9.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації

У розпорядчій діяльності керівника неможливо уникнути дії чинника часу. Одна з умов домогтися успіху в ньому - раціонально організувати свій час. Кар'єра людини (керівника) починається тоді, коли він володіє відчуттям часу, починає прагнути більш ефективно його використовувати.

Значна маса людей, за твердженнями фахівців, ніколи не знаходить це відчуття. Проте менеджерам - керівникам, організаторам виробництва, уміння керувати часом надзвичайно необхідне. Час - це матеріал, з якого складено життя і, щоб займатися менеджментом, слід перш за все бути здібним до самоменеджменту (самоорганізації).

Поняття самоменеджмент означає послідовне і цілеспрямоване використовування перевірених практикою методів роботи для оптимального використовування свого часу. Для кожної людини воно виражає індивідуальну технологію використання часу, основану на певних методах життєдіяльності та управлінської роботи.

Основна мета самоменеджменту - максимально використовувати свої можливості, свідомо управляти перебігом свого життя і долати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті. Раціональне використовування часу й ефективне керування ним має певні переваги, які виявляються в економії часу на виконання роботи, кращої організації праці, більш високих його результатів, зменшенні стресів, більш високої задоволеності від роботи, мотивації праці, зростанні кваліфікації, збільшенні частки вільного часу, зменшенні кількості помилок при виконанні службових функцій.

Технологія самоменеджменту виявляється у виконанні таких функцій, як постановка мети, планування дій, ухвалення рішень і організації виконання, контроль реалізації. Практичне здійснення зазначених функцій забезпечується використовуванням певної інформації і комунікації.

Як відомо, будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за раніше складеним планом. Повною мірою це стосується праці менеджера. Як функція управління планування полягає у встановленні цілей і визначенні шляхів їх досягнення. Отже, процес планування праці керівника повинен починатися з вибору менеджером особистих цілей.

Ціль - це те, до чого прагнуть, орієнтир, який намічено досягнути. Вона визначає кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут мається на увазі не те, що ми робимо, а те, заради чого ми це робимо. Ціль - це свого роду виклик, що спонукає до дій; це конкретний стан певних характеристик організації, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких спрямована діяльність даної організації. Навіть найкращий спосіб роботи марний, якщо ми заздалегідь чітко не визначимо те, до чого прагнемо. У свою чергу, щоб обґрунтувати ці цілі, треба думати про майбутнє. Ціль дає зрозуміти, в якому напрямку необхідно рухатися. Значимість цілей дуже важко переоцінити. Встановлення цілі - це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Встановлення цілей - це постійний процес, оскільки в процесі діяльності керівника може з'ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни цілі. Саме в постановці цілей полягають основи діяльності підприємства і його успішне майбутнє. Якщо в менеджера існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі неусвідомлені сили менеджера, тобто цілі служать для концентрації сил на важливих напрямах. Цілі менеджера повинні відповідати такій вимозі: цілі повинні бути досяжними.

Звичайно, цілі повинні містити певний виклик для менеджера. Цілі не можуть бути досить легкими для досягнення. Але вони також не можуть бути нереалістичними, такими, що виходять за граничні можливості менеджера. Нереальні цілі призводять до демотивації керівника та втрати ним орієнтира, що дуже негативно позначається на діяльності організації. Отже:

• цілі повинні мати конкретний часовий горизонт;

• цілі повинні бути досягнуті в строго встановлені терміни. Порушення цих термінів може розглядатись як невиконання встановлених цілей.

• суперечливість цілей (цілі повинні бути узгоджені між собою).

Процес встановлення мети передбачає:

- знаходження мети. Для цього слід поставити перед собою питання: чого я хочу? (в особистому плані та в професійному).

- аналіз можливостей; далі необхідно поставити питання: що я можу? (в особистому плані і в професійному); при цьому слід зважити свої сильні й слабкі сторони, ситуацію, оточення.

Наприклад, керівник ставить за професійну мету зайняти посаду віце-президента фірми із зовнішньоекономічної діяльності. Однак, це потребує обов’язкового знання іноземної мови. Керівник має визначити, які ресурси він має часові, матеріальні, здібності до мов для досягнення мети.) - формулювання мети (в особистому плані-план життя, і в професійному - план кар'єри). На цій підставі формулюється практична мета. Необхідно залишити тільки реальні для досягнення цілі. Вони мають бути також чітко сформульовані й мати часову характеристику.

При постановці кінцевої мети необхідно дати відповіді на питання:

• Чого я хочу досягти в цьому житті (довгострокова життєва мета)?

• Чого я хочу досягти в найближчі 5 років (середньострокова мета).

• Чого я хочу досягти вже в найближчі 12 місяців (короткострокова мета)?

