие:

• недостаток, а часто и отсутствие квалифицированных спе­ циалистов, способных к исследованию кадровых процессов и кадровых отношений;

• отсутствие методических разработок по технологиям ис­ следования проблем информатизации управления персоналом;

• низкая заинтересованность руководства в изменении сло­ жившихся технологий управления персоналом.

Эти проблемы могут быть решены как путем профессиональ­ной подготовки необходимых специалистов, так и за счет по­вышения квалификации действующих специалистов кадровой службы. Особую роль играет повышение квалификации в этом направлении руководителей кадровых служб, от которых суще­ственно зависит как целесообразный объем необходимой мо­дернизации, так и направленность развития информационных процессов для обеспечения эффективности управления персо­налом на всех уровнях — и кадровым составом организации в целом, и сотрудниками своего подразделения в частности.

Системный подход к информатизации

Системный подход к проектированию и реализации информа­тизации управления персоналом предполагает следующие этапы:

• предпроекгное исследование процессов управления персоналом;

• проектирование системы комплексной автоматизации и компьютеризации кадровых процессов;

• разработка системы, аппаратное обеспечение;

• опытная эксплуатация, необходимые доработки, внедре­ ние автоматизированной системы обеспечения управления пер­ соналом;

• обучение сотрудников кадровой службы, обеспечение их необходимыми инструктивно-методическими материалами.

В свою очередь предпроекгное исследование предполагает изучение и анализ с целью оптимизации:

• функциональной структуры кадровой службы и соответст­ вующей информационной деятельности;

• имеющихся информационных ресурсов;

• реальных информационных потоков и имеющихся инфор­ мационных потребностей;

• возможности и целесообразности их автоматизации.

Общая схема информатизации

На этапе проектирования системы комплексной автоматизации и компьютеризации создается модель, реализующая задачи ин­форматизации управления персоналом, общая схема инфраструк­туры, которая может быть представлена следующим образом.

Автоматизированные рабочие места (АРМ) руководства организации

АРМ руководства кадровой службы

АРМ руководства бухгалтерии

АРМ сотрудников бухгалтерии

АРМ сотрудников кадровой службы

Компьютер-сервер (база данных, программы обработки, документы)

J.

АРМ администратора системы - специалиста по компьютерным технологиям

Рис. 41. Общая схема инфраструктуры системы комплексной информатизации управления персоналом и бухгалтерского учета

Стрелками на рис. 41 обозначены соответствующие информа­ционные потоки: ввод информации, запросы на обработку и по­лучение информации по предусмотренным процедурам и фор­мам, вывод документов, полученных в результате запроса или

обработки имеющейся информации. Автоматизированные ра­бочие места организуются с использованием персональных ком­пьютеров, сервер же организуется на более мощном компьютере.

На практике, как правило, современные автоматизированные системы управления персоналом включают три подсистемы: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Расчет заработной пла­ты». В последнее время они дополняются системами информа­ционно-аналитической поддержки процедур отбора кандидатов и аттестации сотрудников, принятия кадровых решений и уп­равления кадровыми процессами¹.

При проектировании автоматизированной системы должны быть учтены не только рекомендации по оптимизации инфор­мационной деятельности, возможности и целесообразность ее автоматизации, но и тот факт, что компьютеризация предусмат­ривает четкую формализацию всех планируемых процедур, воз­можность представления в электронной форме всех необходи­мых данных и наличие необходимых программных продуктов.

Условия эффективности информатизации

Существенным моментом, обеспечивающим корректное и эффективное использование внедряемой системы, представля­ется обязательное обучение сотрудников кадровой службы (тре­нинг) на их автоматизированных рабочих местах, а также обес­печение каждого из них адресными (специализированными в зависимости от особенностей включенности в информацион­ную деятельность в соответствии с функциональными обязан­ностями) инструкциями и методическими рекомендациями.

