1.3. Удосконалення організаційних принципів управління за Гьюлік-Урвіком

Найбільш відомими систематизаторами і популяризаторами у США класичної теорії управління є Лютер Гьюлик та Ліндал Урвік. У 1937 р. Гьюлик і Урвік редагували «Доповіді з питань науки адміністрації». Із 11 розділів у цьому збірнику два, «Замітки з теорії організації» і «Наука цінності та суспільна організація», - належать перу Гьюлика і два «Організація як технічна проблема» і «Функція адміністрування в аспекті робіт А.Файоля» - написані Урвіком. Вважаючи сферу діяльності адміністрації більш обширною і складною, ніж це здавалося Файолю, Урвік тим самим повинен був його доповнити. У трактуванні Урвіка адміністративна діяльність включає в себе:

- планування - постановка у широкому аспекті необхідних для виконання завдань і вказівки способів їх вирішення для досягнення мети, яка стоїть перед підприємством;

- організацію - створення формальної структури підлеглості, на базі, якої це здійснюється;

• розподіл праці між виробничими підрозділами, визначається і координується їх діяльність, спрямована на досягнення встановленої мети;

• комплектація штату, тобто всю роботу з особливим складом, підбір і підготовку кадрів, та створення необхідних умов для трудової діяльності;

• керівництво, тобто постійну функцію прийняття рішень та оформлення їх у вигляді наказів, інструкцій, розпоряджень;

• координацію, тобто забезпечення узгодженої дії усіх підрозділів підприємства, які утворюють завдяки координації єдине ціле;

- звітність, тобто забезпечення інформацією вищих інстанцій про хід роботи та організацію особистої інформації адміністратора і його підлеглих про стан справ за допомогою звітів, доповідей, перевірок;

- складання бюджету у вигляді фінансових планів бухгалтерій фінансового контролю.

Із цих семи елементів адміністративної діяльності, три - і організація, і координація безпосередньо взяті зі схем Файоля. Замість файолівського поняття "розпорядливість" з'являється поняття "керівництво". Урвік не виділяє як окремий елемент "контроль", який покривається в нього елементами "звітність" і "складання бюджету". У той же час, якщо у Файоля робота з кадрами входить до функції "організація", то в Урвіка вона виділяється як самостійний елемент ("комплектація штату").

Ця система елементів адміністрації стала у США відправним пунктом численних досліджень, книга А.Файоля була перекладена на англійську мову та видана лише у 1949 р.

Гьюлик і Урвік підкреслювали, що підхід до питань управління виходить із необхідності розглядання процесу управління як єдиного цілого, що складається на широкій основі. І все-таки у своїй більшості розроблені ними принципи стосуються взагалі лише формальної організації. Вони такі:

1. Розподіл праці та спеціалізація.

2. Департаменталізація (на основі мети, процесу, клієнтури або місця). Визначають чотири форми спеціалізації адміністративних підрозділів.

По-перше, в основу спеціалізації може бути покладена ознака мети адміністративної діяльності, тобто всередині організації можна раціонально розподілити завдання, групуючи види діяльності, котрі сприяють досягненню однієї мети або вирішенню загального завдання.

По-друге, в основі спеціалізації може буди й така ознака як процес. У цьому випадку намагаються сконцентрувати в одному адміністративному підрозділі всі види діяльності, які характеризуються виконанням типових операцій.

По-третє, спеціалізація у відповідності з критерієм категорії населення, яке обслуговується.

По-четверте, у її основі може лежати географічний критерій, і тоді всі питання, пов'язані з конкретним географічним районом, розглядаються одним структурним підрозділом.

3. Координація за допомогою ієрархії.

Ієрархія - порядок підпорядкування нижчих посадових осіб вищим за суворо визначеними ступенями.

4. Координація за допомогою ідей.

5. Координація за допомогою комісій.

Гьюлік не обмежував координацію тільки ієрархією і визнав необхідність доповнити її «координацією за допомогою ідей» та «координацією за допомогою комісій». Якщо комісії збільшують консультативний процес і є безвідповідальними, то слід обмежити використання комісій «необхідними ситуаціями»

6. Єдність командування.

Цей принцип повністю збігається із принципом Файоля, згідно якого одна особа не може підкорятись одразу двом керівникам. Визнаючи, що проведення цієї норми іноді може призводити до абсурду, дослідники стверджують, що такі випадки "не мають значення у порівнянні з неминучим непорозумінням, неефективністю та безвідповідальністю, котрі виникають під час порушення цього принципу".

7. Штаб і лінія.

Послідовно дотримуючись принципу одного керівництва, Гьюлик та Урвік вказують на той факт, що по мірі зростання обсягів і масштабів у, організації, зростає необхідність у допомозі вищим адміністраторам з боку все більшої кількості експертів і фахівців. Через ці причини вони і виступають за зміцнення і розвиток "функціональних" або "штабних" служб.

Але тут з'являється питання про відносини між цими "штабними" фахівцями і лінійними керівниками. Характеризуючи функції експертів з питань, які входять у сферу компетенції "спеціального штабу", Гьюлик і Урвік розглядають їх як консультантів вищої адміністрації, що не володіють адміністративною владою і зобов'язані досягати результатів за допомогою переконань та авторитету ідей.

8. Делегування, тобто можливість керівника передавати відповідальність підлеглим особам.

Урвік стверджує, що "відсутність мужності делегувати належним чином і відсутність знання, як це робити", є однією з найбільш розповсюджених причин негараздів в організації. Максимально можливе делегування відповідальності з найважливішою умовою ефективної роботи керівників.

9. Діапазон управління.

Сутність його полягає в тому, що необхідні певні обмеження кількості осіб, безпосередньо підпорядкованих одному керівникові. Згідно з Урвіком, "жоден керівник не може безпосередньо контролювати більше 5 або 6 підлеглих, робота яких споріднена". Слід зазначити, що Гьюлик менш категоричний. Він робить спробу визначити різні фактори, які впливають на оптимальний діапазон, зокрема виділяє особисті можливості самого керівника, його територіальну близькість до підконтрольних підлеглих, характер роботи, стійкість організації тощо.

8. Співвідношення відповідальності та влади.

На відміну від Файоля, котрий акцентував увагу на необхідності вироблення у всіх адміністраторів почуття відповідальності, Урвік розглядає цю проблему значно ширше, досліджуючи питання про відповідальність у зв'язку з питанням про владу, повноваження. Він підкреслює, що недостатньо тільки накладати на адміністративний склад відповідальність за будь-яку діяльність, важливо також делегувати «необхідну владу для здійснення такої відповідальності». Причому відповідальність осіб, які мають визначену владу, повинна бути «абсолютно в тих межах, які встановлені для цієї посади». Вони повинні бути особисто відповідальні за всі дії своїх підлеглих.