8.5. Особливості корпоративних інформаційних систем (на прикладі системи "Галактика")
Основне призначення сучасної інформаційної системи полягає в тому, щоб своєчасно надавати саме ту інформацію, яка необхідна для виконання конкретно поставленого завдання. Така система виходить за межі простого інструментального засобу і займає особливе місце в управлінській діяльності, постійно впливаючи на неї і змінюючись під дією конкретних економічних умов.
Сучасна система управління — це набір інтегрованих додатків, які комплексно, в єдиному інформаційному просторі підгримують всі основні аспекти управлінської діяльності підприємств — планування ресурсів (фінансових, людських, матеріальних) для виробництва товарів (послуг), оперативне управління виконанням планів (включаючи постачання, збут, облік договорів) і види обліку, аналіз результатів господарської діяльності.
Єдиний інформаційний простір підприємства
На рис 8.2. подана структура типового підприємства і функціональні елементи системи «Галактика», які автоматизують управління тим або іншим підрозділом.
АРМ керівника
Даний модуль призначений для керівників підприємств, холдингів, корпорацій і підтримує управлінську діяльність топ-менеджерів, забезпечуючи ефективним інструментарієм для вирішення завдань моніторингу і аналізу діяльності підприємства.
Рис.8.2. Єдиний інформаційний простір підприємства
Система призначена для:
забезпечення керівника засобами моніторингу оперативної діяльності підприємства (моніторинг може здійснюватися в будь-яких розрізах, причому одночасно: підрозділів, відповідальних осіб, проектів і т. д.);
підвищення «інформаційної прозорості» підприємства, недо-пуск можливості спотворення реальних даних;
зниження витрат отримання інформації для ухвалення оперативних і стратегічних рішень;
Інформаційна система керівника вирішує завдання:
процесів моніторингу;
аналізу даних;
моделювання і прогнозування ситуацій.
Для поліпшення сприйняття інформації застосовуються різні візуальні засоби, зокрема популярна технологія «світлофорів», яка використовує зміну колірної індикації об'єктів залежно від стану системи.
АРМ дозволяє об'єднати всі інформаційні ресурси підприємства, забезпечуючи керівника оперативною інформацією. Як джерела даних використовуються: ERP-системи, локальні модулі CRM-систем, системи АСУ ТП, локальні бази даних та ін. У системі є як універсальні конвертери для перетворення даних до потрібного формату, так і спеціалізовані «конектори» (зокрема, для Галактики, SAP R/3, MS Server 2000, Oracle Express, Informix MetaCube і багатьох інших). Кожне підприємство і кожен окремий користувач одержує свій індивідуальний інтерфейс для роботи з даними.
АРМ менеджера відділу логістики
Призначений для автоматизації:
Складських служб;
Експедицій; Договірних відділів;
Відділу постачання;
Відділу збуту. Склад АРМа:
Модуль «Управління договорами».
Модуль «Управління постачанням».
Модуль «Управління збутом».
Модуль «Складський облік».
Модуль «Постачальники, одержувачі».
Контур логістики призначений для ефективного управління матеріальними і пов'язаними з ними інформаційними та фінансовими потоками у сфері виробництва й обігу.
До завдань логістики належать планування, організація і контроль всіх видів діяльності щодо переміщення і складування, які забезпечують проходження матеріального і пов'язаного з ним інформаційного потоків від пункту закупівлі сировини до пункту кінцевого споживання.
Модулі, що входять у контур, можуть використовуватися менеджерами багатьох функціональних відділів виробничих і торгових підприємств.
Реалізовані в системі функції дозволяють автоматизувати:
формування господарських зв'язків щодо постачання товарів або надання послуг;
визначення обсягів і напрямів матеріальних потоків;
визначення послідовності руху товарів до місць складування;
розвиток, розміщення та організація складського господарства;
здійснення перевезення, а також усіх необхідних операцій на шляху прямування вантажів до пунктів призначення;
виконання упаковки, маркування, навантаження і розвантаження;
управління складськими операціями: здавання і приймання вантажів, зберігання, підготовка необхідного покупцям асортименту, організація доставки дрібними партіями і т. ін.