Установленная автоматизированная система должна допус­кать ее самостоятельное развитие силами сотрудников кадровой службы, однако при этом, учитывая сложность запрограммиро­ванных процессов, желательно обеспечить консультационное сопровождение внедренной системы специалистами организа­ции — разработчиками.

При выборе готовой автоматизированной системы для управ­ления персоналом необходимо обратить особое внимание на

¹ См.: Завьялов В.Е., Петров Л.В., Тихомиров М.М. Системы информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

достаточность реализованных функций, соответствие про­граммного обеспечения требованиям законодательства Россий­ской Федерации, обеспечение различных уровней конфиденци­альности отдельных блоков информации, а также на такие услу­ги, как возможности адаптации и развития системы, тренинга сотрудников кадровой службы, инструктивно-методического обеспечения пользователей, гарантийного и консультационно­го сопровождения эксплуатации системы.

Современный руководитель организации уделяет значитель­ное внимание кадровой политике и механизму ее реализации, так как учет кадров и кадровое планирование являются неотъ­емлемой частью единого процесса управления. Информатизи-рованная система управления персоналом способна обеспечить руководство организации необходимой информацией для при­нятия обоснованных кадровых решений по формированию и развитию кадрового состава. Информатизация управления персоналом обеспечивает такую оптимизацию и автоматиза­цию кадровых процессов, при которой субъекты управления персоналом могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании человеческих ресурсов для их эффективного ис­пользования, а специалисты кадровых служб получают надеж­ное и удобное средство выполнения своих должностных обя­занностей.

Ожидаемые результаты информатизации

К конкретным ожидаемым результатам информатиза­ции — возможностям и функциям, реализуемым современными комплексными информационными системами обеспечения уп­равления персоналом организации¹, - относятся следующие:

• проведение штатной политики на основе приказов и под­ держка кадрового документооборота;

• введение и моделирование структуры организации любой сложности, в том числе включающей выделенные балансовые единицы;

• выполнение всех функций оперативного кадрового учета;

¹ См., например: Система управления персоналом: Проспект БОСС-Корпора-ции. М.: Система БОСС-Кадровик, 2001.

• планирование и оперативное маневрирование кадровыми ресурсами: от работы с кадровым резервом до учета программ повышения квалификации персонала;

• расчет заработной платы, включая автоматическую разнос­ ку результатов расчета по проводкам и статьям затрат;

• составление всех стандартных отчетных форм и возмож­ ность подготовки любых произвольных отчетов;

• возможность интеграции с другими программными систе­ мами управления предприятием;

• формирование отчетности для вышестоящих организаций и государственных органов.

Данные по штатной структуре подразде­лений

Информация по штатному расписанию

Админи­стратор

Табельный учет

Данные по учету

отработанного

времени

Информация от­дела кадров

Расчет зарплаты

Функциональная схема такой системы имеет вид:

Рис. 42. Функциональная схема модулей комплексной информационной

системы для обеспечения управления персоналом Примечание. Часть схемы, отмеченная штриховой рамкой, обозна­чает собственно автоматизированную подсистему управления пер­соналом. Автономное ее использование, т.е. вне комплексной инфор­мационной системы обеспечения управления организацией, являет­ся с современных позиций неэффективным.

Модуль «Штатное расписание» позволяет описать структуру предприятия или организации и вести их штатное расписание. Важными и необходимыми элементами ведения штатного рас­писания являются подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры орга­низации и ее штатного расписания. Структура организации за-

дается в виде иерархически организованного «дерева» подразде­лений. Для каждого из подразделений задается перечень штат­ных единиц с соответствующими характеристиками (атрибута­ми). Обеспечивается возможность формирования таких доку­ментов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также подготовка внутренней и внешней от­четности.

