11.5. Порядок проходження внутрішніх документів

1. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організується у відповідності із загальним порядком обороту вихідних, а на етапі виконання (використання) - вхідних документів.

Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підпису) керівництвом.

2. Після узгодження з відповідними структурними підрозділами та юридичною службою проекти розпорядчих документів підписуються керівництвом установи та реєструються в канцелярії. Після реєстрації у канцелярії завіряються копії документів або оригінал передається до множильної служби для розмноження. Завірені (розмножені) копії документів направляють у відповідні структурні підрозділи установи, а в необхідних випадках - за його межі.

3. Протоколи, які містять доручення посадовим особам або підрозділам установи, передають адресатам у вигляді розмножених примірників або завірених витягів з протоколу.

4. Звітні запаски на ім'я керівника установи або структурного підрозділу, стяги та інші аналогічні внутрішні документи розглядаються посадовою особою, якій вони направлені, та передаються в структурні підрозділи або розміщуються у відповідній справі.

5. 3 метою впорядкування оброблення відряджувальних документів та економії часу при їх оформленні в установі розроблюється спеціальний бланк, який вміщає реквізити звітної записки, наказу про відрядження, відряджувального завдання та довідки про наявність коштів на відрядження. Встановлений в установі порядок оформлення відряджувальних документів фіксується в інструкції з діловодства.

Висновок

Життєдіяльність підприємства без документообігу, його організації, неможлива. Без цього менеджер, керівник підприємства не зможе виконувати свої управлінські функції. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання, або створення до закінчення їх опрацювання і відправки. Від того як буде організовано цей рух, залежить своєчасність їх опрацювання, що в кінцевому результаті впливає на своєчасність прийняття рішень керівником, або керівниками.

На кожному підприємстві виконується попередній розгляд документів.

Як правило, це виконується в канцелярії або секретарем. Це залежить від масштабності підприємства. Необхідність цього продиктована тим, що документи повинні бути розділені на потоки, що визначають компетенцію керівника, який повинен їх розглянути, опрацювати та виконати.

Розрізняють три основні схеми (потоки) документів. Це вхідні, які найчастіше надходять із зовнішніх установ; внутрішніх, які створюються всередині підприємства і вихідні, які направляються за межі підприємства.

Без раціонально організованого документопотоку неможливе їх своєчасне опрацювання та прийняття своєчасних рішень управлінцями всіх рівнів.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення терміна «документообіг»?

2. Прокоментуйте що таке документопотік?

3. Яка необхідність попереднього розгляду документів?

4. Прокоментуйте рух вхідних документів.

5. Прокоментуйте рух та опрацювання внутрішніх документів.

6. Прокоментуйте схему руху вихідних документів.