5. Реєстрація попереднього замовлення.

Агент по бронюванню реєструє бронювання після взаємодії з клієнтом, і таким чином починає цикл роботи з клієнтом. Реєстраційні записи визначають дані про клієнтів і їх побажання перед прибуттям в готель. Крім того, вони допомагають готелю підібрати індивідуаль-ний підхід при обслуговуванні гостя відповідним персоналом. Дані, що містяться в реєстраційних записах, можуть послужити базою при складанні деяких важливих адміністративних звітів.

Агент по бронюванню вносить реєстраційний запис тільки після визначення наявності в готелі в даний момент номерів, відповідних вказаним в заяві умовам.

Якщо клієнт планує прибути після звичайного часу для анулювання бронювання, прийнятого в готелі, агент по бронюванню може поступити відповідно до прийнятого в готелі порядку відносно негарантованого бронювання. Після того, як агент вніс необхідну інформацію, деякі готелі негайно привласнюють клієнтові номер для підтвердження бронювання (форма № 7-г).

При гарантованому бронюванні агентам по бронюванню необхідно отримати додаткову інформацію про клієнта. Залежно від способу гарантії агентові може знадобитися наступна інформація:

• інформація по кредитній картці: тип кредитної картки, номер, дата закінчення терміну дії і ім'я власника. Необхідно перевірити по бюлетеню ануляції або по комп'ютерній службі перевірки дійсність кредитної картки. Деякі комп’ютеризовані системи бронювання автоматично проводять перевірку кредитної картки;

• інформація по передоплаті або по попередньому внеску: угода з клієнтом про те, що відповідний внесок готель отримає до початку певної дати. Гарантія внесення обумовленого авансового внеску або попередньої оплати повинна бути ретельно перевірена. Якщо потрібна сума не внесена до призначеної дати, бронювання можна відмінити або розглядати як негарантоване;

• інформація по корпоративному бронюванню або туристичному агентству: назва і адреса компанії-замовника, ім'я особи, що робить попереднє замовлення, а також номер рахунку організації, виступаючої як спонсор, або туристичне агентство. Для більш ефективності роботи готель може надати агентам список номерів рахунків затверджених організацій і туристичних агентств для перевірки в ході бронювання.

Агенти по бронюванню повинні розглянути з клієнтом важливі аспекти гарантії бронювання. Клієнти повинні знати, що номери утримуватимуться для них до наставання розрахункового часу в день, наступний за прибуттям по графіку, і що якщо клієнт не анулював бронювання до встановленого часу, це може привести до втрати внеску або до виставляння рахунку на поручителя.

Політика готелів відносно призначення і підтвердження розцінок в ході внесення запису про бронювання може відрізнятися. Хоча опубліковані розцінки можуть змінюватися без повідомлення, призначені і підтверджені в ході бронювання розцінки повинні залишатися незмінними. Агенти по бронюванню при призначенні розцінок в процесі бронювання повинні враховувати наступні аспекти:

• за додаткові послуги повинна вноситися додаткова плата;

• вимоги по мінімальному терміну проживання, що діють на заявлену дату (за наявності);

• спеціальні пільгові умови, що діють на заявлену дату (за наявності);

• відповідні курси обміну іноземної валюти при виставлянні рахунку іноземним туристам;

• відповідний відсоток податку на номери.