II група «Реквізити датування та індексації документів»

У неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит №11 «Дата»

Написання - дата є обов'язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичну силу. Дата підписання або затвердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їх підписання, датою плану або інструкції - день затвердження. Окрему групу складають такі документи як протокол, акт, датою яких є час фіксації у них фактів, явищ, вчинків.

Датою документа, який приймається колегіальним органом, є дата його ухвалення. Датою набуття чинності розпорядчого документа є день його отримання адресатом, якщо документ не обумовлений іншим терміном. Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр в один ряд у такій послідовності: число, місяць, рік. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові документарні відмітки, пов'язані з їх походженням (резолюції, узгодження, візи, відмітки про виконання документа і напрям його до справи).

Розташування - проставляється дата підписання документа в його лівій верхній стороні разом з витікаючим номером (ліво від нього) на сьомому рядку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче ліво.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)

Написання - часто включає три пари арабських чисел, де перша пара - індекс структурного підрозділу автора документа, друга - номер справи де знаходиться (зберігається) копія документа, третя - порядковий номер по журналу обліку.

Розташування - у лівій верхній частині документа на сьомому рядку правіше від одинадцятого реквізиту.

Реквізит № 13 «Посилання на документ»

Написання - включає дату й індекс, вказані установою, яка видала документ, на який дається відповідь. Вказаний реквізит переписується персоною, яка складає документ з ініціативного документа.

Розташування - пишеться на восьмому рядку під одинадцятим реквізитом.

Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»

Написання - включає назву населеного пункту, де видається документ.

Розташування - проставляється правіше від тринадцятого реквізиту.

III група «Реквізити оформлення тексту»

У неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ)

Написання - документи можуть бути адресовані установі, його структурним підрозділам або конкретній службовій персоні, їх найменування пишуться в називному відмінку.

Розташування - на дев'ятому рядку документа, посередині.

Реквізит №19 «Заголовок до тексту» (наказ)

Написання - невід'ємна частина тексту документа, незалежно від його вигляду і призначення (окрім телеграм, телефонограм і відповідей на листи громадян). Цей реквізит відображає головну ідею тексту. Заголовок повинен бути лаконічним і точним. Друкується заголовок маленькими буквами через один міжрядковий інтервал. У кінці заголовка крапка не ставитися.

Розташування - пишеться на дев'ятому рядку на лівому боці.

Реквізит №21 «Текст документа»

Написання - головний реквізит документа, заради якого створюється документ. При складанні тексту, насамперед необхідно визначити його мету, переконатися у відповідності змісту компетенції вибраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Зв'язковій текст документа може також складатися на основі трафарету або макету, які розміщують постійну інформацію і мають пропуски для внесення зміненої інформації.

Розташування - посередині документа, на десятому рядку, під реквізитом номер шістнадцять.