1. Виписка з номера і оплата рахунку. Процедура від'їзду

За стадією перебування гостя слідує оформлення розрахунків і виїзд з готелю. В день від'їзду гість отримує повний розрахунковий рахунок, прохання сплатити заборгованість і повернути ключі від номера, перш ніж покинути готель.

Для оформлення розрахунків з гостями передбачені бланки строгої звітності. Це рахунок (форма № 4-г), який виписується касиром СПіР у трьох екземплярах (у разі автоматизованої обробки даних - в двох екземплярах): перший видається гостю; інший разом з «Касовим звітом» (форма № 9-г) протягом доби здається в бухгалтерію, третій екземпляр залишається у касира і зберігається до виїзду громадянина з готелю.

Є ще бланки строгої звітності, які використовуються для взаєморозрахунків з клієнтом. Це квитанція за використання автостоянки готелю (форма № 10-г), який виписується на підставі техпаспорта автотранспортного засобу і документа, що засвідчує особу гостя, при прийомі і видачі автотранспортних засобів. Вона виписується в двох екземплярах: перший екземпляр видається платникові, а другий - здається в бухгалтерію.

Крім того, є ще один документ - це корінець квитанції на прийом речей в камеру схову (форма № 13-г). Він заповнюється комірником камери схову в двох екземплярах: один залишається у комірника, інший видається громадянинові, який здав речі в камеру схову і пред'являється комірникові тоді, коли необхідно їх забрати.

Розрахунок оплати за бронювання номерів (місць) і мешкання за безготівковим розрахунком здійснюється заповненням бланка форми № 8-г. Титульний лист цієї форми спочатку заповнюється агентом по бронюванню (адміністратором або портьє) і передається в бухгалтерію для передоплати. Після того, як гроші поступили на рахунок готелю від юридичних осіб, які подали заявку на броню, бухгалтерія передає форму № 8-г в СПіР. Кінцевий висновок підраховується після від'їзду гостя і є підставою для оплати рахунку за фактом виконання замовлення.

Процес виписки і розрахунку покликаний нести три основні функції. Це: регулювання балансу гостьового рахунку; своєчасне виявлення даних про наявність звільнених номерів; контроль і ведення відповідних записів про перебування гостей.

У більшості готелів персоналу СПіР потрібно ознайомити гостя з можливими варіантами оплати при реєстрації. Таким чином, кредитні картки або інформація про пряме виписування рахунку повинні бути надані гостю заздалегідь до виписування з номера. Це завчасне повідомлення дозволяє СПіР отримати підтвердження і дозвіл на використання кредитної картки або прямого банківського переказу. Це скорочує час по оформленню виїзду і дозволяє скоротити до мінімуму заборгованості готелю.

Агент служби прийому і розміщення після виписки гостя переводить номер в статус вільного і повідомляє відділ покоївок про від'їзд клієнта. Покоївка прибирає номер і готує його для контролю і подальшого його заселення. Служба прийому і розміщення повинна проявляти оперативність в питаннях інформації про номери, що звільнилися, в точній і доцільній формі.

Під час оформлення виписки і сплати рахунків добре підготовлений і організований персонал служби прийому і розміщення може забезпечити ритмічну, ефективну і сприятливу атмосферу в усіх відношеннях. Процес оплати рахунків залежить від ефективності системи обліку СПіР і інформованості клієнтів, починаючи із стадії

бронювання і закінчуючи оформленням виїзду.

Багато готелів дають можливість гостю користуватися одночасно різними методами розрахунку. Наприклад, гість може провести часткову оплату готівкою і записати залишок на кредитну картку. Касир служби прийому повинен точно реєструвати комбіновані методи покриття заборгованостей і забезпечити, щоб операції були належним чином завершені.

Як тільки гість виписався, статус номера повинен бути оновлений. До того як гість покине СПіР, касир цієї служби повинен перевірити всі повідомлення і пошту, що поступила на ім’я гостя.