- •"Організація праці менеджера"
- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •1.1. Внесок ф. Тейлора в удосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими за а.Файолем
- •1.3. Удосконалення організаційних принципів управління за Гьюлік-Урвіком
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 2. Сутність, напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Ключові поняття і терміни
- •2.1. Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці.
- •2.2. Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3. Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •Ключові поняття і терміни
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 4. Прийняття управлінських рішень
- •4.1. Класифікація управлінських рішень
- •4.2. Індивідуальні рішення
- •4.3. Колективні рішення
- •4.4. Особливості прийняття управлінських рішень в сучасних умовах господарювання
- •Висновки
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •Ключові поняття і терміни
- •5.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •5.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •5.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •6.1. Особливості управлінської праці
- •6.2. Функції керівника
- •6.3. Форми влади
- •6.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •6.5. Принципи керівництва
- •6.6. Стилі керівництва підлеглими
- •6.7. Управлінська праця та особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера.
- •Ключові поняття і терміни
- •7.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •7.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Автоматизація праці менеджера та використання інформаційних систем підтримки прийняття рішень (сппр)
- •8.1. Шляхи автоматизації управлінської праці за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки
- •8.2. Автоматизоване робоче місце: основні поняття, завдання, призначення
- •8.3. Сутність та завдання сппр
- •8.4. Основні аналітичні технології у підтримці прийняття рішень
- •8.5. Особливості корпоративних інформаційних систем (на прикладі системи "Галактика")
- •8.6. Автоматизована система управління гірничодобувними підприємствами "sap for Mining"
- •1. Рішення sap для гірничодобувної промисловості
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •9.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •9.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •9.3. Планування робочого часу менеджера
- •9.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •9.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Основні види управлінської документації
- •Ключові поняття і терміни
- •10.1. Різновиди управлінських документів
- •10.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7, тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •II група «Реквізити датування та індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •10.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •10.4. Оформлення документації щодо особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
- •Роздiл 11. Порядок проходження та виконання документiв
- •Ключові поняття і терміни
- •11.1. Загальні положення
- •11.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •11.3. Схема руху вихідних документів
- •11.4. Порядок проходження вихідних документів
- •11.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 12. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •Ключові поняття і терміни
- •12.1. Обов’язки секретаря
- •12.2. Управління потоком відвідувачів.
- •12.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами.
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 13. Психологічні аспекти праці менеджера
- •13.1. Темперамент і управлінська діяльність
- •13.2. Конфлікти та причини їх виникнення
- •13.3. Вирішення конфліктних ситуацій
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 14. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •Ключові поняття і терміни
- •14.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •14.2. Етикет у ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 15. Побудова служби діловодства. Механізація та автоматизація процесів діловодства
- •Ключові поняття і терміни
- •15.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
- •15.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •15.3 Поняття документообігу
- •15.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •15.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •15.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Література
Висновок
Менеджери різного рівня спілкуються з підлеглими кожний день. І кожен з них повинен знати, вміти додержуватися ділового етикету. Від того, як він цим володіє, залежить його лідерство в колективі, авторитет і в кінцевому результаті просування по службовій драбині. Слід ще раз нагадати цитату : «Ніщо не обходиться нам так дешево і не цінується так дорого як ввічливість».
Кожний керівник повинен вміти не тільки дотримуватись основних норм етикету, але і розуміти необхідність у цьому. Манери багато в чому відбивають його внутрішню культуру, моральні та інтелектуальні якості. Правильне поводження керівника в колективі під час виконання своїх управлінських обов’язків полегшує встановлення контактів з підлеглими, сприяє досягненню взаєморозуміння, створює стійкі взаємини.
Питання для самоконтролю
Дайте визначення поняття “етикет”. Прокоментуйте історію розвитку етикету.
Прокоментуйте, як ви бачите необхідність додержуватися етикету керівником при виконанні управлінської праці.
Які бувають різновиди етикету?
Як необхідно додержуватися етикету в ділових контактах?
Що таке мораль?
Що таке службовий етикет?
Який необхідно вибирати механізм дій при діловому спілкуванні?
