8.1. Шляхи автоматизації управлінської праці за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки

Особливість управлінської праці, на відміну від інших видів робіт в промисловості, полягає в наступних двох чинниках:

кінцева мета праці - ухвалення рішень;

об'єктом діяльності є безпосередньо людина - менеджер .

Відповідно до традиційної технології управлінської праці службовці діляться на чотири основні групи:

керівники і розпорядники, що приймають рішення і створюють в установах свого роду внутрішню клієнтуру, для якої інші службовці готують інформацію;

фахівці, які забезпечуються нерегламентованою роботою творчого характеру, як правило, що є джерелом нової інформації;

молодші фахівці, що здійснюють регламентовану роботу, яка вимагає розуміння вмісту оброблюваного документа;

допоміжний персонал, зайнятий регламентованою роботою, яка передбачає володіння певними спеціальними навичками (секретарі, друкарки і т. д.).

В установах виконуються наступні види робіт.

1. Забезпечення зв'язку між підрозділами, між керівниками верхньої і нижньої ланок, між службовцями одного рангу, із зовнішніми (по відношенню до установи) організаціями. Від ефективного забезпечення зв'язку залежить якість всієї роботи установи.

2. Обробка даних і документів - обробка ділової кореспонденції, підготовка документів (текстових, табличних, графічних), робота з архівними матеріалами. В цілому робота з даними і документами зводиться до створення, об'єднання, пошуку, обробки, зберігання і видалення інформації, причому ця робота може бути як рутинною, так і творчою.

3. Прийняття рішень - цей вид діяльності є основним в роботі установи; діапазон «важливості» тягнеться від ухвалення стратегічних рішень (типа перспективного плану розвитку галузі) до миттєвих тактичних рішень. Процес ухвалення стратегічного рішення супроводжується рішенням слабо або взагалі неструктурованих завдань, тоді як для ухвалення тактичного рішення в рамках добре сформульованих цілей функціонування організації часто необхідно вирішити добре сформульовані структуровані завдання.

4. Надалі фрази «автоматизація управлінської праці», «автоматизація конторської обробки даних», «автоматизація установчої роботи» матимуть один і той же сенс.

За оцінками японських фахівців 70% всієї роботи, що виконується в конторі, є творчою, і лише 30% можна віднести до рутинного процесу. Значна частина творчого процесу полягає у вирішенні багатокритерійних завдань за типом «що буде, якщо...». Можна передбачити, що використання ЕОМ для забезпечення вирішення таких завдань істотно вплине на ефективність функціонування установи. Проте сьогоднішня вітчизняна практика автоматизації контор практично охоплює лише рутинні операції установчої діяльності.

Сам термін «автоматизація установчої діяльності» («office automation») виник в 50-х роках у зв'язку з автоматизацією виробничої діяльності, він передбачав лише просту механізацію роботи «білих комірців» і не вносив реформ до цього виду діяльності.

У 80-х роках концепція автоматизації установ змінилася. Тепер автоматизація установ має на увазі автоматизацію управлінської праці, що вносить зміни в «організаційну поведінку контори», тобто внесення інновацій до самого процесу функціонування установи. На відміну від інших видів автоматизації автоматизація управлінської праці орієнтована на діяльність людини, тобто на найскладніший вид діяльності в природі.

Розглянемо, які види установчих робіт в даний час ефективно піддаються автоматизації.

1. Організаційно-розпорядлива діяльність. За допомогою ЕОМ можна вести персональний електронний календар (з функцією нагадуючи про події - зустрічі, наради), контролювати виконання заходів, розподіляти потік інформації (наприклад, потік вхідних і витікаючих документів) між споживачами. Так, засоби штучного інтелекту у вигляді локальної дедуктивної підсистеми можуть приймати рішення про маршрутизацію повідомлень на основі знань відносно кожного конкретного повідомлення, а також інформації, почерпнутої з попередніх повідомлень. Наприклад, може бути реалізований набір правил, що говорять системі про те, які слід зробити кроки, якщо одержувач повідомлення відсутній в місті.

2. Обробка документів. Введення документів в ЕОМ можливе як за допомогою клавіатури (ручний набір), так і (у передових системах) засобами оптичного сприйняття тексту. У останньому випадку можливо як прочитування і розпізнавання символів, складових текст, так і введення документа в ЕОМ у вигляді «картинки» - в цьому випадку документ може містити факсимільні і графічні дані. Змістовна обробка документів засобами, що є сьогодні, дозволяє працювати з текстами, таблицями, графічними образами, здійснювати пошук що зберігаються в ЕОМ даних відповідно до заданих критеріїв.

При цьому забезпечуються наступні види обробки:

Для текстів:

автоматизація коректування вмісту тексту: вставка, заміна, видалення окремих символів або зв'язних елементів тексту, в т.ч. виконання пошукових операцій по всьому тексту;

автоматизація операцій по оформленню тексту: вирівнювання по лівому і правому краях (в т.ч. з реалізацією виключення, тобто з рівними проміжками між словами в межах одного рядка), вирівнювання по центру, автоматичне перенесення слова, що не поміщається в рядку, на наступний рядок (у кращих системах обробки тексту з розбиттям слів відповідно до правил граматики і вимог поліграфії); автоматичне формування сторінок тексту для виводу на пристрій друку - принтер - і проставляння номерів сторінок; формування виділень слів або фраз в тексті з використанням підкреслення, курсиву, різних шрифтів;

автоматизація операцій по формуванню документа в цілому;

автоматичне складання змісту, списку літератури, індексу (списку ключових слів і термінів) із засланням на відповідні сторінки документа.

