16.3. Порядок начисления и учет оплаты за отпуск

Право работников на ежегодные отпуска закреплено в ст. 21 ТК РФ. Отпуск предоставляется работникам ежегодно в срок, предусмотренный графиком отпусков (типовой формы Т-7) с сохранением места работы. Минимальная продолжительность отпуска согласно ст.120, 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней.

Право на дополнительный отпуск предоставляется: (ст. 116 ТК РФ):

- работникам, занятым на работах с вредными условиями труда;

- работникам с ненормированным рабочим днем;

- лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.

Продолжительность отпуска фиксируется в приказе по предприятию. Праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Продолжительность отпуска может быть установлена и в рабочих днях. Так, работнику, заключившему краткосрочный трудовой договор (до 2-х месяцев), ст. 291 ТК РФ устанавливает отпуск из расчета 2-х рабочих дней за 1 месяц работы.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отпуск предоставляется работнику в соответствии с его заявлением, на основании которого оформляется приказ руководителя организации. Унифицированная форма этого документа № Т-6 (№ Т-6а) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает оплату за отпуск, которую необходимо выплатить работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Если отпускные работнику своевременно не выплачены, сроки отпуска работнику могут быть перенесены (ст.124 ТК РФ).

При расчете отпускных учитываются:

- совокупность выплат, учитываемых при расчете среднего заработка;

- расчетный период;

- средний дневной заработок.

Таким образом, оплата за отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка работника, при этом средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска.

Порядок расчета среднего заработка установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации (ст. 139 ТК РФ). Сюда включаются:

- заработная плата за отработанное время по тарифным ставкам, окладам, сдельным расценкам;

- заработная плата в неденежной форме;

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (окладам) за мастерство, классность, квалификационный разряд, выслугу лет и т.д.;

- оплата за работу в ночное время, оплата за сверхурочные работы и т.д.;

- премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет и другие виды выплат.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка являются 12 календарных месяцев (с 1 до 1 числа), предшествовавшие уходу в отпуск. При этом зарплата, начисленная в расчетном периоде, делится на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Пример 1. Должностной оклад работника составляет 30 000 руб. В июне ему предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В расчетный период войдет период с июня прошлого года по май текущего года.

Все дни в расчетом периоде отработаны полностью.

Среднедневной заработок 30000 руб. х 12 мес.

для расчета отпуска = 29,4 кал. дн. х 12 мес. = 1 020 руб.

Оплата за отпуск = 1 020 руб. х 28 кал. дн. = 28 560 руб.

ТК РФ позволяет предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положение работников. Однако, если организация установит свой расчетный период, ей необходимо рассчитать отпускные за 12 месяцев и за период установленный в организации, так как отпускные не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из среднего заработка.

Если работник отработал расчетный период не полностью, например 8 месяцев, а не 12 и ему предоставлен отпуск, то расчетным периодом в данном случае будет фактический период работы. Такую ситуацию необходимо предусмотреть в коллективном договоре.

Из расчетного периода для подсчета среднего заработка исключается время, когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, находился в отпуске без сохранения зарплаты и т.д.

Если работник не полностью отработал расчетный период (например, работник болел), средний дневной заработок рассчитывается так. Фактически начисленная заработная плата за расчетный период делится на сумму, которая определяется следующим образом. Среднемесячное число календарных дней (29,4) умножается на количество полностью отработанных месяцев, и полученный результат складывается с количеством календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Например, работник отработал с 1 по 18 число 14 рабочих дней. В месяце 31 календарный день. Количество календарных дней при расчете среднего заработка равно 17,07 дней (29,4 : 31дн. х 18 дн.).

Рассмотрим расчет отпускных в виде формул:

1. Если расчетный период отработан полностью, используется формула:

О = ЗП : 12 мес. : 29,4 дн. х Д,

где О – сумма отпускных;

ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период, учитываемых при расчете отпускных;

Д – количество календарных дней отпуска.

2. Если расчетный период отработан не полностью, вначале определяем количество календарных дней, приходящихся на время, фактически отработанное в расчетном периоде:

К = 29,4 дн. х М + (29,4 дн. : Кдн.1 х Котр.1 + 29,4 дн. 6 Кдн.2 х Котр2…),

где, К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн.1… - количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;

Котр.1…- количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

При расчете календарных дней не нужно исключать нерабочие праздничные дни. Например, в январе 31 день, из них 6 праздничных. Тем не менее, в расчет нужно брать 31 день. Предположим, работник в январе болел 10 календарных дней – с 14 по 23 января. В таком случае Кдн равно 31 дн., а Котр – 21 дн. (31дн. – 10дн.).