Базовые функциональные возможности модуля:

• создание и ведение корпоративной структуры организации любой сложности;

• формирование иерархии подчиненности подразделений организации. Создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов, решений;

• формирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений организации. Ведение действующего и вариан­ тов планируемого штатных расписаний;

• возможность создания нескольких версий ШР при работе по планированию штатного расписания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки;

• перегруппировка штатных единиц, изменение атрибутов штатных единиц, групповое изменение окладов на основании подготовленных и подписанных приказов;

• получение основных форм отчетности по штатному распи­ санию и по фактической расстановке персонала как по струк­ турному подразделению, так и по предприятию в целом;

• возможность для каждой позиции ШР указывать произволь­ ные доплаты и произвольные параметры для характеристики;

• поддержка работы с окладами, часовыми ставками и та­ рифной сеткой;

• ввод предпосылок (плановые счета, темы затрат) для даль­ нейшего аналитического учета заработной платы сотрудников (с автоматическим отслеживанием их в модуле «Расчет зарплаты»);

• работа с приказами о начислениях и удержаниях с автома­ тическим формированием текстов пунктов приказов.

Модуль «Учет кадров» предназначен для руководителей и спе­циалистов по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и

30 — Управление персоналом

кандидатов на работу. Движение кадров в организации сопро­вождается подготовкой и учетом кадровых документов (прика­зов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируют­ся в модуле при проведении соответствующих операций. Кроме большого количества «стандартной» информации о сотруднике можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации можно осуществлять структурированный поиск. Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу орга­низации, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Базовые функциональные возможности модуля:

1. Формирование и ведение нормативно-справочной инфор­ мации.

2. Ведение полной информации о персонале, включая:

• прием и увольнение сотрудников на работу;

• перемещение по службе, замещение, совмещение;

• личные карточки, трудовые книжки;

• стаж (общий, непрерывный, в организации и пр.);

• оформление отпусков;

• оформление больничных листов;

• оформление командировок;

• учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг;

• данные о военнообязанных.

3. Работа с кандидатами на должности при приеме на работу.

4. Планирование и проведение аттестаций персонала, подго­ товка отчетов по результатам аттестаций.

5. Работа с кадровым резервом организации.

6. Быстрый и «прозрачный» доступ к архивной информации.

7. Автоматическое формирование приказов, связанных с ос­ новными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону.

8. Формирование различных справок и выходных докумен­ тов.

В государственных и муниципальных органах дополнительно аккумулируется информация, связанная с особенностями харак­теристик кадровых процессов и кадровых отношений в управле­нии персоналом в государственной и муниципальной службе.

Модуль «Табельный учет» может использоваться как специаль­но выделенным сотрудником, так и специалистом—расчетчиком заработной платы. С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за определенный пе­риод с учетом данных о неявках (отпусках, больничных, коман­дировках и пр.), введенных в отделе кадров. Табель может форми­роваться как по подразделениям, так и по организации в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждо­му типу отработанного времени суммируется и передается в мо­дуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных данных для начисления заработной платы. С помощью модуля можно сфор­мировать стандартный отчет по форме Т-13 Госкомстата России.

Модуль «Расчет заработной платы» предназначен для автома­тизации процедуры расчета заработной платы сотрудников ор­ганизации, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирова­ния проводок, отражающих на бухгалтерских счетах организа­ции затраты на оплату труда сотрудников.

Базовые функциональные возможности модуля:

• формирование и ведение нормативно-справочной инфор­ мации, необходимой для расчета заработной платы (размер ми­ нимальной заработной платы, виды оплат и т.д.);

• формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по подоходному налогу, постоянно дей­ ствующие виды оплат и т.д.);

• ведение табельного учета (в пределах, необходимых для расчета заработной платы) и прямых начислений;

• расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных, межрасчетных выплат;

• перерасчет заработной платы за прошлые периоды;

• настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок;

• формирование внешней отчетности в Пенсионный фонд РФ, Государственную налоговую инспекцию.

В качестве входной информации для решения этих задач ис­пользуются первичные документы (приказы) и данные, посту­пающие из других модулей системы.

Модуль «Администратор системы» предназначен для специа­листов, занимающихся администрированием (управлением) ба-

30*

темы, настраивать права пользователей с указанием их прав до" ступа к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей) ^