Основною перевагою використання даного АРМа є те, що всі завдання вирішуються комплексно. В процесі експлуатації його модулів створюються ланцюжки взаємопов'язаних документів, які, з одного боку, дають цілісну картину руху матеріальних потоків, а з іншого — обробляються фінансовими, виробничими і бухгалтерськими модулями і відповідно відображаються в показниках бюджетів, планів, бухгалтерських звітів.
Рис. 8.3. Модулі, що входять у контур логістики
АРМ менеджера щодо роботи з персоналом
АРМ «Управління персоналом» призначене для кадрових служб підприємств будь-якої організаційної структури (у тому числі і з відособленими підрозділами або філіями, а також з географічно розгалуженою мережею дилерів чи агентів) незалежно від форм власності і кількості співробітників. У базі можливе зберігання необмеженого за обсягом архіву даних. АРМ дозволяє здійснювати оперативний кадровий облік і планування, вирішувати управлінські завдання та одержувати будь-яку звітність щодо персоналу. Вся інформація, необхідна для нарахування заробітної платні, передається автоматично.
За допомогою АРМа «Управління персоналом» вирішуються такі завдання:
облік всіх традиційних кадрових питань щодо працевлаштування: приймання, переведення, звільнення;
робота з кандидатами на посади при прийманні на роботу, ведення списків і здійснення відбору;
створення і ведення корпоративної структури підприємства будь-якої складності та формування ієрархії підлеглості підрозділів;
формування штатних розписів (як діючих, так і тих, що плануються) для структурних підрозділів підприємства;
можливість введення (зняття) довільних доплат і надбавок щодо кожної позиції штатного розпису і до групи;
відстеження (в т. ч. перегляд історії) і внесення змін до штатного розпису, як для підприємства в цілому, так і для кожної структурної одиниці;
підтримка роботи з окладами, погодинними ставками і тАРМфами;
формування тилових уніфікованих форм і довільних звітів за штатним розписом і фактичним розміщенням персоналу;
автоматичне формування первинної документації, як на кожного співробітника, так і щодо групи працівників (всі види наказів щодо особового складу, контракти, трудові договори та ін.);
ведення особової картки в повному обсязі (адресні та паспортні дані, відомості про родичів, попередні місця роботи і відомості про трудовий стаж, освіту і т.ін.);
планування і проведення атестації, підвищення кваліфікації, присвоєння звань і рангів;
введення даних про трудовий стаж для Пенсійного фонду і формування документів персоніфікованого обліку;
розширення облікової інформації особової картки з використанням додаткових відомостей («підшивання» посадових інструкцій, різних анкет, додатків і фотографічних документів)';
оформлення наказів з будь-яких розпорядчих дій (заміна, сумісництво, відпустка, відкликання з відпустки, зміна режиму роботи, нагородження, продовження контракту, складання наказів та ін.) їх затвердження і друкування (як законодавчо затверджених уніфікованих форм, так і в «довільній» формі);
відстеження тимчасових призначень;
формування індивідуальних доплат (стимулювання працівників персонально, незалежно від передбачених штатним розписом надбавок);
планування, облік і контроль всіх видів відпусток, зокрема складання планового графіка щорічних відпусток відповідно до положень законодавства і трудового договору;
введення записів про непрацездатність і укладання журналу лікарняних листів;
автоматичне складання табеля обліку робочого часу (з урахуванням фактично наданих відпусток і записів у лікарняних листах, а також нез'явлення на роботу і будь-які відхилення від робочого графіка);
формування звітів про наповнення штату, зайняті ставки, і закриті одиниці штатного розпису, перелік вакансій і т.ін. Додаткові можливості і переваги АРМа:
велика кількість пакетних операцій, сервісних можливостей і функцій адміністрування, що здійснюють коректування або перевірку записів з видачею інформації про помилки або некоректності;
перегляд списку днів народжень працівників;
інформація щодо кадрів зберігається тривалий час, доступна по кожному підрозділу і по звільнених працівниках;
переведення в архів особових карток звільнених працівників здійснюється як пакетно, так і індивідуально, а також швидкий
витяг особової справи з архіву для перегляду всієї інформації, введеної раніше;
можливе повторне працевлаштування без заповнення картотеки;
документи персоніфікованого обліку можуть бути сформовані в погрібному форматі для передачі їх до пенсійного фонду на магнітних носіях;
формування різних довідок та звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб;
друк всіх форм наказів і звітів здійснюється з текстового редактора «Галактики», з MS Word або Excel;
настройка обмеженого доступу користувачів до різного роду інформації;
автоматична передача всієї необхідної інформації для нарахування заробітку та її обробка в модулі «Заробітна платня».
