Роздiл 11. Порядок проходження та виконання документiв

При вивченні матеріалу розділу слід засвоїти:

• особливості документообігу на підприємстві;

• причини та необхідність попереднього розгляду документів;

• схему руху вхідних документів;

• порядок проходження внутрішніх та вихідних документів.

Ключові поняття і терміни

Документообіг Рух вхідних документів Проходження внутрішніх документів

Проходження вихідних документів Документопотік

11.1. Загальні положення

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їx отримання або створення до закінчення виконання або відправки. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в aпapaтi управління, рівномірному навантаженню підрозділів i посадових осіб, має великий вплив на управлінський процес у цілому.

Документообіг в установі відбувається у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами оброблення інформації (керівники установи i структурних підрозділів, фахівці та кваліфіковані службовці) та пунктами технічного оброблення документів (експедиція, комп'ютерне бюро копіювально - множильний центр тощо).

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів вхідних, вихідних та внутрішніх.

При надходженні до установи відбувається розподілення вхідних документів на потоки, спрямовані керівництвом у структурі підрозділи та безпосередньо виконавцям.

У підрозділах формуються потоки, які на виході з установи формують потік вихідних документів. Окрім того, в установі циркулюють документи, які створюються у ній та які виходять за його межі. Це потоки внутрішньої документації.

До основних параметрів потоків, взятих до уваги при організації

документообігу, належать:

- напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

- обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через нього за одиницю часу;

- структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікаційного поділу;

- режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти оброблення.

При проектуванні та раціоналізації документообігу керуються положеннями, виробленими практикою діловодства та вдосконалення організації управлінської праці.

Рух потоків повинен бути прямоточним, тобто таким, що включає оборотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Треба керуватися принципом однократного перебування документу в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Перебування документа в тій чи іншій інстанції має бути строго обумовлене необхідністю його оброблення та виходити з відповідних організаційних і технологічних положень.

Обробляти документи необхідно на основі паралельного виконання різних операцій над ними, щоб скоротити час їх перебування у сфері діловодства та збільшити оперативність виконання. Наприклад, копіювання документа, у виконанні якого повинні брати участь декілька осіб, і одночасне передавання копій усім виконавцям, використання у всіх можливих випадках звітно-інформаційних даних про документ замість самого документа, розмноження проекту документа для одночасного узгодження його з декількома установами та ін.

Копії з документа роблять після його розгляду керівництвом та написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у визначені строки передаються й виконані копії.

Звітно-інформаційні дані про хід руху і виконання документа, результати контролю тощо можуть передаватися телефоном, за допомогою реєстрації карток та іншими методами, виключаючи зворотні рухи документів.

При проектуванні раціональних документообігів в установі створюють схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути документів, визначити етапи їх оброблення уніфікувати шляхи руху та порядок оброблення різних категорій документів і встановити на цій основі раціональний порядок роботи з документами в установі.

Схеми документообігу розробляються керівництвом служби діловодства за участі працівників відділів НОП та узгоджуються з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник служби діловодства установи.