26.2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из усло­вий грамотного, квалифицированного исполнения служебных^

обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представ­ление о границах основных понятий делопроизводства, невер­ное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном поста­новлением Госстандарта России 27 февраля 1998 г.

Делопроизводство

Термин «делопроизводство» вошел в научный оборот и прак­тику административных органов России еще во второй полови­не XVIII в., обозначив деятельность, связанную с принятием ре­шений, или «производством дел». Сегодня делопроизводство определяется как отрасль административно-управленческой де­ятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с официаль­ными документами, создание документационной информаци­онной базы на различных носителях для использования управ­ленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве си­нонима термина «делопроизводство» стал использоваться тер­мин «документационное обеспечение управления», чем подчер­кивается информационно-технологический характер современ­ной организации делопроизводства.

Документирование. Документ. Реквизит

Важнейшей частью документационного обеспечения управ­ления является документирование, представляющее собой рег­ламентированный процесс фиксации на различных материаль­ных носителях и оформления на основании установленных тре­бований и норм всей необходимой для управленческой деятель­ности информации. В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказа­тельство) — зафиксированная на материальном носителе пер­вичная информация с реквизитами, позволяющими ее иденти­фицировать. В документе, выступающем одновременно и сред­ством, и способом реализации возложенных на аппарат управ-

27 — Управление персоналом

ления функций, отражаются все формы управленческой дея­тельности, определяя его полифункциональность.

Обязательным информационным элементом оформления до­кумента, обеспечивающим его юридическую силу, является рекви­зит. ГОСТ Р 6.30—97 в редакции от 21 января 2000 г. устанавлива­ет максимальное число (29) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов. Юридичес­кая сила документа есть свойство официального документа, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетенцией из­давшего его органа и установленным порядком оформления.

Организация работы с документами

Не менее важная составляющая делопроизводства - органи­зация работы с документами, т.е. организация документооборо­та, системы хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспе­чивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или от­правки.

Система хранения документов представляет собой совокуп­ность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их сохранения, поиска и использования в те­кущей деятельности организации, учреждения.