3. Операції з бронювання і реєстрації

Реєстрація клієнтів. Реєстраційний блок головного меню «Облік» призначений для введення всіх даних про клієнта при його поселенні в готельному комплексі.

Розділ «Дані про місця» призначений для оперативного управління станом всіх номерів готельного комплексу. У нім можна підготувати і вивести на друк наступні документи: платіжний документ на оплату; витікаючий рахунок на оплату; платіжний документ на повернення; фіскальний чек; чек в ручному режимі. І ще надрукувати: візитну картку; реєстраційну картку; рахунок; звіт «Дані про місця».

Формування дерева каталогів і переліку номерів проводиться в словнику «Номерний фонд». Розцінки за мешкання вводяться в словнику «Зразки номерів». Таким чином, дані цих словників автоматично переносяться в розділ і стають його основою. У таблиці «Стан номерів» містяться дані про стан всіх номерів на заданий період з вибраним видом відображення інформації.

У таблиці специфікації «Картки клієнтів» відображається основна інформація про проведену операцію поселення або бронювання. Там же оформляються надані послуги і документ на оплату. У таблицях «Надані послуги» і «Документи» для кожного мешканця готелю відображаються, відповідно, надані послуги і підготовлені документи на оплату.

З розділу «Дані про місця» можна здійснити перехід в розділи «Журнал питань», «Номерний фонд», «Прикріплені файли», скориставшись функцією контекстного меню «Перехід в ...»

Для різних станів номерів встановлюють спеціальні колірні настройки. Після цього можна побачити таблицю «Стан номерів» в заданій колірній гаммі.

Види відображення. Працюючи з розділом, можна вибрати один з видів відображення інформації: по завантаженості номерів; по підлозі клієнтів; за віком клієнтів; по громадянству клієнтів.

Для зручності роботи з даними про стан номерів в розділі використовуються наступні умовні позначення:

Б - бронювання номера;

б – бронювання місця;

П - простой номера;

п - простой місця;

Р - ремонт номеру;

У- прибирання номеру.

Крім того, в Системі використовуються цифри для позначення завантаженості номера (у поєднанні з буквами або без них). Наприклад, цифра на тлі «часткового заселення» указує на кількість вільних місць в номері, а цифра на тлі «перенаселення» указує, на скільки місць номер перенаселений.

Якщо всі місця номера заброньовані операціями «Бронювання місця», то характеристика номера буде відображена маленькою буквою «б» на тлі кольору «бронювання». Символ «б1» на тлі кольору «часткового заселення» означає, що в номері є заброньовані місця і одне місце залишається вільним. Символ «б1» на тлі кольору «перенаселення» означає, що в номері є заброньовані місця і номер перенаселений однією людиною.

Відсутність буквених позначень інформує про те, що для даного номера була проведена операція поселення. Якщо номер заселений повністю, то він просто забарвлюється у відповідний колір, і умовні позначення в нім не проставляються.

У розрізі місць. Для отримання інформації про всі місця кожного готельного номера, можна використовувати функцію контекстного меню «В розрізі місць» або комбінацію клавіш |Ctrl|+|Enter|. В результаті отримують список місць номерів в окремих позиціях.

Відбір і параметри відображення записів. При необхідності перегляду оперативної інформації про номери з різними параметрами відображення можна скористатися функцією контекстного меню «Відібрати». Якщо у формі відбору встановити перемикач «Строга відповідність», в таблиці стану номерів будуть відібрані ті номери, в зразках яких присутні тільки перераховані категорії і послуги.

В результаті відбору в списку номерів відобразяться тільки ті номери, які задовольняють заданим умовам відбору.

Погодинний режим відображення. При необхідності можна проглянути стан всіх номерів в погодинному режимі. Це особливо зручно, коли необхідно точно знати час заселення або від'їзду клієнта.

Реєстрація операцій над номером. Після визначення умов показу стану номерів можна безпосередньо почати роботу із списком номерів. У розділі здійснюються різні операції над номерами, а також відбувається реєстрація клієнтів з оформленням на них картки зі всіма необхідними даними, заповнення переліку послуг, що надаються, і інше. Для того, щоб зареєструвати операцію над номером, слід вибрати в списку необхідний номер і скористатися функцією контекстного меню «Операції».

