11.2. Попередній розгляд прийнятих документів

У канцелярії та структурних підрозділах попередньо розглядають прийняті документи. Необхідність попереднього розгляду документів зумовлено тим, що внаслідок зростання обсягів та ускладнення інформації, що циркулює апараті керівництва, підвищення вимог до оперативності її оброблення та збільшення об'єму знань, необхідних для прийняття ефективного керівницького рішення.

Керівник крупної установи у сучасних умовах не може достатньо оперативно прийняти ефективне рішення відносно кожного з документів, які надходять до установи. Виникає необхідність відправки частини документів на розгляд до установи. Виникає необхідність відправки частини документів на розгляд та виконання безпосередньо у структурні підрозділи та окремим відповідальним виконавцям.

Головна мета попереднього розгляду документів – визначення підрозділу, або особи, яким повинен бути направлений документ на розгляд.

Одночасно підчас попереднього розгляду вибирають документи, виконання яких не є прерогативою даної установи, визначають необхідність реєстрації ряду документів, накопичують дані про постачання деяких сторін діловодства в інших закладах.

Попередній розгляд прийнятих документів виконується, по-перше,

шляхом детальної їх оцінки, та, по-друге, шляхом встановлення міри компетенції та відповідальності, необхідних для їх вирішення.

З оцінки прийнятого документа враховується наступне:

• важливість змісту;

• важливість та новизна поставлених питань;

• авторство, громадське положення особи - автора чи місце установи - відправника у структурі керівництва народним господарством чи громадських організацій;

• строки виконання;

• вид документа.

При визначенні компетенції та відповідальності, необхідних для вирішення поставлених у документі питань, посадовими інструкціями, наказами про розподіл обов'язків, класифікаторами питань діяльності установ та документів, номенклатурами справ, схемами руху документів та іншими матеріалами, що характеризують розподіл функцій в установі. У ряді випадків при розподілі документів враховують встановлену практику, особливі вимоги, спеціальні накази керівництва.

Документи, адресовані посадовим особам, окрім керівництва установи, як правило, направляються безпосередньо до них.

Якщо особа, якій адресований документ, є керівником крупного структурного підрозділу, то документ може бути направлений безпосередньо працівникові даного підрозділу. Наприклад, документ адресований начальнику планово-економічного управління міністерства, однак аналіз його змісту показує, що документ може бути направлений начальнику відділу собівартості цієї установи чи старшому економісту, який займається питаннями собівартості сировини. У цьому випадку документ може бути направлений одній із цих осіб.

Документи, адресовані керівництву установи, або безпосередньо до установи, направляють керівництву, у підрозділи та виконавцям згідно оцінки, виконаної при попередньому розгляді.

Керівництву направляють документи органів влади, колективні листи працівників, матеріали, прийняті з редакцій газет та журналів, а також інші документи. Інші документи направляють керівникам структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.

Едина система документів (ЕДСД) передбачає можливість направлення в екстрених ситуаціях (відсутність керівництва та ін.) документів, які повинно розглянути керівництво установи або підрозділу, і спрямувати цей документ.

При попередньому розгляді документів встановлюють необхідність реєстрації деякої їх частини. Частину документів, які не реєструються, можна виділити на стадії попереднього оброблення згідно з переліком нереєстрованих документів, які передбачено відповідною статтею ЕДСД.

Іншу частину нереєстрованих документів можна виділити при попередньому розгляді. Це пояснюється тим, що експедитор, як правило, зі змістом документів не знайомиться, виділяючи нереєстровані документи на основі їх видових відмінностей, зовнішніх ознак та ін. Під час попереднього розгляду виділяють документи, зміст яких не підтверджує необхідність їх реєстрації. Після попереднього розгляду такі документи розподіляють по коміркам сортувального приладу для доставки за призначенням.

При попередньому розгляді документів, що надходять з інших організацій, особа, яка їх реєструє, накопичує та узагальнює дані, характеризуючи якість підготовки та оформлення документів. До них належать наступні: використання стандартизованих форм організаційно - розпорядчої документації; використання типових текстів, листів та інших документів; ступінь децентралізації функцій та прав у повсякденному апараті керівництва; рівень культури оформлення документів та ін.

На основі цих даних в установі укладають довідки (огляди) з питань діловодства в інших організаціях.

Попередній розгляд заяв та листів працівників виконується у загальному порядку. В установах, де існують спеціальні структурні підрозділи по роботі з листами та заявами працівників, вказані документи направляються з експедиції (секретарем) безпосередньо до цих підрозділів для реєстрації.

З бюро листів заяви та листи згідно з їх призначенням направляються керівництву установи та структурних підрозділів.

Попередній розгляд документів здійснюють референти та помічники керівників установ, референти з діловиконання, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами, а також секретарі та інші особи, що мають повноваження для направлення документів за призначенням.

Особа, яка попередньо розглядає документи, отримує доступ до всієї документації, що надходять в установу. Вона повинна строго додержуватися службової етики, зберігати службову таємницю та мати довіру керівництва.