1. Основні етапи реєстраційної діяльності

Привітання є першим кроком процесу реєстрації гостей і зумовлює рівень всього подальшого обслуговування. Привітавши гостей, агент з прийому і розміщення (черговий адміністратор) повинен уточнити реєстраційний статус гостя і почати процес реєстрації.

Запис в журналі реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма № 7-г) може забезпечити інформаційну основу процесу реєстрації. Реєстрація проходить простіше і швидше, коли у розпорядженні персоналу СПіР є повна і точна інформація.

Процес реєстрації може бути поділений на шість етапів:

• передреєстраційна діяльність;

• оформлення реєстраційного запису;

• визначення номера і тарифу;

• встановлення методу розрахунку;

• видача ключів від номера;

• супровід гостя до номеру.

2. Передреєстраційна діяльність

Агент по прийому може сприяти ефективнішому процесу реєстрації, використовуючи передреєстраційну діяльність, що проводиться до прибуття гостя.У разі бронювання гість надає майже всю інформацію, необхідну для процесу реєстрації. Тому клієнти, які мешкають по броні, не зобов'язані заповнювати всі графи анкет або реєстраційних карток, їм необхідно лише засвідчити вірність інфор-мації, вже внесену до анкети або реєстраційної картки персоналом готелю. Зазвичай гість підписує анкету або реєстраційну картку на доказ точності і повноти інформації, що міститься в ній.

Передреєстрація полягає не тільки в оформленні реєстраційної картки або анкети. Завчасне визначення номера і тарифу, оформлення бухгалтерських бланків клієнта і інші функції є також передре-єстраційною діяльністю, хоча деякі агенти по прийому неохоче підбирають номер до проведення реєстрації у зв'язку з вірогідністю відмови або зміни броні. У кожному готелі можуть бути розроблені свої правила щодо цього питання, які базуються на основі практич-ного досвіду.

У неавтоматизованих або напівавтоматизованих системах поселення передреєстрація виконуються уручну. Тому в таких готелях передреєстраційне обслуговування може не надаватися. У комп'ютеризованих системах передреєстрація є автоматичним процесом. Хоча готелі ризикують позбутися (у зв'язку з можливістю анулювання) деякої частини заздалегідь розподілених номерів, економія часу реєстрації гостей компенсує роботу, пов'язану з відмовами.

Передреєстрація надає можливість прискорення процесу реєстрації. Наприклад, гостя, який прибуває на літаку, може зустріти водій транспортного засобу, забезпечений відповідною інформацією і формами та запропонувати гостю підписатися під заздалегідь підготовленою анкетою або реєстраційною карткою, попросити гостя представити свою кредитну картку, а потім видати йому ключі від номера ще до прибуття в готель.

В окремих випадках (для деяких vip-персон) передреєстрація відбувається прямо в номері поважного гостя, минувши весь адміністративний персонал.

3. Оформлення реєстраційного запису

Існують правила реєстрації громадян України, іноземних громадян, осіб без громадянства.

Готелі з неавтоматизованою системою поселення використо-вують анкети або реєстраційні картки. У цих бланках вказують: прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, місце народження, серію і номер паспорта, ким і коли виданий, адресу постійного місця проживання, мету приїзду, тривалість перебування, а також відомості про те, що гість ознайомлений з правилами пожежної безпеки і правилами поселення в готель.

Анкета (форма № 1-г) (див. додаток Г) заповнюється громадянином України, прибулим в готель, на підставі документа, який підтверджує особу. Анкета потім передається агентові по прийому гостей спільно з документом гостя.

Після реєстрації гостей в журналі обліку громадян, які проживають в готелі (форма № 5-г), документ повертається власникові, а анкета прямує в картотеку. У СПіР є дві картотеки, в одній зберігаються анкети громадян, що проживають в готелі, а в іншій зберігаються анкети вибулих громадян. Термін зберігання - один місяць після вибування гостя з готелю. Після цього анкети передаються в архів і зберігаються протягом року, а потім знищуються по акту. Анкети в картотеках розставляються в алфавітному порядку.

Іноземний громадянин або особа без громадянства заповнює після прибуття реєстраційну картку (форма № 2-г) і передає її спільно з документом, підтверджуючим його особу, агентові по прийому гостей.

Реєстраційні картки зберігаються тривалістю два роки, після цього спільно з журналом обліку іноземців і осіб без громадянства (форма № 6-г) знищуються по акту.

У анкетах і реєстраційних картках передбачені підписи гостей, які є офіційним встановленням відносин гостей з готелем. Навіть при автоматизованій роботі агента по прийому, коли реєстраційні документи можуть бути заздалегідь роздруковані, підпис клієнта є обов’язковим.

У автоматизованому готелі агент по прийому також надає гостю анкету або реєстраційну картку. Проте інформація, що зберігається в комп'ютері, є основним реєстраційним записом. При автоматизованому поселенні працівник СПіР може вводити в комп'ютер дані про клієнта, отримані від нього і в усній формі. При цьому враховується інформація про метод оплати за номер і інші послуги. Крім того, гостя просять підтвердити дату його від'їзду.

Під час проживання реєстраційний запис зберігається разом з квитанцією гостя або в комп'ютерному файлі.