Далее отпускные рассчитываются по формуле:

О = ЗП : К х Д.

Пример 2. Работнику предоставлен очередной отпуск 28 календарных дней с 14 июля. Расчетный период составляет с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего года. Расчетный период отработан не полностью. С 18 по 22 августа (5 дней) прошлого года работник болел. Период болезни и сумма больничного пособия из расчета среднего заработка исключаются. За расчетный период кроме пособия работнику начислено 200 000 руб. Эта сумма полностью включается в средний заработок.

Для расчета отпускных количество календарных дней равно:

- в полностью отработанных месяцах:

11 мес. х 29,4 дн. = 323,4 дн.;

- в августе:

29,4 дн. : 31 дн. х 26 дн. = 24,7 дн.

Средний дневной заработок равен:

200 000 руб. : (323,4 дн. + 24,7 дн.) = 574,5 руб.

Оплата за отпуск равна:

574,5 руб. х 28 кал. дн. = 16 086 руб.

При исчислении среднего заработка учитываются премии, начисленные в расчетном периоде:

- ежемесячные – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

- за периоды работы, превышающие один месяц – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

- вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предшествующий календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Таким образом, базой для отнесения премий и вознаграждений в расчет среднего заработка является их начисление в месяцы, приходящиеся на расчетный период. Даже если расчетный период отработан не полностью, премии и вознаграждения учитываются в полном размере.

Пример 3. Должностной оклад работника составляет 30 000 руб. в месяц. С 14 июня ему предоставлен отпуск 28 календарных дней. Расчетный период отработан полностью. В связи с завершением строительства объекта, продолжавшегося 7 месяцев, работнику начислена премия 20 000 руб.

Среднедневной заработок (30т.р. руб. х 12 мес.) + 20т.р.

для расчета отпуска = 29,4 кал. дн. х 12 мес. = 1 077 руб.

Оплата за отпуск = 1 077 руб. х 28 кал. дн. = 30 156 руб.

Начисленную оплату отпусков включают в затраты производства. При начислении отпускных на счетах бухгалтерского учета производятся следующие записи:

- начислены отпускные работникам основного производства – Дт 20 Кт 70;

- начислены отпускные работникам вспомогательного производства – Дт 23 Кт 70;

- начислены отпускные аппарату управления цехов – Дт 25 Кт 70;

- начислены отпускные аппарату заводоуправления – Дт 26 Кт 70 и т.д.

Если отпуска предоставляются в течение года неравномерно (большая часть работников уходит в отпуск летом) то происходит искажение себестоимости продукции в разные отчетные периоды. Чтобы этого не происходило, организации могут предусмотреть в учетной политике создание резерва на оплату отпусков. Он формируется ежемесячно на основании утвержденной сметы и равномерно включается в себестоимость продукции, учитывается на пассивном счете 96 «Резервы предстоящих расходов».

При начислении резерва производят бухгалтерские записи: Дт 20, 23, 25, 26 Кт 96. Суммы, начисленные за отпуск, списывают за счет этого резерва – Дт 96 Кт 70.

Для определения размера отчислений в резерв на оплату отпусков нужны сведения о годовом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. С суммы начисленного резерва необходимо произвести отчисления в фонды социального страхования и обеспечения.

Пример 4. Плановый размер отпускных на предстоящий год – 30 000 руб., т.е. ежемесячно нужно создавать резерв на сумму 2 500 руб. (30 000 руб. : 12 мес.).

1. Образован резерв на оплату отпусков работникам организации: Дт 20,23,25,26 Кт 96 – 2 500 руб.

2. С суммы начисленного резерва произведены отчисления в фонды социального страхования и обеспечения 26%: Дт 20,23,25,26 Кт 69 650 руб.

3. Начислены отпускные за счет резерва: Дт 96 Кт 70.

Работодатель может отозвать работника из отпуска, по его согласию (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованная часть отпуска предоставляется в течение текущего года в удобное для работника время, либо по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. При этом оформляется приказ руководителя и происходит пересчет отпускных.