6. Підтвердження бронювання

Лист, що підтверджує бронювання номеру, містить намір обох сторін, а саме – приймаючої сторони (готелю) і приїжджого (гостя) відповідно надати або скористатися пов'язаними з мешканням послугами. У листі-підтвердженні чітко визначається кількість діб перебування у готелі, вартість номера, тип номера, кількість гостей. Листи-підтвердження, як правило, містять наступні дані:

• дату і час прибуття;

• вартість і тип номера;

• період мешкання в готелі;

• кількість гостей в групі;

• тип бронювання: з гарантією або без гарантії;

• номер підтвердження.

Крім того, листи-підтвердження можуть містити інформацію відносно додаткового підтвердження, можливої зміни дат, відміни бронювання.

Центральна система бронювання може надавати номери бронювання і номера відміни броні. Ці номери заносяться в інформаційну систему готелю щоб уникнути виникнення невід- повідностей, пов'язаних з бронюванням або відміною бронювання. Подібні номери можуть служити доказом, що факт бронювання/відміни бронювання дійсно мав місце. У разі відміни попереднього бронювання, гість звільняється від сплати всіх пов'язаних з цим зборів, інакше не виключається виникнення проблем, пов'язаних з доказом факту «ноу-шоу».

Зміни заявки бронювання, що не гарантується. В більшості випадків, перевага віддається бронюванню, що не гарантується: як правило, клієнти встигають скористатися бронею до настання години відміни бронювання. Проте, якщо потенційний клієнт, що забронював номер без гарантії, усвідомлює, що прибуття в готель раніше часу відміни бронювання не представляється можливим (унаслідок затримки авіарейсу, несприятливих погодних умов і т. і.), він удається до зміни статусу бронювання, і бронює номер з гарантією. Агенти по бронюванню, що вносять подібні зміни в статусі бронювання, повинні дотримуватися правил розпорядку готелю. Дії, що прово-дять в таких випадках, вказані нижче:

• отримати інформацію щодо імені клієнта і даних по негарантованому бронюванню;

• отримання даних по кредитній картці клієнта, її номеру і даті закінчення терміну, перевірка цієї інформації;

• надання клієнтові нового номера підтвердження бронювання;

• заповнення форми по зміні статусу бронювання з дотриманням всіх необхідних в цьому випадку майнових норм, якщо такі є.

Відміна бронювання. Відміна бронювання означає, що один із зайнятих номерів готелю знову став вільним і може бути запропонований потенційним клієнтам.

Відміна негарантованого бронювання. Для відміни негаранто-ваного бронювання агент по бронюванню повинен мати в своєму розпорядженні дані по клієнта (його ім'я, адресу), кількості замовлених ним номерів, дати передбачуваного прибуття і від'їзду. Ця інформація потрібна для правильності виконання формальностей, пов'язаних з відміною бронювання. Після того, як факт відміни бронювання внесений до реєстраційного журналу, агент може дізнатися у клієнта, чи не бажає він забронювати номер на яку-небудь іншу, зручнішу для нього дату.

Відміна бронювання, гарантованого кредитною картою. Біль-шість кредитних компаній підтверджують рахунки про «ноу-шоу» тільки в тому випадку, якщо готель надасть номер відміни бронювання. Дії агентів з бронювання у разі відміни гарантованого бронювання наступні:

1. Отримати відповідні дані по клієнтові (його ім'я і адресу), кількості замовлених ним номерів, дати передбачуваного прибуття і від'їзду. Необхідно пояснити клієнтові, що номер відміни бронювання повинен залишатися у веденні готелю щоб уникнути виникнення можливих непорозумінь, пов'язаних з виставлянням рахунку за бронювання.

2. Знайти в реєстраційному журналі запис про певне бронюван-ня, помітити його як скасоване, і вказати номер відміни бронювання. Якщо бронювання скасоване від імені гостя, слід помітити ім'я особи, що відмінила бронювання.

3. Занести в журнал обліку відмін бронювання номер потрібної відміни бронювання.

4. Використовувати журнал з відміченими номерами відміни бронювання в майбутньому.

Відміна бронювання з внесенням застави. У разі відміни бронювання з внесенням застави, застава повинна бути повернена клієнтові.

Особа, що звертається в готель з тим, щоб відмінити бронювання, замовлене підприємством або туристичним агентством, найчастіше є представником підприємства/туристичного агентства, а не самим гостем. Ім'я особи, що відміняє бронювання, в цьому випадку наголошується в реєстраційному журналі. Відміна бронювання повинна бути зафіксована в реєстраційному журналі.

Угода з приводу бронювання може укладатися між готелем і потенційним клієнтом в письмовій або усній формі. Усна заява з боку готелю про те, що потенційному клієнтові буде наданий номер в певний день і на певний термін є формою договору, згідно якому готель зобов'язаний надати гостю номер на обумовлений термін. Якщо бронювання підтверджене у відповідь на запит з боку потенційного клієнта, останній в цьому випадку стає стороною контракту, що має певні зобов'язання.