Розділ 10. Основні види управлінської документації

При вивченні матеріалу розділу слід засвоїти:

• роль управлінської інформації при формуванні документа;

• характеристику документів, їх класифікацію;

• охарактеризувати види документів;

• розкрити етапи оброблення документів, дати визначення терміна;

• вивчити вимоги до оформлення організаційно розпорядчих та інформаційних документів;

• розкрити вимоги до оформлення документації щодо особового складу.

Ключові поняття і терміни

Документ Реквізити документа Бланки документів Організаційно-розпорядні документи Інформаційний документ

Класифікація документів Оброблення документа Документ особового складу Розпорядження Особова справа

10.1. Різновиди управлінських документів

Життя будь-якої організації пов’язано з обробленням управлінської інформації, що викладена у формі документів. Але чим більша фірма, тим хаотичніше можуть бути шляхи її розповсюдження. Рух документації на підприємстві з дати її отримання чи створення до закінчення виконання називається документообігом.

Під інформацією зазвичай розуміють відомості про навколишній світ процесів, які в ньому відбуваються та сприймаються людиною або спеціальними пристроями. Традиційне поняття «інформація» ототожнюється з поняттям «значення», «відомості», «дані», «показники» та ін. Існує безліч визначень поняття «інформація», кожне з яких використовується у відповідності з конкретними цілями і завданнями.

Нами допускається використання зазначеного вище значення; перехід до кількісної міри інформації потребує більш суворого значення. Найбільш поширеною в наш час є міра кількості інформації, яка була запропонована Клодом Шенноном, творцем сучасної теорії інформації.

З точки зору складу або області дії, в якій використовується інформація, умовно виділяють наступні її види: управлінська, наукова, технічна, сільськогосподарська, медична та ін.

Управлінська – це інформація, яка використовується організаціями і підприємствами.

Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною і достатньою.

Повноту інформації характеризує її обсяг, який повинен бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Відсутність інформації знижує обґрунтованість рішень, що приймаються, або спричиняє їх невірного прийняття. Унаслідок її надмірності збільшується обсяг повідомлень (без збільшення інформативності), отже, виникають зайві затрати праці й часу на їхнє оброблення.

Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передавання та оброблення стану об’єкта, до якого вона відноситься, не змінився.

Достовірність інформації визначається ступенем спів падання її змісту об’єктивному стану речей і явищ. На робочі місця інформація повинна потрапляти у формі, яка поліпшує її оброблення.

Зростання масштабів народного господарства, науково-технічний прогрес, який прискорює процеси виробництва і розподілу, збільшення кількості господарських одиниць і зв’язків між ними, кількості товарів, що виробляється і способів їх використання, складність і швидкість зміни економічної, технічної і соціальної ситуації викликають збільшення обсягів інформації, необхідної для ефективного управління всіма сферами суспільного життя.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримати, зберігати і передавати інформацію можна тільки при попередній її фіксації. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.

Документ – засіб закріплення різноманітними способами на спеціальному матеріалі інформації щодо фактів, подій, явищ об’єктивної діяльності та думок людини. У залежності від матеріалу, який використовують для фіксації інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній та перфорованій стрічці, диску та дискеті.

Документ можна розглядати як результат закріплення (відображення) фактів, явищ об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному носії, шляхом фіксування інформації. Таким чином забезпечується її накопичення, можливість її передавання третій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї з часом. Документи є у різних сферах людської діяльності й поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні та машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті й офіційні документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені та засвідчені в певному порядку, серед них певну категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються в поточній діяльності носії інформації документи є частиною обов’язкового елемента внутрішньої організації будь-якого закладу, підприємства, будь-якої фірми. Документи забезпечують взаємодію їх структурних частин та окремих працівників. Вони є базою для прийняття управлінських рішень, є доказом їх виконання та джерелом для аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

В управлінській діяльності документ є одночасно і предметом праці, і результатом праці. Форми управлінської діяльності висловлюються через відповідні документи: розпорядча діяльність – видання різних розпорядчих документів; планування – шляхом підготовки різноманітних планів; облік – у вигляді складання та оброблення статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль – шляхом збирання відомостей у письмовій формі. Тому документи можна класифікувати згідно з їх призначенням як (статути, положення, регламенти, правила, інструкції, накази, постанови, рішення, розпорядження та узагальнююча інформація (звіти, акти, доповіді, листи, телеграми, телефонограми та ін.)

