3. Електронні замикаючі системи

Електронна замикаюча система замінює традиційні механічні замки і використовує спеціальні пристрої в номерах на основі автоматизації.

Централізована електронна замикаюча система управляється через головну контролюючу консоль в адміністраторській, яка сполучена з дверима кожного номера. Ключ-картка, що видається гостю, є єдиним ключем від номера, що діє.

Електронні замикаючі системи управляються як окремі одиниці. Кожні двері мають свій власний мікропроцесор, який містить заздалегідь встановлену послідовність – код. Головна консоль в СПіР містить запис всіх кодів, відповідних кожним дверям. При реєстрації черговий адміністратор кодує ключ-картку наступним кодом відповідно до призначеного гостю номеру. Консоль і кожен мікропроцесор повинні відповідати кожному коду в тій послідовності, яка використовується.

Більшість електронних замикаючих систем забезпечують декілька чітких рівнів безпеки. Системи можуть включати різні інші безпечні і зручні для гостей якості, як наприклад, сигнал «Прошу не турбувати». Одна з форм електронних замикаючих систем не вимагає ключів або карток зовсім: гості встановлюють на замикаючому механізмі шляхом програмування свій власний чотиризначний код.

Централізовані електронні замикаючі системи надають додаткову можливість забезпечити безпеку. Ці системи стежать за ключами або картками, які відкривають кожні двері по датах або за часом. Готельний персонал знає цей аспект можливостей системи, що попереджає крадіжки персоналу (Працівники, яких спокушає можливість вкрасти, знають, що введений запис може їх викрити). Ведення звіту і інші функції системи контролюються за допомогою ідентифікації оператором і паролем коду безпеки.

Охоронна сигналізація чи електронні засоби контролювання за безпекою номера є обов’язковою вимогою для готелів «*****».

У вестибюлі черговий адміністратор повинен мати можливість спостерігати за входами в готель, ліфтами, ескалаторами і сходами. Спостереження за ліфтами і сходами вирішує відразу два завдання: безпеку і збереження; персонал повинен бути проінструктований, як зупинити ліфт в екстреному випадку. У багатьох готелях постійно хто-небудь знаходиться в СПіР протягом всього часу.

У маленьких готелях черговий адміністратор може бути єдиним представником персоналу в пізні нічні часи. Враховуючи ці обставини, в деяких готелях обмежений доступ у вестибюль і зону прийому, і рішення впустити кого-небудь приймає черговий адміністратор.

Звичайне спостереження здійснює персонал, але воно може бути посилене за рахунок використання різного обладнання, наприклад, телекамер, що обертаються (особливо коли у готелі багато входів). Зазвичай монітори розміщуються в центрі контролю і працівники, відповідальні за це, реагують негайно, якщо на моніторі відмічений який-небудь інцидент. Проте слід розуміти, що устаткування для спостереження допомагає працівникам, але не замінює їх.

4. Охорона грошових коштів і інших цінностей

За охороною грошових коштів переважно несе відповідальність працівник розрахункового відділу. Проте інші служби, особливо СПіР, грають важливу роль в охороні грошових активів.

Розрахункова функція СПіР є вирішальним аспектом в збереженні грошей. Суму грошей в касі і касовому апараті слід обмежувати за допомогою встановлення грошового ліміту для кожного касира служби прийому і розміщення згідно правил грошової банківської системи. На початку кожної зміни кожному касирові дається найменша сума грошей, яка дозволяє йому нормально виконувати роботу. Касир приймає відповідальність за ці гроші і за всі гроші, що поступають протягом зміни. У ідеалі – тільки одній людині слід мати доступ до виписування кожного грошового рахунку.

Контролер або працівник бухгалтерії повинні час від часу проводити позаплановий аудит каси. Касир не повинен класти гроші на книгу рахунків, оскільки вона може стати легкою здобиччю для злодія. Деякі організації рекомендують, щоб гроші знаходилися в ящику каси, але притиснуті затиском, поки не завершиться операція.

Зберігання цінностей гостей. ДСТУ 4269:2003 передбачає зберігання цінностей клієнтів у сейфі адміністратора для всіх категорій готелю.

За пропажу цінностей, якщо в готелі є сейф для зберігання цінностей гостей і гості цим сейфом не скористалися, готель відповідальності не несе. Необхідне попередження про це зазвичай має форму оголошення, яке часто розкладають в кімнатах гостей.

У висококатегорійних готелях («****», «*****») передбачають також міні-сейф у кожному номері.

Втрати і знахідки. Обов'язок займатися втраченими і знайденими речами може бути доручений декільком підрозділам готелю. Проте, більшість гостей звертаються в СПіР, щоб розшукати свої речі. Повинна бути розроблена чітка процедура поведінки щодо забутих і втрачених предметів. Працівник, відповідальний за втрати і знахідки, повинен запитати і записати опис предмету, де і коли предмет був загублений, прізвище гостя і його адресу.

Ефективність процедури відповідей на запити гостей залежить від ефективності роботи із забутими і втраченими речами. Коли працівник готелю виявляє втрачену річ (предмет), він повинен негайно повідомити персонал, який займається цим питанням. Деякі готелі вимагають заповнення бланка, що описує предмет, і фіксують, де він був знайдений, дату і прізвище працівника, що знайшов річ. Персонал, відповідальний за забуті речі, зберігає їх протягом часу, обумовленого законом або до запитання їх власником, забезпечуючи безпеку, якщо це цінна річ.

Ні за яких обставин не слід відправляти предмет поштою за адресою, вказаною в реєстраційній картці без отримання дозволу гостя. Слід послати лист гостю з проханням зв'язатися з готелем і упізнати предмет. Після ідентифікації персонал, відповідальний за забуті речі, зазвичай відправляє річ поштою і записує цю дію.