- •"Організація праці менеджера"
- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •1.1. Внесок ф. Тейлора в удосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими за а.Файолем
- •1.3. Удосконалення організаційних принципів управління за Гьюлік-Урвіком
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 2. Сутність, напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Ключові поняття і терміни
- •2.1. Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці.
- •2.2. Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3. Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •Ключові поняття і терміни
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 4. Прийняття управлінських рішень
- •4.1. Класифікація управлінських рішень
- •4.2. Індивідуальні рішення
- •4.3. Колективні рішення
- •4.4. Особливості прийняття управлінських рішень в сучасних умовах господарювання
- •Висновки
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •Ключові поняття і терміни
- •5.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •5.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •5.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •6.1. Особливості управлінської праці
- •6.2. Функції керівника
- •6.3. Форми влади
- •6.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •6.5. Принципи керівництва
- •6.6. Стилі керівництва підлеглими
- •6.7. Управлінська праця та особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера.
- •Ключові поняття і терміни
- •7.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •7.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Автоматизація праці менеджера та використання інформаційних систем підтримки прийняття рішень (сппр)
- •8.1. Шляхи автоматизації управлінської праці за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки
- •8.2. Автоматизоване робоче місце: основні поняття, завдання, призначення
- •8.3. Сутність та завдання сппр
- •8.4. Основні аналітичні технології у підтримці прийняття рішень
- •8.5. Особливості корпоративних інформаційних систем (на прикладі системи "Галактика")
- •8.6. Автоматизована система управління гірничодобувними підприємствами "sap for Mining"
- •1. Рішення sap для гірничодобувної промисловості
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •9.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •9.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •9.3. Планування робочого часу менеджера
- •9.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •9.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Основні види управлінської документації
- •Ключові поняття і терміни
- •10.1. Різновиди управлінських документів
- •10.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7, тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •II група «Реквізити датування та індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •10.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •10.4. Оформлення документації щодо особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
- •Роздiл 11. Порядок проходження та виконання документiв
- •Ключові поняття і терміни
- •11.1. Загальні положення
- •11.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •11.3. Схема руху вихідних документів
- •11.4. Порядок проходження вихідних документів
- •11.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 12. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •Ключові поняття і терміни
- •12.1. Обов’язки секретаря
- •12.2. Управління потоком відвідувачів.
- •12.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами.
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 13. Психологічні аспекти праці менеджера
- •13.1. Темперамент і управлінська діяльність
- •13.2. Конфлікти та причини їх виникнення
- •13.3. Вирішення конфліктних ситуацій
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 14. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •Ключові поняття і терміни
- •14.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •14.2. Етикет у ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 15. Побудова служби діловодства. Механізація та автоматизація процесів діловодства
- •Ключові поняття і терміни
- •15.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
- •15.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •15.3 Поняття документообігу
- •15.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •15.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •15.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Література
11.3. Схема руху вихідних документів
1-й примірник направляється разом із документом секретареві керівника установи і після фіксації на ньому резолюції разом із документом передається в структурний підрозділ;
2-й примірник також направляється разом із документом секретареві керівника і після фіксації на ньому резолюції передається до контрольної служби;
3-й примірник залишається в канцелярії та служить для видачі довідок; починаючи з моменту реєстрації документів в установі.
Одним із варіантів руху документів є випадок при якому документ від керівника надходить виконавцю, оминаючи керівництво структурного підрозділу.
У цьому випадку:
1 -й примірник направляється разом із документом до структурного підрозділу; 2-й примірник направляється до контрольної служби; 3-й - залишається у канцелярії та служить для видачі довідок, починаючи з моменту реєстрації документа в установі.
Варіантами руху документа є передавання пакетів, адресованих «особливо», безпосередньо до структурних підрозділів, та передавання документів від секретаря до структурного підрозділу виконавцю, оминаючи керівника підрозділу.
Приблизна схема руху вихідних документів, спрямованих за мeжi установи: на основі першого примірника реєстраційної картки, в якій є запис про виконання документа, завірена підписом відповідальної особи чи керівника структурного підрозділу, у контрольній службі відповідний документ знімається з контролю, а картка передається до канцелярії для розміщення в картотеці виконаних документів.
Рух документів в апараті управління визначається змістом інформації, яку вони мають. Інформації, а значить, і документи розподіляються в установі у відповідності з функціями пiдpoздiлiв та виконавців. Тому на ефективність організації документообігу впливають чіткість розподілу функцій, прав та відповідальності між керівниками, підрозділами та виконавцями.