У рамках самоменеджменту планування означає підготовку до реалізації мети. Планування часу на реалізацію поставленої мети дає виграш у часі. Існує правило: хто регулярно в межах 10 хвилин витрачає на розробку плану майбутнього дня, той економить щодня 2 години. Аналогічно меті існують плани довгострокові (20 і більше років), середньострокові (5 років) і короткострокові (рік, квартал, місяць, тиждень, день). У діловому житті, як свідчить досвід, планується 60% робочого часу, резервуючи 20% - на непередбачені дії і 20% - спонтанну активність (управлінська діяльність, творчість).

Для якісного планування й управління своїм часом рекомендується застосовувати ефективний , перевірений часом засіб особистого контролю - щоденник часу.

Він становить собою особисту картотеку, що складається з окремих,

зшитих аркушів по розділах: календарна частина (один аркуш на 1день), розділ службових і приватних дат, розділ адрес і телефонів, загальна частина. Особливе значення надається плану дня, в якому виділяються види робіт, які необбхідно виконати, пріоритети, витрати часу, передоручення. Для раціоналізації складання плану використовуються буквені скорочення і графічні символи.

При ухваленні рішень і організації їх виконання слід керуватися певними правилами:

• встановлювати пріоритети і починати з найголовнішого (основне правило ефективної організації праці);

• встановлювати черговість вирішення конкретних завдань;

• розрізняти важливі справи і термінові;

• не допускати, щоб важливі справи ставали терміновими;

• прагнути термінові, але менш важливі справи, делегувати підлеглим;

- враховувати, що, як свідчить досвід, 80% кінцевих результатів досягається тільки за 20% часу, що затрачується, а 20% підсумку "поглинають" 80% робочого часу, завдання вельми важливі (категорія А, приблизно 15% всіх завдань) вирішувати самому; важливі ( категорія Б, приблизно 20% ) - частково доручати іншим ; менш важливі ( категорія В, приблизно 65% всієї кількості завдань ) - доручати, скорочувати, виключати; - звільнятися від «таранення» спішності та ін.

Фахівці з раціонального використання часу рекомендують кожний ранок відводити собі декілька (3-5) хвилин, щоб задати три питання:

- що я повинен зробити, щоб отримати від цього дня якомога більше радість?

• як цей день може наблизити мене до моєї мети?

• що я можу зробити як компенсацію сидячої робота для свого здоров'я (провести тренування, прогулянку тощо).

Слід продумати також: з ким я сьогодні зустрінуся? Кому б я міг доставити радість, принести користь? Які труднощі та проблеми може принести цей день? Як їх подолати позитивним чином?

Контроль самоменеджменту включає оцінку виконання поставлених завдань і особистого стану. З цією метою можна використовувати перелік допоміжних питань, яких може бути достатньо багато. Проте більш практичний, ефективний метод "п'яти пальців", що орієнтується на початкові букви назв пальців.

М (мізинець) - розумовий процес: які знання, досвід я сьогодні отримав?

Б (безіменний палець) - близькість мети: що я сьогодні зробив і чого досяг?

С (середній палець) -стан духу: яким був сьогодні мій настрій)

В (вказівний палець) - послуга, допомога: чим я сьогодні допоміг іншим, порадував або "посприяв"?

В (великий палець) - бадьорість, фізична форма: яким був мій фізичний стан сьогодні ? Що я зробив для свого здоров'я?

День може бути оцінений за п'ятибальною системою із занесенням до щоденника часу:

5-особливо вдалий день;

4-вдалий день;

3-цілком задовільний;

2-задовільний (багато що не вдалося);

1-невдалий день (поганий настрій, неуспіх, роздратування, турботи).

Таким чином, встановлюється якість прожитого дня вашого життя як вирішальний чинник у розпорядчій діяльності менеджера.

Якщо день був не зовсім вдалим, підведення підсумків мобілізує на отримання позитивних результатів у подальшому.

Особистий капітал часу – найважливіший дефіцитний ресурс (Р). Його можна визначити кількісно, для цього використовується два розрахункові показники:

Р₁ – капітал (ресурс) робочого часу (що залишився до пенсії);

Р₂ – ресурс вільного часу (що залишився до пенсії);

Р = Р₁ + Р₂, при цьому Р – визначається за формулою з урахуванням пенсійного віку – 55 років для жінок і 60 років для чоловіків.

Р₁ = (60/50 – В) х 1760 (годин)

де В – вік сьогоднішній;

1760 – фондація робочого часу в рік (220 робочих днів * 8 годин).

Ресурс вільного часу (Р₂) складається з кількості вільних годин у робочі дні (Ср) і вільних годин у вихідні дні (Св) і визначається за формулами:

Р₂ = Ср + Св, (годин)

Ср = (60-В) х 660 (годин)

де 660 (годин) – річна фундація вільного часу в робочі дні (220 роб.днів * 3 години)

Св = (60-В) х 1740 (годин)

де 1740 годин – річна фондація вільного часу у вихідні дні (145 вихідних * 12 годин).

Примітка. 3 години і 12 годин – прийнятий середній об’єм вільного часу відповідно в робочі й вихідні дні, який може мати відхилення з урахуванням особливостей життєдіяльності окремої людини.