Висновок

Використання нових інформаційних технологій в галузі ДОУ дозволяє відноситися до діловодства не як до жорсткого і консервативного механізму, а як до ефективного і гнучкого інструменту реалізації різного роду інновацій у цій галузі.

Автоматизовані системи ДОУ дозволяють вирішити ключове питання діловодства. Вони дозволяють реалізувати будь-який ступінь децентралізації діловодства при одночасному забезпеченні централізованого обліку і контролю. Аж до того, що кожний фахівець може самостійно в межах своєї компетенції реєструвати документи і спрямовувати їх для подальшої роботи, знаходячись при цьому під повним контролем своїх керівників. Отже, організація може динамічно перебудовувати свою структуру без втрати керованості.

Створюються передумови до реалізації більш ефективних схем управління. У традиційній практиці документи в підрозділи організації, будь то локальні або видалені, прямують від керівника організації до керівника підрозділу до конкретних виконавців. Це дозволяє керівникові кожного рівня ефективно контролювати діяльність своїх співробітників, проте довгі й часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. Правильно побудована АС ДОУ дозволяє спрямовувати документи безпосередньо особам, які виконуватимуть доручення, при цьому керівники зберігають повний контроль як за проходженням самого доручення, так і за його виконанням.

З'являються передумови для організації електронного документообігу в тому об'ємі, до якого готова сама організація. Правильно побудована система працюватиме як з даними про проходження і виконання документів (незалежно від того, паперові вони чи електронні), так і з самими електронними документами, до яких ці дані належать. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє перейти на якісно новий рівень роботи з документами.

Знімається частина проблем, пов'язаних з територіальною віддаленістю підрозділів організації або індивідуальних робітників місць її співробітників.

АС ДОУ дозволяє організувати нормальну роботу з документами всіх співробітників незалежно від місцезнаходження їх робочих місць (звичайно, за наявності ліній зв'язку).

АС ДОУ дозволяє забезпечити впровадження сучасних систем управління ресурсами підприємства. Системи управління ресурсами звичайно містять лише дані про бізнес-процеси і не бережуть документів як таких, тоді як АС ДОУ може узяти на себе функції контуру документації управління, у тому числі пов'язаного з бізнес-процесами.

АС ДОУ створює основу для інтеграції усіх технологій документації в єдиний комплекс, включаючи засоби сканування документів і розпізнавання текстів, засобу оброблення і пересилання електронних документів, приймання і передавання інформації факсиміле, друкування і тиражування документів секретарю-референту або в підрозділ служби ДОУ, що здійснює контроль.

Документаційна діяльність – це галузь що забезпечує документування і організацію роботи з організаційними документами. Останнім часом усе частіше використовуються такі терміни як документообіг, документопотік. Появились розробки з організації роботи з документами, створюються системи реєстрації, уніфікації, стандартизації документів. Вдосконалення управлінської праці тісно пов’язано зі значними втратами робочого часу керівником, якщо документи надходять невчасно. Для того щоб менеджер міг прийняти достовірне, своєчасне та обґрунтоване рішення необхідно непреривно вдосконалювати рух документів.

Останніми роками в галузі документообігу відбулися значні зміни, відбулося переосмислення не тільки в вченні документообігу, а знайдені шляхи його вдосконалення. Значне місце відведено механізації та автоматизації реєстрації документів їх оброблення та руху.

Сьогодні розроблена велика кількість АС ДОУ. Їх впровадження дає можливість відповісти на будь яке питання, підвищити ефективність управлінської праці. Більш швидке оброблення і проходження документів в організації дає змогу керівникові приймати своєчасні рішення.

Якісний виграш досягається при організації взаємоповязанного електронного документообігу не тільки всередині організації, а і за її межами.

Автоматизовані системи дозволяють вирішити основне питання діловодства – його децентралізацію і в той же час забезпечити централізований облік і контроль. Кожний фахівець може самостійно реєструвати і спрямовувати їх для подальшої роботи.

Системи дозволяють створити умови для більш ефективної управлінської роботи керівника. Вони дозволяють ефективніше контролювати роботу підлеглих. Правильно побудована АС дозволяє спрямувати документи безпосередньо виконавцям.

Таким чином при створенні електронного документообігу значно скорочується час на проходження та виконання документів, що дає можливість удосконалити організацію праці менеджера з підлеглими. Вивільнений ресурс робочого часу керівник може використати на аналіз проблемних ситуацій, що часто виникають у реальних умовах праці підприємства.