252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7, тел. 97—53—91

12. На бланках документів установ реквізити «найменування міністерства або відомства»; «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси»; «номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банці», «назва виду документа» і «місце складання або видання» друкуються державною мовою.

Якщо реквізити, що друкуються на двох мовах, можуть розміститися в межах площі, що відводиться для кутового штампу, рекомендується використовувати бланки з кутовим штампом.

13. Межі окремих реквізитів, наприклад, «заголовок до тексту», «адресат» зручно позначати куточками, допускаються також замітки, штрихові та пунктирні лінії.

14. Бланки документів виготовляються на папері білого кольору. У виняткових випадках можна застосовувати папір світлих тонів. Бланки документів друкуються чорною фарбою.

На бланках документів, призначених для механізованого оброблення та автоматичного читання інформації, службові відмітки і допоміжні лінії можна робити кольоровими, відмінним від кольору основних реквізитів.

15. Порядок розроблення макетів бланків і вимоги до їх друкарського оформлення (розміри друкарських шрифтів, уживаних при друкуванні бланків, відстані між суміжними рядами тощо) визначені ДСТУ.

16. В установах розробляють і додають до інструкції з діловодства перелік документів, що оформлюються на бланках.

17. Деякі документи (в основному внутрішні) дозволяється оформляти не на бланках. При цьому в документі не вказують реквізити «найменування міністерства або відомства», «найменування установи, організації або підприємства», «найменування структурного підрозділу». Тому ці дані повинні бути включені в найменування посади в реквізиті «підпис».

Схема роботи з вихідними документами:

- вихідний документ готується виконавцем у підрозділі (складається та підтверджується проект документа;

- оформлений документ передається на підпис керівникові підприємства;

- після підписання керівником, документ реєструється секретарем чи в канцелярії;

- зареєстрований документ направляється адресатові в той день, коли він надійшов у канцелярію;

- копію документа секретар підшиває у справу.

Етапи оброблення внутрішньої документації залежать від їх виду.

Типовим прикладом внутрішнього документа є наказ з основної діяльності. Етапи його оброблення:

- внутрішні розпорядчі документи (наприклад накази, рішення чи розпорядження) складаються та оформлюються за вказівкою керівника підприємства секретарем;

- наказ, за необхідністю, надсилається для підтвердження до юридичної служби підприємства;

- підтверджені документи візуються керівником;

- далі внутрішні документи реєструються, копіюються секретарем чи в канцелярії та направляються в структурні підрозділи для виконання.

Реквізити управлінських документів та правила їх оформлення. Для багатьох документів кількість реквізитів суворо визначено. Для ряду документів кількість та склад реквізитів встановлено законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому разі інформація, яка зафіксована на матеріальному носії, обов’язково повинна бути оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів.

Реквізитами документа є:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації або підприємства.

3. Зображення урядових нагород.

4. Код організації або підприємства.

5. Найменування міністерства або відомства.

6. Найменування установи, організації або підприємства.

7. Найменування структурного підрозділу.

8. Адресат.

9. Резолюція.

10. Гриф затвердження.

11. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банці.

12. Назва виду документа.

13. Дата.

14. Індекс.

15. Посилання на індекс і дату вхідного документа!

16. Місце складання або видання.

17. Відмітка про контроль.

18. Заголовок до тексту.

19. Текст.

20. Відмітка про наявність додатку

21. Підпис.

22. Гриф узгодження.

23. Відмітка про завірення копій.

24. Візи.

25. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

26. Відмітка про надходження

Всього існує 5 груп реквізитів, в які входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів на аркуші паперу формату А4 .