7. Виконання замовлення і складання звітів щодо бронювання.

Списки передбачуваних приїздів і від'їздів складаються щодня. Списки містять інформацію про дати прибуття/від'їзду гостей, їх імена, а також кількість гостей, що продовжили візит.

Інформація, викладена в списках, перевіряється кожен вечір. Списки складаються в алфавітному порядку і зберігаються у відділі бронювання або в службі портьє. У готелях, що мають комп'ютерні системи, такі списки можуть роздруковуватися і знаходитися у веденні служби портьє, що полегшить процедуру реєстрації.

За допомогою комп'ютерів можна заготовлювати спеціальні реєстраційні картки для перебуваючих гостей, які складаються з урахуванням даних по бронюванню і вимагають тільки підписи клієнта, що приїжджає. Такі картки ще більш полегшують процедуру реєстрації.

Аналізуючи хроніки бронювання, адміністрація і службовці готелю отримують докладнішу інформацію за системою бронювання в цілому, зможуть спрогнозувати передбачувані тенденції і доходи від бронювання. Хроніки бронювання включають інформацію по бронюванню, а саме кількість осіб, що займають номер, джерело бронювання, кількість «ноу-шоу», кількість продовжених візитів і ранніх від'їздів (до передбачуваної дати від'їзду).

Списки черговості. В деяких випадках клієнтові може бути відмовлено в бронюванні через відсутність в готелі вільних номерів. Проте, якщо часовий проміжок з дня бронювання до фактичної дати приїзду потенційного клієнта достатньо великий, клієнт може бути поставлений на чергу, тобто занесений в список черговості. Списки черговості складають і ведуть наступним чином:

1. Повідомляють гостя, що на даний момент готель повністю завантажений і бронювання на замовлений термін неможливе.

2. Пропонують гостю залишити свої дані (адреса, номер телефону).

3. Надають гостю номер, якщо хто-небудь відміняє замовлення.

4. Допомагають гостю вибрати альтернативний термін для бронювання номера, якщо жоден з раніше замовлених номерів не звільнився.

Звіти по бронюванню. Ефективна система звітностей по бронюванню допомагає розрахувати кількість вільних номерів і спрогнозувати дохід від їх бронювання. Звіт по бронюванню включає наступне:

• звіт про операцію: у цьому звіті указується інформація по щоденному бронюванню, а саме, кількість номерів по броні, зміни в термінах, відміни бронювання. Можливі звіти по кількості зайнятих номерів, кількості «ноу-шоу» і т.д.;

• звіти по відмовах: ці звіти містять кількість відмов клієнтам в наданні номерів унаслідок того, що замовлені номери були зайняті;

• звіт по прогнозах доходу: звіт містить розрахунок можливого доходу від бронювання, з вказівкою його суми, отриманої шляхом множення заброньованих номерів на їх вартість.

8. Особливості бронювання груп.

Учасники зборів і конференцій. Іноді для великих груп приїжджих бронюються номери в декількох готелях. Часто за розселення відповідають відразу декілька координуючих організацій. Кожен задіяний готель повинен визначитися щодо кількості номерів, які він може надати для розселення учасників зборів. Метою діяльності розселяючих організацій є координація кількості номерів, що надаються, з кількістю запитів на бронювання. Організації, що служать, інформують готель відносно кількості номерів, що бронюються. У свою чергу готель сповіщає розселяючу організацію з приводу вже наявних замовлень на бронювання і відміну бронювання. За допомогою такого обміну інформацією розселяюча організація допомагає кожному готелю справитися із завданням групового бронювання.

Туристичні групи. У більшості випадків для туристичних груп розміщення, транспортування і інші відповідні послуги намічаються і оплачуються заздалегідь. При роботі з туристами службовці готелів повинні враховувати репутацію і досвід турагентів, що направляють ці групи.

Лекція 9	Реєстрація клієнта
	План лекції
	1. Основні етапи реєстраційної діяльності
	2. Передреєстраційна діяльність
	3. Оформлення реєстраційного запису
	4. Визначення номера і тарифу
	5. Спрощені та прогресивні методи реєстрації
	6. Методи оплати готельних послуг
	7. Видача ключа і супровід гостя до номеру