Тема 7: информационное обеспечение контроллинга

Успешное функционирование контроллинга базируется на исследовании разнообразной информации, необходимой для соответствующих управленческих решений.

Знание основ информационного обеспечения позволит сформировать оптимальную схему движения информационных потоков контроллинга в системе предприятия.

Учебные цели:

Изучив материал главы, вы должны знать:

• Определение понятий «информационное обеспечение кон­троллинга», «информационные потоки», «системы информационных потоков»;

• Схему движения информационных потоков предприятия;

• Схему движения информационных потоков контроллинга;

• Цели контроллинга на уровне формирования входной и вы­ходной информации.

Изучив материал главы вы должны уметь:

• Организовать движение информационных потоков кон­троллинга на уровне входа и выхода;

• Разрабатывать движение информационных потоков кон­троллинга в системе предприятия.

7.1. Организация информационного обеспечения

С целью исследования проблем информационного обеспече­ния, остановимся на определении понятий «информационное обес­печение», «информационные потоки», «информационные систе­мы».

Не вдаваясь в критические размышления по поводу трактовки этих терминов, выделим их основные черты, а также элементы структурной организации информационного обеспечения (рис. 7.1).

Функционирование любой системы управления требует пра­вильной организации информационного обеспечения, то есть нали­чия совокупности обработанных сведений о состоянии объектов финансово-хозяйственной деятельности, удовлетворяющих требо­ваниям управляющего блока. В свою очередь информационное обеспечение включает в себя информационную систему, располагающую необходимым информационным фондом (персоналом и техническими средствами) и системой информационных потоков. ИнФ°РмаЦИ0Нная система представляет собой коммуникации пер­сонала предприятия, относительно вопросов, касающихся их про­фессиональной деятельности.

Мы подошли к исходным элементам информационного обес­печения, то есть к информационным потокам, которые представля­ют собой движение (перемещение) информации между людьми (со­трудниками предприятия), либо между подразделениями. Совокуп­ность такого рода перемещений, представляет собой систему ин­формационных потоков, дающих возможность осуществлять какой-либо процесс. Система информационных потоков - это система по­токов информации, которая позволяет предприятию вести финансо­во-хозяйственную деятельность.

Рис.7.1. Элементы информационного обеспечения системы управления

Исходя из того, что потребность в информации порождается необходимостью решать конкретные задачи управления, очевид­ным является, что система управления и информационная система должны быть в тесном всестороннем взаимодействии. При этом информационную систему можно рассматривать как подсистему управления.

7.2. Информационные потоки предприятия

Определив логическую последовательность формирования информационного обеспечения, остановимся на начальных элемен­тах данного процесса, то есть на изучении информационных пото­ков, как наиболее значимой части, обеспечивающей нормальную работу предприятия. В основу изучения информационных потоков положим следующую последовательность:

• анализ существующих информационных потоков на предприятии с целью оптимизации всей системы информационных потоков;

• формирование информационных потоков оперативного контрол­линга и органичное их включение в систему информационных потоков предприятия;

• разработка комплексного подхода в исследовании информацион­ных потоков при подготовке проекта автоматизации учета, кон­троля и анализа на предприятии.

Итак, основная цель и назначение информационных потоков - это оптимизация работы предприятия. Пути достижения этой цели разными авторами рассматриваются по-разному. Исследованиями информационных потоков на предприятии занимались: Гильде Э.К., Шмигель А.Д., Якубова Б.А. и др. [10,48,51].

Например, систему народнохозяйственного учета А.Д. Шмигель рассматривал с точки зрения иерархического принципа, где систему учетно-экономической информации предприятия считал первичным звеном или подсистемой системы народнохозяйствен­ного учета [48, с. 10]. Воспользуемся данным подходом при исследовании движения информационных потоков учетно-экономической информации в рамках предприятия (рис.7.2).

Формирование учетно-экономической информации происхо­дит на уровне совершения хозяйственных операций, группировка которых приводит к созданию подсистем учетно-экономической информации по конкретным направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Плавный и постепенный переход информации из подсистемы низшего звена в подсистему высшего звена, посредством движения информационных потоков, сопровождается последовательным накоплением данных, их пере­работкой, группировкой и отбором.

Еще одним, весьма важным моментом, при формировании системы учетно-экономической информации, является то, что обра­ботка и использование данных должно осуществляться интегриро­вано. «Интеграция должна пронизывать весь информационный процесс. Так, одна и та же первичная информация используется дл" различных информационных нужд; сведения передаются по единичным каналам только один раз в одном направлении - в вы­числительный центр, а оттуда могут быть затребованы любым ор­ганом управления» [48, с.16].

Вышеизложенное подтверждает необходимость автоматиза­ции всего информационного процесса на предприятии. Объем по­стоянно движущихся информационных потоков на современных предприятиях настолько велик, что обработка информации вруч­ную будет не только очень затратна, но и нецелесообразна и неэф­фективна в целях оперативного представления данных для приня­тия управленческих решений.

Рис.7.2. Иерархический принцип построения подсистемы учетно-экономической информации в системе управления предприятием.

Вопросам автоматизации процесса сбора и обработки ин­формации посвящены работы ученых: Нарибаева К.Н., Исакова "' Розенберга М.Я., Островского О.М. Подходы разных ученых в исследовании информационной системы предприятия, являют со­бой единство в том, что среди множества подсистем в управлении предприятием, они выделяют подсистему «Бухгалтерский учет» как наиболее сложную и «информативную», то есть создающую основу для функционирования других подсистем. С учетом этого, исследо­вание информационных потоков проводилось относительно под­системы АСУ «Бухгалтерский учет». Воспользуемся данными ис­следованиями с целью формирования информационных потоков подсистемы "Контроллинг" и организации их взаимодействия с другими подсистемами предприятия.