Документ виник насамперед для того, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичної сили. Значення латинського слова «документ» (documentum) – доказ, свідчення. Сьогодні безспірність документа також визначається поняттям «юридична сила документа». Під юридичною силою документа слід розуміти його авторитарність.

Основними функціями управлінського документа є: регламентуюча, правоустановча, оцінювальна. Регламентуюча функція управлінського документа виражається в установці правил, які визначають порядок тієї чи іншої діяльності. Оцінна функція спрямована на визначення відповідності реальної поведінки та стосункам людей нормам та правилам, що визначені в документі.

Правоустановча функція документа полягає в тому, що він фіксує права, обов’язки, відповідальність суб’єктів, діяльність і стосунки яких підлягають документній регламентації.

Основними функціями управлінського документа, які впливають на якість комунікації, є конкретність, повнота, однозначність, мотивованість, правильність змісту та оформлення реквізитів. До принципів, які забезпечують підготовку якісних документів слід віднести: принцип цільової спрямованості документа, принцип внутрішньої несуперечливості, принцип мотивованості, принцип єдності регламентованості та самостійності, принцип єдності фаз функціонування документа.

В управлінській діяльності головним чином використовуються текстові документи на паперовій основі, тобто рукописні, машинописні й топографічні. Такі документи зазвичай називають управлінськими, а їхню сукупність – управлінською документацією.

Документи класифікують за змістом інформації, яку вони несуть, за походженням, за призначенням, місцем складання, найменуванням, за кількістю відображених в них питань, термінами виконання і зберігання, за ступенем оригінальності, за технікою створення і ряду інших ознак.

Особливо важливою класифікаційною ознакою документа є його зміст, а саме: відношення зафіксованості в ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності. Згідно цього виділяють документи з адміністративних питань, питань матеріально-технічного спорядження, планування, оперативної діяльності, бухгалтерського обліку, підготовки і розстановки кадрів, фінансово-кредитні, зовнішньоторговельної діяльності.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації.

Тепер документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Управлінський документ – це документ, що містить відомості організаційного, розпорядчого або відомчого характеру, який створюється з метою управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовуються в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками: залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють документи на паперовій основі, документи на фото-, кіноплівці та магнітній стрічці.

Документи на паперовій основі бувають:

• письмові – це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множу вальної техніки або друкарським способом. У загальному документообігу підприємств вони становлять близько 95% усіх документів;

• графічні – це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін. Перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

За походженням документи поділяють на:

• офіційні (службові) – направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи й оформлюють у встановленому порядку;

• особисті (іменні) – створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівникові підприємства або депутату та ін.).

За видами діяльності розрізняють: організаційно-розпорядчі документи; документи з фінансово-розрахункових питань; документи з постачально-збутових питань; документи щодо особового складу.

За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об’єднує документи з погляду цивільної спрямованості й структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази щодо особового складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на: прості (звичайно містять одне питання) та складні (з кількома питаннями).

За місцем складання документи поділяють на:

• зовнішні - одержані підприємством або відправлені ним за його межі;

• вихідні – відправлені з підприємства;

• вхідні – адресовані підприємству.

• внутрішні – складені на підприємстві для внутрішнього використання.

За строками виконання розрізняють термінові та нетермінові документи.

За формою документи бувають індивідуальні, типові та трафаретні.

За засобами інформації документи поділяють на рукописно-друковані, графічні, фото та кінодокументи, звукові.

За строками зберігання розрізняють документи постійного, тривалого та тимчасового зберігання.

За стадією утворення розрізняють:

• оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

• чернетки;

• копії документів (відбивають інформацію, яку містить оригінал, повністю або частково). Існують три різновиди копій:

• відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

• витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

• дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

За ступенем гласності розрізняють:

• таємні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

• документи для службового користування (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди). Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами;

• звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усім, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін.)