2. Налаштування і підготовка системи до роботи

Модуль «Готельне господарство» розроблений для автоматизації роботи організацій, що спеціалізуються на наданні готельних послуг.

За допомогою модуля «Готельне господарство» можна виконувати наступні операції:

• організувати поселення і розподіл по номерах (з урахуванням попередніх замовлень) будь-якої кількості клієнтів;

• реєструвати картки клієнтів;

• управляти номерним фондом, тобто вести облік стану номерів;

• оформляти поселення по путівках (зокрема масове поселення і бронювання), а також створювати графік путівок;

• вести облік додаткових послуг;

• реєструвати оплату за надані послуги і формувати платіжні документи, зокрема на повернення коштів;

• управляти обслуговуванням номерів і вести облік майна в номерах;

• планувати почасові відвідини сауни, басейну, масажних кабінетів;

• формувати звітні документи.

Система настроюється з урахуванням особливостей господарської діяльності організації. Першим кроком до її настройки і підготовки до роботи є заповнення словників.

Словником в Системі називається будь-яке сховище інформації, яке не є обліковим регістром. У стандартному постачанні Системи багато словників вже містять деякі дані. При підготовці Системи до роботи необхідно перевірити всі словники і, при необхідності, привести їх вміст у відповідність з поляганням справ в організації. Словники можна заповнювати і по ходу роботи. Проте рекомендується заповнити словники ще до початку експлуатації Системи.

Словник «Зразки номерів» призначений для зберігання і використання в Системі типових зразків номерів.

Словник «Номерний фонд» містить список всіх номерів, що надаються готельним комплексом для мешкання клієнтів.

У словнику «Загальні поняття» зберігається загальна нормативно-довідкова інформація. Ця інформація використовується в багатьох розділах Системи. Дерево каталогів створюється Системою і може редагуватися і доповнюватися користувачем.

Словник «Номенклатор товарів і послуг» містить інформацію про майно і про всі види послуг, що надаються для обслуговування клієнтів готельного комплексу. Для кожної номенклатури в словнику можна вказати такі характеристики, як тип номенклатурної позиції (товар, послуга, знижка і інше), її код, найменування, одиницю вимірювання і інші характеристики.

Словник «Тарифи» призначений для зберігання і використання в Системі значень однойменної характеристики, що визначає умови призначення і ціни товарів, послуг. На підставі тарифів виконується розрахунок цін реалізації.

Словник «Співробітники» використовується для зберігання, відображення, використання інформації про співробітників організації в розділах Системи. Словник складається з двох елементів: дерева каталогів, що є штатною структурою організації, і списку співробітників вибраного підрозділу. Кожен запис списку містить фотографію співробітника, його мнемокод, ФІО, найменування і реквізити документа, що засвідчує особу співробітника, анкетні дані і інші характеристики.

Словник «Відвідувачі» використовується для зберігання, відображення і використання інформації про всіх фізичних і юридичних осіб, які коли-небудь відвідували готельний комплекс. Головне вікно словника містить дерево каталогів і список відвідувачів вибраного каталога.

Словник «Організації і МОЛ» призначений для зберігання і використання в Системі найменувань організацій-контрагентів, їх банківських і податкових реквізитів, а також прізвищ, посад і паспортних даних матеріально-відповідальних і підзвітних осіб.

Словник «Одиниці вимірювання» використовується для зберігання характеристик одиниць вимірювання. У нім знаходяться дані про співвідношення між базовими і похідними одиницями вимірювання і між різними видами упаковок. Для зручності роботи із словником в Системі передбачена можливість групування записів словника по розділах.

Словник «Найменування і курси валют» служить для обліку валют, що використовуються при реєстрації документів, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют щодо базової валюти (або щодо будь-якої іншої валюти, зареєстрованої в Системі). Число валют, використовуваних одночасно, нічим не обмежено. Система зберігає не тільки поточні курси зареєстрованих валют, але і передуючі.

Словник «Святкові дні» призначений для поглядання списку святкових (неробочих) днів у вибраному році. Словник складається з однієї таблиці, де указується дата і найменування свята

Словник «Дисконтні таблиці» містить інформацію про наявність знижок, бонусів, про критерії залежності (сума поточної покупки, сума максимальної денної витрати, день народження власника клубної картки, час доби), а також про періоди дії таблиці.

Словник «Запити» використовується для зберігання і використання в Системі значень однойменної характеристики, яка містить основні умови для формування звіту в розділі «Генератор звітів».