- •"Організація праці менеджера"
- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •1.1. Внесок ф. Тейлора в удосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими за а.Файолем
- •1.3. Удосконалення організаційних принципів управління за Гьюлік-Урвіком
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 2. Сутність, напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Ключові поняття і терміни
- •2.1. Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці.
- •2.2. Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3. Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •Ключові поняття і терміни
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 4. Прийняття управлінських рішень
- •4.1. Класифікація управлінських рішень
- •4.2. Індивідуальні рішення
- •4.3. Колективні рішення
- •4.4. Особливості прийняття управлінських рішень в сучасних умовах господарювання
- •Висновки
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •Ключові поняття і терміни
- •5.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •5.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •5.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •6.1. Особливості управлінської праці
- •6.2. Функції керівника
- •6.3. Форми влади
- •6.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •6.5. Принципи керівництва
- •6.6. Стилі керівництва підлеглими
- •6.7. Управлінська праця та особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера.
- •Ключові поняття і терміни
- •7.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •7.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Автоматизація праці менеджера та використання інформаційних систем підтримки прийняття рішень (сппр)
- •8.1. Шляхи автоматизації управлінської праці за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки
- •8.2. Автоматизоване робоче місце: основні поняття, завдання, призначення
- •8.3. Сутність та завдання сппр
- •8.4. Основні аналітичні технології у підтримці прийняття рішень
- •8.5. Особливості корпоративних інформаційних систем (на прикладі системи "Галактика")
- •8.6. Автоматизована система управління гірничодобувними підприємствами "sap for Mining"
- •1. Рішення sap для гірничодобувної промисловості
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •9.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •9.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •9.3. Планування робочого часу менеджера
- •9.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •9.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Основні види управлінської документації
- •Ключові поняття і терміни
- •10.1. Різновиди управлінських документів
- •10.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7, тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •II група «Реквізити датування та індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •10.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •10.4. Оформлення документації щодо особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
- •Роздiл 11. Порядок проходження та виконання документiв
- •Ключові поняття і терміни
- •11.1. Загальні положення
- •11.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •11.3. Схема руху вихідних документів
- •11.4. Порядок проходження вихідних документів
- •11.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 12. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •Ключові поняття і терміни
- •12.1. Обов’язки секретаря
- •12.2. Управління потоком відвідувачів.
- •12.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами.
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 13. Психологічні аспекти праці менеджера
- •13.1. Темперамент і управлінська діяльність
- •13.2. Конфлікти та причини їх виникнення
- •13.3. Вирішення конфліктних ситуацій
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 14. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •Ключові поняття і терміни
- •14.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •14.2. Етикет у ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 15. Побудова служби діловодства. Механізація та автоматизація процесів діловодства
- •Ключові поняття і терміни
- •15.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
- •15.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •15.3 Поняття документообігу
- •15.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •15.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •15.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Література
10.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
По тому, які етапи оброблення проходять документи, можна виділити три основних інформаційних потоки – документопотока:
- документопотік вхідних в організацію документів (листи, договори, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина вхідних документів, що обробляються секретарем або канцелярією, адресована його керівникові (за експертною оцінкою від 85 до 90% усіх вхідних документів) і лише 10-15% заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів та конкретним виконавцям;
- документопотік внутрішньої документації, тобто тієї, що створена на підприємстві та передається з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.);
- документопотік вихідної документації – інформація, що направляється за межі підприємства (листи та відповіді на листи, договори, звіти, контракти, прес-релізи).
Завдання справовиробничих служб підприємства полягає в тому, щоб документи під час свого руху не губилися і надходили в пункти оброблення вчасно. Адже саме від чіткості їх руху залежить своєчасність та правильність прийняття управлінських рішень. Нормативні документи, що визначають систему організації документообігу називаються Єдиною державною системою документаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ).
Етапи оброблення вхідних документів:
Приклад: етапи оброблення вхідного листа, який адресується керівникові:
секретар попередньо перечитує лист, після чого приймає рішення направити документ керівникові (конверти з грифом «особисто» не відкриваються);
секретар реєструє лист та фіксує дату його надходження в організацію, лист отримує унікальний вхідний номер;
секретар передає лист керівникові;
керівник розглядає документ і з резолюцією, яка відображає його рішення відправляє його виконувачеві;
виконавець, який працює с цим документом, складає звіт, який направляється керівникові на підпис (разом із супроводжуючими матеріалами, які використовувалися під час підготовки відповіді);
секретар (у разі необхідності) здійснює контроль за виконанням документа;
секретар отримує від виконавця ініціативний лист та розміщує його у відповідну справу для подальшого зберігання та використання, а відповідь направляє адресату.
