16.6. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные денежные средства на административные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия и оформляется приказом.

Денежные суммы подотчет должны выдаваться только при наличии полного расчета по ранее выданным авансам. Не разрешается передавать деньги, выданные подотчет другому лицу.

Подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет о расходах (типовая форма АО-1, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55) с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов (кассовые и товарные чеки, счета-фактуры, проездные документы, счета за проживание и т.д.).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. В нем указывается дата и номер отчета, назначение аванса, количество денег выданных из кассы и потраченных, и другие данные. Авансовый отчет подписывают подотчетное лицо, руководитель и главный бухгалтер.

Авансовый отчет об израсходованных суммах и неиспользованные денежные средства должны быть сданы в бухгалтерию не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п.11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ»).

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сальдо по дебету счета отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию, а сальдо по кредиту – сумму невозмещенного перерасхода денежных средств. Оборот по дебету показывает суммы выданные подотчет, и суммы возмещенного перерасхода, по кредиту – использованные суммы согласно авансовым отчетам и неиспользованные денежные средства, сданные в кассу организации.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится запись – Дт 71 Кт 50.

После утверждения авансового отчета, произведенные расходы списываются - Дт 08, 10, 41 Кт 71 (Дт 19 Кт 71) – на сумму приобретенных материалов, основных средств, товаров (на сумму НДС);

- Дт 20, 23, 25, 26, 44 и т.д. Кт 71 – на сумму расходов, списанных на нужды производства, издержки обращения и на продажу;

- Дт 50 Кт 71 – возвращены в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм;

- Дт 71 Кт 50 – выдан из кассы перерасход по авансовому отчету.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной подотчет.

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, отражаются – Дт 94 Кт 71.

Затем эти суммы списываются – Дт 70 Кт 94 (если они могут быть удержаны из заработной платы);

Дт 73-2 Кт 94 (если суммы не могут быть удержаны из заработной платы).

Учет расходов на командировки.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Для служебных командировок действует также Инструкция МФ РФ, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 №62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Направление работника в командировку производится в соответствии с приказом руководителя организации с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1). При этом оформляются следующие типовые формы:

- Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

- Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

- Т-10 «Командировочное удостоверение»;

- Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Максимальный срок командировки на территории России не должен превышать 40 дней. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства к месту назначения, а днем приезда – день, когда работник прибывает к месту постоянной работы.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возмещать ему:

- расходы по проезду (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров, услуги по предварительной продаже билетов);

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные (если работник направлен в такую местность, что может ежедневно возвращаться, суточные не выплачиваются);

- расходы на проезд от города до станции, пристани, аэропорта, если они находятся за пределами населенного пункта, на транспорте общего пользования (кроме такси);

- расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах и т.д.

Расходы, произведенные работником, должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете.

Расходы на командировки для целей налогообложения налогом на прибыль являются нормируемыми. В частности, оплата суточных производится в размере – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц оплата суточных производится в пределах 700 руб. за каждый день пребывания в командировке.

Руководитель предприятия может разрешить оплачивать командировочные расходы сверх установленных норм. Такие расходы не принимаются для целей налогового учета.

Суточные в бухгалтерском учете включаются в состав расходов полностью. На сумму суточных сверх установленных норм возникнет постоянное налоговое обязательство и будет произведена запись – Дт 99 Кт 68.

Пример. Работник предприятия направлен в командировку в Москву сроком на 5 дней для заключения договоров. Ему выдан аванс на командировочные расходы 25 000 руб. Суточные на предприятии оплачивают в размере 150 руб. в сутки.

Согласно представленному авансовому отчету командировочные расходы составили:

- стоимость проезда до Москвы и обратно 19 000 руб.;

- стоимость проживания в гостинице 650 руб. в сутки (без НДС).

(650 руб. х 4 дня = 2 600 руб.) НДС 18% 468 руб. Всего по счету гостиницы – 3 068 руб. (в т.ч. НДС 18% - 468 руб.);

- суточные – 750 руб. (150 руб. х 5 дней), в т.ч. по норме – 500 руб. (100 руб. х 5 дн.), сверх нормы – 250 руб. (50 руб. х 5 дн.)

Итого по авансовому отчету – 22 818 руб. (19 000 руб. + 3 068 руб. + 750 руб.).

№ п/п	Содержание операции	Сумма, руб.	Дт	Кт
1.	Выдан аванс на командировочные расходы	15 000	71	50
2.	Списана на затраты стоимость проезда до Москвы и обратно	19 000	26	71
3.	Отнесены на затраты расходы на проживание (без НДС)	2 600	26	71
4.	На сумму НДС по счету гостиницы	468	19	71
5.	Списаны на затраты суточные	750	26	71
6.	Отражена сумма ПНО с суточных сверх установленных норм (250 руб. х 24%)	60	99	68
7.	Остаток неиспользованного аванса сдан в кассу (25 000 руб. – 22 818 руб.) = 2 182 руб.	2 182	50	71
8.	Суммы НДС отнесены к налоговому вычету	468	68	19