- •"Організація праці менеджера"
- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •1.1. Внесок ф. Тейлора в удосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими за а.Файолем
- •1.3. Удосконалення організаційних принципів управління за Гьюлік-Урвіком
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 2. Сутність, напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Ключові поняття і терміни
- •2.1. Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці.
- •2.2. Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3. Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •Ключові поняття і терміни
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 4. Прийняття управлінських рішень
- •4.1. Класифікація управлінських рішень
- •4.2. Індивідуальні рішення
- •4.3. Колективні рішення
- •4.4. Особливості прийняття управлінських рішень в сучасних умовах господарювання
- •Висновки
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •Ключові поняття і терміни
- •5.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •5.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •5.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •6.1. Особливості управлінської праці
- •6.2. Функції керівника
- •6.3. Форми влади
- •6.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •6.5. Принципи керівництва
- •6.6. Стилі керівництва підлеглими
- •6.7. Управлінська праця та особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера.
- •Ключові поняття і терміни
- •7.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •7.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Автоматизація праці менеджера та використання інформаційних систем підтримки прийняття рішень (сппр)
- •8.1. Шляхи автоматизації управлінської праці за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки
- •8.2. Автоматизоване робоче місце: основні поняття, завдання, призначення
- •8.3. Сутність та завдання сппр
- •8.4. Основні аналітичні технології у підтримці прийняття рішень
- •8.5. Особливості корпоративних інформаційних систем (на прикладі системи "Галактика")
- •8.6. Автоматизована система управління гірничодобувними підприємствами "sap for Mining"
- •1. Рішення sap для гірничодобувної промисловості
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •9.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •9.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •9.3. Планування робочого часу менеджера
- •9.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •9.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Основні види управлінської документації
- •Ключові поняття і терміни
- •10.1. Різновиди управлінських документів
- •10.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7, тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •II група «Реквізити датування та індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •10.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •10.4. Оформлення документації щодо особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
- •Роздiл 11. Порядок проходження та виконання документiв
- •Ключові поняття і терміни
- •11.1. Загальні положення
- •11.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •11.3. Схема руху вихідних документів
- •11.4. Порядок проходження вихідних документів
- •11.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 12. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •Ключові поняття і терміни
- •12.1. Обов’язки секретаря
- •12.2. Управління потоком відвідувачів.
- •12.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами.
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 13. Психологічні аспекти праці менеджера
- •13.1. Темперамент і управлінська діяльність
- •13.2. Конфлікти та причини їх виникнення
- •13.3. Вирішення конфліктних ситуацій
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 14. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •Ключові поняття і терміни
- •14.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •14.2. Етикет у ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 15. Побудова служби діловодства. Механізація та автоматизація процесів діловодства
- •Ключові поняття і терміни
- •15.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
- •15.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •15.3 Поняття документообігу
- •15.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •15.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •15.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Література
15.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
Вивчаючи основні функції систем автоматизації діловодства, можна виділити якийсь мінімальний набір характеристик, яким повинна відповідати повноцінна система автоматичної реєстрації документів.
Насамперед це можливість створення документа. Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.
Система забезпечує автоматичну реєстрацію документа. Для кожного облікового документа формується реєстраційно-контрольна картка, в яку заносяться відомості про документ. Система може реєструвати як створені безпосередньо в ній документи так і імпортовані ззовні.
Система дозволяє працювати з кореспонденцією. Ця функція, як правило, характеризується тим, що зв'язуючим початком пакету документів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо він пише з різних питань.
Система підтримує технології реєстрації, оброблення і контролю розпорядчих документів: зовнішніх - ухвал, указів, розпоряджень вищих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології оброблення листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але й окремі пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо дозволяє формувати робочі теки користувача. Поняття теки використовується в системі для об'єднання документів за певними ознаками. Причому, часто в теці зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі теки створювати, видаляти та обмінюватися ними з іншими користувачами.
Система здійснює контроль виконання документів. Реалізується контроль виконання документів як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ у цілому, але й окремі пункти.
Оброблення і зберігання власне документів. До реєстраційної картки може бути «прикріплене» будь-яка кількість файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі уявлення (наприклад, текст, аудіо- або відео матеріал, тощо). Система повинна володіти можливістю злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, у тому або іншому вигляді, забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальній поличці й на вимогу співробітника переміщується на його робочий стіл).
Робота з взаємозв'язаними документами. Підтримується можливість встановлення посилань між реєстраційними картками документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними та ін. Працюючи з документом, завжди можна проглянути все листування з цього питання, її історію, розіслані копії карток по інших підрозділах, маючи миттєвий доступ до кожної картки, що цікавить.
Рух документів, введення резолюцій і зауважень. Механізм руху документів забезпечує оброблення і передавання документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичного передавання документа від одного посадовця іншому є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданою або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передавання його керівникові на первинний розгляд до списання в справу фіксується в зоні виконавців реєстраційної картки.
Підтримка вкладених підсистем. У систему діловодства організації входять підсистеми підрозділів зі своїми функціями (облік, контроль, рух документів та ін.)
Відстежування версій одного документа. При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сили забирає проблема «версій» і проблема «копій та оригіналів». Облік номерних документів, формування звітності.
Оброблення, відправка документів поштою. Процес оброблення документів повинен бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості та видів зв'язку, що використовуються. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службове й особисте листування; автоматична розсилка повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилання.
Робота через мережу Інтернет. У системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самих документів з будь-якого локального або видаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.
Можливість пошуку документа за різними критеріями. Пошук документа може здійснюватися по реквізитах, або темі, за вказаними наперед ключовими словами. Існує можливість пошуку документів по контексту, тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами, або їх частинами. Причому пошук проводиться не тільки в реєстраційній картці, але й безпосередньо в документі.
Система дозволяє архівувати документи. Після оброблення, підписані документи поміщаються в архів. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє настроювати режими архівації і відновлення документів, встановлювати права доступу до архівів.
Списання документа в справу Після закінчення роботи над документом він списується в справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятих на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку відповідного запису.
Ведення та автоматичне оновлення словників і довідників. До довідників системи належать: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилки. У деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників. Забезпечення автоматизації довідково-аналітичної роботи. У системі формуються типові звіти і графіки (довідки, зведення, журнали).