У всіх установах документи укладаються на бланках. Бланком документа називають аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Застосування бланків прискорює фіксація і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, підвищує культуру діловодства. Основні вимоги до бланків визначені ДСТУ. Він містить формуляр-зразок, відповідно до якого повинні конструюватися бланки.
1. У діловодстві використовуються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для оформлення всіх організаційних, розпорядчих та інших документів, окрім листів.
У бланку для листів містяться реквізит «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку» і постійна частина реквізиту «посилання на індекс і дату вхідного документа» («на №---- від --------»), а на бланках для інших документів на цих площах розташовують реквізити «найменування виду документа» і «місце складання або видання».
2. Для окремих видів документів (накази, розпорядження, рішення, протоколи) в організаціях з великою кількістю документів на основі загального бланка друкарським способом виготовляються бланки, які доповнюються реквізитами «назва виду документа» і «місце складання або видання»
3. Виготовляти бланки для окремих видів і різновидів документів друкарським способом доцільно, якщо кількість цих документів в установі досягає 200 в рік.
4. Бланки документів масового застосування (облямовування, що видаються робітникам і службовцем, акти прийняття виконаних робіт, договори про повну матеріальну відповідальність та ін.) можуть містити трафаретні частини тексту, які при оформленні документа доповнюються змінною інформацією. Виготовляти трафаретні бланки друкарським способом доцільно, якщо на таких бланках оформлятиметься не меншого 100 документів у рік.
5. Для листування із закордонними кореспондентами застосовують спеціальні бланки, вимоги до яких містить ДСТУ. Не рекомендується застосовувати так звані посадові бланки, тобто з найменуванням посади особи, що використовує ці бланки.
6. Організації, в яких кількість вихідних документів менше 200 у рік, можуть користуватися при оформленні документів гумовим штемпелем, у відтисненні якого містяться ті ж реквізити, що і в бланку (окрім зображення герба).
7. Загальний бланк і бланк листів можуть виготовлятися на основі кутового і подовжнього розподілу реквізитів. Залежно від розташування реквізитів на бланку документа розрізняють кутові та подовжні штампи.
8. На бланку з кутовим розташуванням реквізитів у правому верхньому кутку, праворуч від кутового штампу можна розташовувати реквізити «адресат» і «гриф твердження». Слід мати на увазі, що близько 85% організаційно-розпорядчої документації (листи, довідки, доповідні записки) містять реквізит «адресат». Тому для повнішого використання вільної площі слід застосовувати бланки з кутовим розташуванням реквізитів. Бланки з кутовим розташуванням реквізитів (кутовим штампом) застосовуються, зокрема, при оформленні протоколів, актів та інших документів, що містять реквізит «гриф твердження», оскільки він розташовується на тому ж місці, що і реквізит «адресат». Практично всі документи, що вимагають наявність реквізиту «гриф твердження», оформляються на бланках з кутовим розташуванням реквізитів.
Якщо найменування організації вищої установи, якій вона підпорядкована міністерства або відомства містить така кількість друкарських знаків, яку неможливо розмістити на площі, передбаченій ДСТУ для кутового штампу, застосовуються бланки з подовжнім штампом.
9. На загальних бланках друкують наступні реквізити: «державний герб України»; «емблема організації або підприємства»; «зображення урядових нагород»; «найменування міністерства або відомства»; «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; трафаретні частини окремих реквізитів, обмежувальні відмітки для полів і реквізитів; «коди», «адресат», «гриф твердження», «дата», «індекс», «місце складання або видання», «відмітка про контроль», «заголовок до тексту», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «відмітка про надходження», а також відмітки для фальцювання і пробивка отворів для підшивання.
10. На бланках для листів друкують реквізити: «державний герб України»; «емблема організації або підприємства»; «зображення урядових нагород»; «найменування міністерства або відомства»; «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси; номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банці»; трафаретні частини окремих річок-візитів, обмежувальні відмітки для полів і реквізитів «коди», «адресат», «дата», «індекс»; «посилання, на індекс і дату вхідного документа»; «відмітка про контроль»; «заголовок до тексту»; «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»; «відмітка про надходження», а також відмітки для фальцювання і пробивка отворів для підшивання.
11. На бланках документів реквізити: «найменування міністерства або відомства», «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банці»; «назва виду документа»; «місце складання або видання» в межах площі, що відводиться їм формуляром-зразком, можуть розташовуватися одним з двох способів: центрованим (початок і кінець кожного рядка рівно віддалені від меж площі) і прапором (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі площі).
Центрований спосіб:
Державний плановий комітет Ради Міністрів України
Держплан України
Науково-дослідний інститут планування і нормативів