27.3. Функции кадровой информации

Главной функцией собранной информации является уведо­мительная, когда полученные сведения накапливаются в тех объеме, виде и качестве, какие необходимы для объективного представления личности служащего.

Познавательная функция отражает отдельные, специально выделенные в карьере или биографии человека стороны его де­ятельности, когда в соответствии с задачей планирования рабо­ты с персоналом или проектирования должностей ввиду новых целей, стоящих перед аппаратом, идет поиск кандидатов на вы­движение или замещение должностей по их квалификацион­ным и иным данным.

Важна также реконструктивная функция информации в рабо­те с персоналом: сведения о людях позволяют соотносить стоя­щие перед аппаратом цели и задачи с потенциалом находящих­ся на службе исполнителей, дают возможность определить на­правления дальнейшей работы с персоналом по повышению его квалификации и т.д.

Информационная деятельность должна вестись непрерывно, в режиме мониторинга. Устаревшие, необновленные данные о

служащих теряют свою ценность. Только наличие актуальных сведений позволяет вести анализ кадровой информации, кон­тролировать деятельность служб по управлению персоналом, организации в целом. Анализ этой информации не может осу­ществляться без профессиональной архивации документальных материалов о служащих.

Актуализация информации предусматривает постоянный об­мен сведениями с внешними организациями, чтобы получать данные о состоянии кадровой работы в той предметной сфере, где действует орган управления, о современных требованиях к персоналу, о конъюнктуре на рынке труда.

Помимо этого важными функциями информационного обес­печения системы управления персоналом являются:

— ведение учета, статистики персонала;

- программное обеспечение системы управления персоналом;

• обеспечение персонала научно-технической информацией;

• организация взаимодействия со всеми подразделениями информационно-аналитического характера;

• информационное обеспечение принятия решений по кад­ рам и управлению персоналом;

• информационное сопровождение кадровых технологий.С середины 90-х гг. в практику работы кадровых служб федераль­ ных органов исполнительной власти входят автоматизирован­ ные методы обработки сведений персонального характера.

Помимо этого к информационному обеспечению управления персоналом относится и деятельность самого органа власти или органа местного самоуправления по уведомлению обществен­ности об открывшихся вакансиях, требованиях к кандидатам, условиях конкурса на замещение вакантных должностей, набо­ре документов, которые следует представлять при поступлении на службу.

Информационное обеспечение работы с персоналом в структу­рах государственной и муниципальной службы предусматривает соблюдение отвечающего современным стандартам и принятым правовым нормам баланса между необходимостью запрашивае­мых у гражданина сведений при поступлении на службу или ее про­хождении и достаточностью этих сведений для управления персо­налом в интересах полноценного осуществления функций органов власти и самоуправления.

Это обусловливает направления совершенствования инфор­мационного обеспечения этой деятельности, к которым отно­сятся:

• оптимизация и унификация требований к запрашиваемым сведениям персонального характера при поступлении гражда­ нина на государственную и муниципальную службу, определе­ ние перечня необходимых данных о человеке;

• определение специальных сведений о человеке в зависимо­ сти от органа власти или органа местного самоуправления, при­ нимающего на службу кандидата;

• обеспечение доступа служащего к собранным о нем сведе­ ниям, если это не противоречит закону;

• улучшение системы межведомственного обмена информа­ цией для эффективного управления персоналом и повышения его профессионализма;

• уведомление общественности о работе органа власти и ме­ стного самоуправления, об открывающихся вакансиях, услови­ ях и сроках проведения конкурсов;

-— использование современных информационных технологий для обработки сведений персонального характера.