Яким чином можна досягти найкращого міжособистісного (ділового) контакту?
Розділ 15. Побудова служби діловодства. Механізація та автоматизація процесів діловодства
При вивченні матеріалу розділу слід засвоїти:
поняття документаційного забезпечення управлінської праці;
систему управлінської документації;
можливості АС ДОУ;
характеристики функцій АС ДОУ;
можливості систем автоматизації документообігу;
перспективи впровадження АС ДОУ в управлінську працю керівника.
Ключові поняття і терміни
Документаційне забезпечення Документування Документообіг Діловодство |
|
Уніфікація документів Стандартизація документів АС ДОУ Системи реєстрації документів |
15.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
Документи використовуються в різних галузях діяльності, знань, сферах життя та є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, насамперед, способом доказу або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документалиста — носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передавання управлінських вирішень.
Термінологічний стандарт визначає «документаційну діяльність» як галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами.
Документування є науковою дисципліною, що вивчає закономірності формування і функціонування систем забезпечення документації управління (ДОУ).
Традиційна сфера діяльності, пов'язана з обробленням документів, називається діловодством. Цей термін виник у Росії в ІІ половині XVIII ст. Він утворений від поєднання слів «ділова справа». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав спочатку питання (судовий або адміністративний), що вирішується органом управління. Отже, під діловодством розумівся, насамперед, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи, — діяльність, пов'язана з ухваленням рішень з якого-небудь питання. Значення терміну «справа» як збори документів — пізнішого походження.
Забезпечення документації управління передбачає, насамперед, створення тих документів, що мають юридичну силу, або документування, тобто запис інформації на папері або іншому носієві по правилах, встановлених правовими нормативними актами або виробленим традицією.
Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи — документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ — це традиційний документ на паперовому носієві або відеограма, тобто його зображення на екрані монітора.
При створенні документів використовуються засоби документування. Ними можуть бути:
прості знаряддя (ручки, олівці та ін.);
механічні й електромеханічні засоби (машини, що пишуть, магнітофони, диктофони, фото, кіно- і відеотехніка, тощо );
комп'ютерна техніка.
Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.
Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше. Ця властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації — книг, газет, журналів та ін., що містять перероблену, вторинну інформацію.
Будь-який документ є елементом системи документації вищого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозв'язаних за ознаками походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як букви складають алфавіт, так і окремі види та різновиди документів складають систему документації. До сьогоднішнього дня в документуванні не існує чіткої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її варіант, що емпірично склався.
Віднесення документів до тієї або іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою її службової діяльності або виконання суспільних обов'язків: особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.
Офіційні документи залежно від обслуговуваної ними сфери людської діяльності підрозділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Управлінські документи складають ядро управлінської документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів у рамках держави, так і в окремій організації. Управлінські документи представлені наступними основними видами (системами) документації:
організаційно-правова документація;
планова документація;
розпорядча документація;
інформаційно-довідкова і довідково-аналітична документація;
звітна документація;
договірна документація;
документація із забезпечення кадрами (щодо особового складу);
документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
документація з матеріально-технічного забезпечення;
документація із забезпечення документації та інформаційної діяльності установи, тощо;
документація з основної діяльності установи, організації.
Документи, складові однієї системи документації, зв'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Організація роботи з документами — це організація документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності.
Документообіг — це сукупність взаємопозв'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або вступу і до завершення виконання або відправки. З метою раціональної організації документообігу всі документи поділяються на документопотоки, наприклад: реєстровані й нерєестровані документи, що входять, витікають і внутрішні документи, документи, що надходять в установу або направляються у вищі організації, документи, що направляються або надходять із підвідомчих організацій та ін. Під документопотоком розуміється сукупність документів, що виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.
Одна з важливих функцій в організації роботи з документами — облік документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією — записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправки або здобуття. Поряд із обліком документів їх реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконанням документів, а також вести пошук документів за запитами підрозділів і працівників установи.
Система зберігання документів — це сукупність способів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа».
Номенклатура справ — систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання, а справа — це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання, розташованих на окремій обкладинці.