АРМ фінансового менеджера
АРМ управління фінансами надає надійні і гнучкі засоби автоматизації управління фінансовими ресурсами компанії, що підтримують класичний управлінський цикл: планування фінансів, оперативний фінансовий менеджмент, фінансовий аналіз. Забезпечує формування бюджету і моделювання різних варіантів бюджетів, узгодження та затвердження бюджетів, формування фактичних показників бюджетів.
Підтримує оперативну діяльність щодо виконання бюджетів, контроль лімітної статті. Містить розвинені засоби для консолідації фінансової звітності центрів відповідальності (підрозділів) в підсумкову звітність підприємства, розрахунку, інтерпретації і аналізу фінансових показників, аналізу та оцінки фінансового стану підприємства з довільних методик, що налаштовуються, на основі оперативних і бухгалтерських даних.
АРМ бухгалтерського обліку
АРМ Бухгалтерський облік підтримує автоматизацію всього комплексу завдань бухгалтерського обліку, зокрема в територіально розподілених компаніях, холдингах, на підприємствах різних галузей і масштабів діяльності. Дозволяє вести бухгалтерський облік в повній відповідності з економічним законодавством.
Реалізована настройка на законодавства України, Росії, Білорусі, Казахстану, Молдови, Узбекистану.
Єдиний інформаційний простір системи забезпечує автоматизоване відображення в бухгалтерському обліку всіх господарських операцій за допомогою універсального механізму типових господарських операцій. Реалізована підтримка паралельного обліку в декількох планах рахунків бухгалтерського обліку, тобто багатоплановість рахунків. На цій можливості базуються розвинені засоби для окремого ведення бухгалтерського і податкового обліку. Передбачені також регістри управлінського обліку, що відображають планові і фактично проведені фінансові операції. Показники в цих регістрах формуються на підставі первинних документів і служать джерелом для розрахунку і контролю виконання бюджетів.
Особливість системи «Галактика» — гнучка настройка аналітичного обліку. Аналітичний облік можна вести як за елементами більшості таблиць бази даних, так і за сформованими вручну документами. Передбачене ведення аналітичного обліку як за рахунками, гак і за субрахунками.
АРМ технологічними процесами
Контур управління виробництвом — рішення для управління господарською діяльністю підприємства з урахуванням сучасних стандартів управління ресурсами: MRP, MRP II.
У системі «Галактика» реалізовані основні функціональні елементи системи, що підтримує стандарт MRP II:
формування плану виробництва (MPS) на підставі портфеля за мовлень і прогнозу збуту готової продукції за періодами;
попередня оцінка виконання плану виробництва за ключовими ресурсами підприємства (устаткування, трудові ресурси, матеріали);
коректування плану виробництва через брак ресурсів або оцінка обсягів поповнення ресурсів: закупівля устаткування, наймання робочої сили, наднормові роботи, субпідряд і т. д.;
розрахунок чистих потреб в продукції і напівфабрикатах на всіх стадіях виробництва, розрахунок обсягів виробничих замовлень і термінів їх виконання з урахуванням календарно-планових нормативів (правил поповнення, розмірів партій, тривалості циклів і т. д.);
формування плану-графіка запуску-випуску партій деталей, напівфабрикатів, готових виробів на підставі плану виробництва, а також формування плану-графіка закупівлі матеріалів, комплектуючих та заявок на закупівлю відповідно до договорів;
контроль виконання планів збуту, виробництва і постачання;
розрахунок нормативних і фактичних витрат на виробництво, нормативної і фактичної собівартості продукції, аналіз відхилень у витратах і собівартості;
оцінка економічних і фінансових показників діяльності підприємства.
Контур управління виробництвом може використовуватися на різноманітних підприємствах: від молочного комбінату до приладобудівного заводу. Розвинені засоби настройки дозволяють кінцевому користувачу працювати із звичною термінологією, зручним поданням даних, використовувати традиційний документообіг і порядок обробки інформації.