При роботі з таблицями забезпечується автоматизація робіт наступних видів:

перегляд великих таблиць (тисяч елементів, що містять десятки) на екрані дисплея шляхом переміщення таблиць по екрану в напрямах їх координат (скролінг);

автоматична обробка числових і нечислових (логічних) зв'язків між елементами однієї або декількох таблиць (зв'язки задаються або безпосередньо у вигляді формул, або у вигляді виразів алгебри або логічних або навіть програм, написаних на спеціальній мові);

швидке переформовування таблиць (в т.ч. виділення окремих рядків і стовпців в самостійні таблиці);

варіантний пошук рішень за типом «що буде, якщо...» за допомогою засобів швидкого перерахунку таблиць при зміні значень вхідних змінних (кліток таблиці).

Автоматична робота з графічними образами (машинна графіка) перетворила багато способів графічного відображення залежностей між даними. Так, наприклад, за вмістом таблиці можна автоматично сформувати різні види представлення однакових залежностей даних (наприклад, відображувати залежність у вигляді точкового або лінійного графіка, гістограми, кругової діаграми, забезпечивши виділення елементів зображення кольором). Представлені на екрані дисплея графічні зображення можна надрукувати на папері, в т.ч. (за наявності відповідних принтерів) з частковим відображенням кольорів.

Сучасні засоби обробки зображень надають користувачеві можливість «вільного малювання» на екрані дисплея із застосуванням імітаторів штрихової, «заливки» елементів малюнка, перетворення елементів зображення (збільшення або зменшення, повороту, зсуву на екрані), вставки в створюване користувачем зображення стандартних раніше заготовлених елементів або необхідного тексту. Таким чином можуть ілюструватися ділові документи, формуватися бланки для листування (фірмові бланки, вітальні листи і т. д.).

Добре піддається автоматизації процес пошуку документів: робота з картотекою, пошук документів по множинних критеріях (ключам), пошук документів, зв'язаних відповідно до складної структури (імітація ієрархічних, мережевих і реляційних моделей зв'язку). Сучасні засоби машинного зберігання і пошуку документів (системи управління базами даних) забезпечують не лише можливості пошуку документів, але і змістовну обробку що містяться в них даних; вони часто мають вбудовану алгоритмічну мову для створення програм пошуку і обробки даних.

3. Забезпечення зв'язку. Існуючі засоби внутрішньо- і міжустановчого зв'язку - телефон, телеграф (телетайп), факсимільний зв'язок, пневмопочта, кур'єрський зв'язок - доповнюються (а у ряді випадків і замінюються) засобами цифрового або аналого-цифрового міжкомп'ютерного зв'язку - телезв'язком, мережевим зв'язком, широкосмуговим зв'язком, що забезпечує передачу по одних і тих же каналах комп'ютерних даних, відеосигналів і мови.

Об'єднання ПЕОМ, встановлених на робочих місцях співробітників установи, засобами зв'язку в корені міняє характер документального спілкування співробітників: відпадає функція пересилки і перенесення паперів (замість цього в обчислювальній мережі циркулює «електронний образ» документа), з'являється можливість спільної роботи співробітників, що знаходяться на різних робочих місцях, над одним і тим же (представленим електронним чином) документом. Документи з'являються в «паперовому вигляді» лише при особливій необхідності - за відсутності автоматизованих засобів передачі даних по маршрутах циркуляції документа, при необхідності факсимільного візування документа (що, втім, теж можливо здійснити «електронним чином»), при неможливості роботи окремих співробітників з екраном дисплея (наприклад, у випадках дефектів зору).

4. Прийняття рішень. Комп'ютерна підтримка процесів прийняття рішень - найскладніший елемент автоматизації управлінської праці. Можна виділити три рівні такої підтримки: підтримка на рівні опрацювання варіантів типа «що буде, якщо...» (засобом підтримки можуть бути електронні таблиці); підтримка на рівні рішення оптимізаційного завдання (засіб - програма, що реалізовує необхідний алгоритм з арсеналу математичного програмування); нарешті, підтримка на рівні рішення багатопараметричного завдання вибору в умовах неповної інформації, коли критерії вибору розмиті, а для ухвалення рішення необхідно використовувати раніше накопичений «інтелектуальний» досвід (засіб підтримки - експертна система).

З викладеного можна зробити висновок, що зараз реальні можливості автоматизації управлінської праці вельми високі - існуючий арсенал засобів автоматизації охоплює практично всі елементи праці менеджера любої ланки. Основними завданнями є: ефективний вибір технічних і програмних засобів автоматизації, розробка адекватних завданням установи технологічних процесів обробки даних, забезпечення «дружнього» по відношенню до кінцевого користувача інтерфейсу засобів автоматизації, реалізація гнучких, привабливих для користувача методик і засобів навчання.