Можна провести наступні операції:

• поселити на місце;

• поселити в номер;

• бронювати місце;

• бронювати номер;

• масове бронювання;

• поселити по броні;

• поселити по путівці;

• підселити;

• переселити;

• ремонт;

• прибирання;

• простоювання місця;

• простоювання номера;

• продовження мешкання;

• достроковий від'їзд;

• анулювання броні.

Додатково використовується колірне розфарбовування стану номерів, що настроюється в розділі Файл | Настройка Системи | Інтерфейс.

Поселення на місце. При виконанні операції поселення в Системі реєструється картка клієнта. Форма редагування картки складається з п'яти вкладок: «Основні дані», «Клієнт», «Іноземець», «Надані послуги», «Особливі відмітки».

Операції з картками клієнтів. Після реєстрації картки клієнта (у таблиці специфікації «Картки клієнтів») унаслідок проведення операції поселення, переселення або бронювання необхідно внести до Системи дані про оплату вартості номерів, а також інформацію про надані послуги. Дооформлення оплати за мешкання в списку номерів в графі «Залишок» відображатиметься негативна сума, що дорівнює вартості послуг, зареєстрованих в картці.

У Системі передбачено оплату за готівковим і безготівковим розрахунком (залежно від вибраного виду документа, що оформляється).

Працюючи з картками клієнтів, можна оформити: платіжний документ на оплату; рахунок на оплату; платіжний документ на повернення, а у разі потреби провести анулювання підготовленого документа; роздрукувати фіскальний чек або чек в ручному режимі. Підготовка документів і друк чеків можливі, якщо в картці клієнта зареєстровані надані послуги.

В результаті при виборі будь-якого типу розрахунку Системою буде сформований відповідний платіжний документ, який відіб'ється в таблиці «Документи», а в списку номерів значення в графі «Залишок» буде відкоректоване на величину суми повернення. Передбачено також можливість видалення створених документів на оплату або повернення.

Для реєстрації оплати за мешкання і додаткові послуги можна за допомогою касового апарату надрукувати фіскальний чек, для чого заповнюють поля форми і натискають кнопку «Друкувати».

В результаті на касовому апараті роздрукується чек.

Для випадку, коли по яких-небудь причинах відсутній зв'язок з касовим апаратом, в Системі передбачена можливість створення чека в ручному режимі.

Картотека клієнтів. Даний розділ Системи містить весь список клієнтів, що коли-небудь реєструються в Системі, і призначений для роботи з картками клієнтів

На підставі картки клієнта можна підготувати і вивести на друк наступні документи: Платіжний документ на оплату, Витікаючий рахунок на оплату, Платіжний документ на повернення, Фіскальний чек;

У розділі «Картотека клієнтів» можна надрукувати наступні документи і звіти:

• візитну картку;

• реєстраційну картку;

• рахунок;

• журнал реєстрації заявок на бронювання номерів;

• картотеку;

• картотеку в розрізі наданих послуг;

• журнал обліку іноземців;

• реєстр заїзду відпочиваючих по путівках;

• звіт про фактично використані ліжко-дні.

Реєстрація картки клієнта. У формі реєстрації картки клієнта міститься інформація про параметри картки, період мешкання клієнта, про оплату, дані про клієнта, про надані послуги, а також особливі відмітки і деякі інші характеристики. У таблицях «Надані послуги» і «Документи» для кожного мешканця відображаються, відповідно, надані послуги і підготовлені документи на оплату.

Дані про путівки. Даний розділ Системи призначений для ведення обліку путівок, що надаються готельним комплексом.

На підставі путівок можна провести бронювання номера (місця) або поселення клієнта за путівкою (одиничне або масове), а також сформувати графік путівок.

Формування графіка путівок. При необхідності планування графіка заїздів на певний період (наприклад, масове додавання путівок на літній сезон) можна скористатися функцією формування графіка путівок.

Бронювання і поселення за путівкою. У даному розділі можна провести бронювання або поселення за путівкою.