3. Заявка на бронювання

Заявка на бронювання може бути отримана по телефону, поштою, факсом, через Інтернет. Вона зазвичай містить наступну інформацію про перебування клієнта:

• дата прибуття;

• дата від'їзду (тривалість перебування);

• кількість чоловік в групі.

Агент вносить ці дані до журналу для заявок на бронювання або в комп'ютер. Зразок форми № 7-г дивіться в додатку Г.

Бронювання може проводитись для індивідуальних осіб, груп, турів або з'їздів. Клієнт, що прибуває у готель як індивідуальна особа, не у складі групи, називається індивідуалом.

Бронювання групи. Особи, що прибувають в готель у складі групи, можуть обслуговуватися відповідно до іншого порядку, чим індивідуал. Наприклад, бронювання для членів групи може реєструватися під назвою групи, а не під власними іменами членів групи. При бронюванні місць для групи частіше задіються посередники. Після того, як група вибере готель, представник групи звертається у відділ готелю, що працює із замовленнями. За наявності місць узгоджена кількість номерів (блок) виділяється для членів групи. При цьому може бути виданий спеціальний бланк для резервування. Номери, зарезервовані для спеціальних клієнтів, вважаються замовленими.

Джерела бронювання. У світовій практиці існують різні джерела бронювання. Найбільш поширені:

• центральні системи по бронюванню;

• міжготельні агентства;

• бронювання безпосередньо в готелі.

Готелі можуть здійснювати велику кількість операцій по бронюванню в результаті підтримки різних варіантів бронювання.

Центральні системи по бронюванню. Існує два основні типи цих систем: мережа, що складається з філій, і мережа, що включає компанії, що не є філіями.

Перший тип - це система резервування мережі готелів, в якій між всіма учасниками існують контрактні відносини. Готелі з мережі об'єднують свої дії з метою прискорення процесу бронювання і скорочення загальних витрат системи. Дана мережа може також використовувати інші готелі, що не входять в її склад, як додаткові ресурси. Додаткові ресурси отримують замовлення на резервування тільки після зайнятості всіх номерів в мережі в межах географічної території.

Другий тип - підписна система, призначена для налагодження відносин між незалежними (не об'єднаними в одну мережу) підприємствами. Дана система дозволяє незалежним готельним операторам використовувати багато з переваг операторів, об'єднаних в мережу за першим типом.

Центральний офіс для бронювання зазвичай працює безпосе-редньо з населенням, використовуючи при цьому безкоштовний телефонний номер. Більшість крупних мереж підтримують два або декілька центрів по бронюванню.

Центральним офісам для бронювання необхідно обмінюватися інформацією про наявність вільних номерів і проводити операції по резервуванню з готелями, що входять в мережу, через певні проміжки часу відповідно до графіка. Багато центральних офісів по бронюванню використовують комп'ютери для зв'язку офісу центральної системи з іншими підприємствами, що входять в мережу. Крім того, деякі системи по бронюванню переводять телефонні дзвінки на потрібний готель з метою забезпечення подальшої успішної співпраці. Центральні системи по бронюванню зазвичай надають підприємствам-членам мережі необхідне устаткування для зв'язку і знімають з них певний відсоток за операції по бронюванню, проведені за допомогою цих систем. У свою чергу, кожен готель повинен надавати в центральний офіс по резервуванню точні поточні відомості по наявності вільних номерів. Системи обох типів часто виконують безліч інших послуг, окрім управління процесом резервування і зв'язку. Центральна система по бронюванню може служити також як внутрішньоготельна система зв'язку, система передачі бухгалтерських даних, або як місцевий інформаційний центр.

Міжготельні агентства. Міжготельне агентство - це центральна система по бронюванню, яка укладає контракти для роботи більш ніж з однією виробничою лінією. Дані агентства надають також послуги з бронювання для авіакомпаній. Хоча міжготельні агентства переадресовують свої замовлення на бронювання номерів в центральну систему по резервуванню, вони також можуть зв'язува-тися безпосередньо з будь-яким готелем.

Бронювання безпосередньо в готелі. Практика показує, що більшість операцій по бронюванню готель проводить самостійно. При великому об'ємі прямих контактів з клієнтами готель може створити в своєму штаті власний відділ по бронюванню.