Практика показує, що вдосконалювати документообіг можна тільки за наявності строго документованого розподілу функцій між керівництвом установи, положень про структури підрозділи, посадових інструкцій для виконавців та інших документів, що фіксують розподіл праці серед керівників.
3 цього випливає, що головна умова раціональної організації документообігу - це грамотний розподіл функцій в апараті керівництва і документальне його закріплення.
При русі вхідних документів виконуються наступні операції у такій послідовності:
прийом вхідних документів;
початкове (експедиційне) оброблення;
попередній розгляд та розподіл;
реєстрація;
розгляд документів керівництвом;
виконання.
11.4. Порядок проходження вихідних документів
1. Проходження вихідних документів в установі включає створення проекту документу, його виготовлення, узгодження, візування (у необхідних випадках), підпис (затвердження), реєстрацію та відправлення.
2. Підготовка вихідного документа починається зі створення його проекту. Рукопис проекту документа передається в машбюро. Час створення проекту можна скоротити при використанні диктофона: створена фонограма оброблюється в диктофонно-машинописному бюро, а надрукований та завірений проект документа передається виконавцю.
3. Щоб уникнути почергового узгодження проекту та скоротити час на його підготовку, копії проекту необхідно направити всім особам, що беруть у створенні організації. На основі їх поправок у проект вносяться доповнення та зміни.
4. Підготовлений проект документа передають на підпис керівникові установи чи структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряє правильність змісту, оформлення документа, наявність віз та додатків, а також матеріалів, на основі яких він готується. Ці матеріали передають керівникові разом з проектом або вони знаходяться у виконавця та передаються керівнику на його вимогу. Наприклад, лист організації завжди прикріплюється до проекту відповіді на нього, який передається на підпис керівнику. У той же час проект листа може бути переданий на підпис без додатку цього наказу.
5. Вихідні документи підписуються керівниками установи або структурних підрозділів та відповідальними виконавцями.
Керівники установ повинні бути звільнені від необхідності Заглиблюватись у вирішення множини другорядних питань, а значить, підписувати відповідні документи. Для цього доцільно надати право керівникам структурних підрозділів та відповідальним виконавцям у межах їх компетенції, обмеженої положеннями про підрозділи та посадовими інструкціями, підписувати документи від імені установи. Такий порядок сприяє підвищенню відповідальності виконавців за надану їм частину роботи, оперативності діяльності установи та загальної культури діловодства, відповідає сучасному уявленню про організацію управлінського процесу в цілому.
Документи, які містять рішення з важливих питань діяльності установи, підписуються його керівниками.
Якщо при підписанні керівник вніс зміни або додатки до документу, виконавець переносить їх до копії, яка залишиться у справах установи.
Після реєстрації підписані документи передаються до експедиційної обробки та відправки. Відповіді на пропозиції, заяви, скарги громадян відправляють через бюро листів,
6. Документи передають до експедиції повністю оформленими; вони повинні (при необхідності) мати відмітку про категорію поштового відправлення.
При експедиційному обробленні вихідних документів перевіряють правильність їх оформлення та наявність додатків до них, сортують документи за адресами поштових відправлень, проставляють адресу на конверті при упаковці, фальцюють (складають) документи, вкладають їх у конверти, заклеюють їх, визначають і проставляють вартість відправки, складають список на заказану пошту та здають у відділ зв'язку.
7. Перевіряючи правильність оформлення документів, встановлюють наявність необхідних реквізитів та правильність їх оформлення, відповідність числа та номерів додатків числу та номерам, вказаним у тексті, відповідність
дати відправки даті реєстрації тощо. Неправильно оформлені документи повертають виконавцеві.
8. Документи сортують за адресам з метою вкладення декількох відправлень, адресованих одному отримувачу, в один конверт. Для цього використовують сортувальний пристрій. Сортування за видами відправлень відбувається також для виділення кореспонденції, бандеролей та ін.
9. Документи, які відправляються за постійними адресами, відправляють у конвертах з попередньо надрукованою адресою.
10. Фальцювання документів, вкладення їх у конверти, заклеювання конвертів, визначення та поставлення вартості відправки доцільно виконувати за допомогою відповідних технічних засобів.
11. Документи, які надійшли в експедицію, відправляються в день їх надходження. В інструкції з діловодства повинні бути встановлені часи передавання
документів з підрозділів до експедиції (канцелярію, секретареві), передбачаючи відправку кореспонденції у день передавання.