5. Отримання готівки військовою частиною в установі банку

Напередодні дня отримання готівки помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби військової частини надає заявку до органу Державного казначейства, установі банку (повідомляє по телефону), при цьому вказується тільки загальнасума потреби в готівці.

Помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби повинен ретельно підрахувати потребу в готівці, що має бути одержана в установі банку через органи Державного казначейства.

Дані про потребу в готівці для виплати грошового забезпечення військовослужбовцям і заробітної плати робітникам та службовцям помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби бере з підсумківграф “До видачі на руки” роздавальних відомостей.

Готівка на основну виплату грошового забезпечення і заробітної плати знімається з рахунку Держказначействав установі банку "Кошти для виплат" група „2570” в порядку, встановленому законодавством.

Потребу в готівці на повсякденні поточні витратипомічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби визначає шляхом підрахунку сум майбутніх виплат грошового забезпечення, заробітної плати, шляхового забезпечення, а також сум котрі треба буде видати під звіт нагосподарські, гуманітарно–просвітні йіншівитрати, при наявності фінансування на ці цілі.

Крім того, помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби повинен враховувати залишок готівки в грошовому сейфі і можливі надходження готівки за платне майно, паливо, поверненняпідзвітних сум і інші. Готівка знімається зрахункув такій сумі, щоб після здійсненнявсіхоперацій до кінця робочого дня залишок, грошей у грошовомусейфіне перевищував норми, встановленої для даної частини.

Приклад визначення потреби готівки на повсякденні поточні витрати:

l. Очікувані витрати:

а) на виплату грошового забезпечення військовослужбовцям, які від’їздять у відпустки та відрядження 10000 грн.

б) на виплату підйомної допомоги 2000 грн.

в) на видачу сум під звіт 500 грн.

Разом: 12500 грн.

2. Норма збереження готівки 2000 грн.

3. Очікуваний прибуток:

а) за платну автостоянку250 грн.

б) за платне паливо 250 грн.

Разом: 500 грн.

4. Залишок готівки в грошовому сейфі 200 грн.

У даному прикладі потреба в готівці буде дорівнювати:

12500 + 2000 – 500 – 200 = 13800 грн.

Суму, що необхідно одержати готівкою, можна визначити за такою формулою:

Пг = Ов + Н – Он – З, де:

Пг– потреба в готівці;

Ов– очікуванавитрата;

Н – норма збереження готівки;

Oн – очікувані надходження;

З – залишок готівки в касі.

Одержання готівки з установи банкупроводитьсякасиром частини або іншим уповноваженим працівником фінансово-економічної служби, якщо посада касира штатом частини не передбачена.

Грошовий чек – це документ що містить розпорядження власникарахункупро видачу готівки з коштів, що зберігаються на йогорахунку.

Військові частини виписують тільки іменні чеки, тобто в чеку вказують прізвище, ім’я та по батькові особи, що одержує гроші. Виписувати пред’явницькі чеки, тобто вказувати в чеку “Видайте пред’явникуцього”, військовим частинам забороняється. Також забороняється виписувати і пред’являти в Державне казначейство, банк чеки насуму, що перевищує залишоккоштівнарахунку. Такі чеки називаютьсябезвалютними.

Чек виписується чорнилом, чи кульковою ручкою; у ньому вказується:

• сума цифрами і прописом;

• дата видачі чека (місяць – прописом);

• місце видачі (назва населеного пункту, де знаходиться установа банку);

• прізвище, ім’я та по батькові особи, що одержує гроші (без посади і військового звання).

При заповненні чека в графі “сума цифрами” вільні місця перед сумою і після суми обов’язково прокреслюютьсядвома лініями. Сума прописом повинна починатися обов’язково на самому початку рядка з заголовної букви, а слово "гривні" вказується слідом за сумою прописом без залишення вільного місця.

Чек на видачу готівки підписується начальником і головним бухгалтером Держказначейства на особу військової частини, яка має право отримувати і видавати кошти.

Правильність оформленого чеку, а також підписи посадових осіб засвідчуються печаткою Держказначейства.

Чек дійсний протягом 10 днів із дня його повного оформлення. При одержанні готівки в установі банку помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби (касир) здає грошовий чек відповідальному виконавцю банку і одночасно пред’являє своє посвідчення. Працівник банку перевіряє правильність заповнення чека, робить на звороті запис про пред’явлене посвідчення особи і дає розписатися помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби на зворотному боці чека в одержанні грошей. Потім працівник банку вирізає з чеку контрольну марку, видає її помічнику командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби (касиру), а чек передає у видаткову касу банку. Сума по чеку видається одержувачу з видаткової каси при пред'явленні контрольної марки.

Для отримання готівки з реєстраційного рахунку розпорядниками коштів крім оформленого грошового чеку подаються до органу державного казначейства і установи банку:

• заявка на видачу готівки;

• реєстр платіжних документів;

• гарантійний лист про забезпечення зберігання готівки під час доставки її з установи банку, тобто чи виділений автотранспорт та озброєна охорона при отриманні готівки, що перевищує 5000 грн. (оформляється в вільній формі);

• при отриманні готівки на виплату заробітної плати працівникам – платіжні доручення на перерахування позабюджетних коштів за належністю (прибутковий податок, пенсійний фонд, соцстрах, фонд зайнятості і інші), а також платіжні доручення на суму вказану в чеку на перерахування грошей з рахунку Державного казначейства на відкритий йому рахунок в установі банку 2570....... “Кошти для виплати”, з якого отримуються гроші для виплати грошового забезпечення і заробітної плати; при отриманні грошей на інші заходи військовій частині відкривається рахунок Держказначейству в установі банку № 2571....... “Кошти для виплати”.

Зразки вказаних документів приведені в кінці даного питання.

Отримання готівки із спеціальних реєстраційних рахунків на всі потреби військової частини (господарські витрати, заробітна плата, відрядження, тощо) здійснюється таким же чином (крім готівки на придбання продуктів харчування).

Якщо розпорядник коштів приймає рішення про придбання продуктів харчування за готівку, він письмово повідомляє про це орган Державного казначейства України. До органу Державного казначейства України подасться документ, що підтверджує здійснені видатки на придбання продуктів харчування та взяття їх на облік. Це може бути рахунок, чек, акт, накладна, роздавальна відомість тощо.

Підтверджуючі документи подаються протягом трьох днів після придбання продуктів харчування. При неподанні у встановлені терміни вищенаведених документів орган Державного казначейства України не видає дозвіл на отримання іншої готівки на будь-які потреби (крім видатків за захищеними статтями).

Для перевезення готівки з банку помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби (касир) повинен мати міцну валізу (портфель), що замикається на замок. Командир частини зобов'язаний забезпечити доставку готівки з банку транспортними засобами і збройною охороною. Забороняється перевозити готівку з установи банку міським чи побіжним транспортом.

Виділена збройна охорона при перевезеннях грошей повинна бути проінструктована помічником командира військової частини-начальником фінансово-економічної служби.

Помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби зобов’язаний на підставі корінця чека на суму, отриману в установі банку, виписати прибутковий касовий ордер і оприбуткувати гроші по касовій книзі в день їх одержання, докласти про це командиру частини і представити йому касову книгу, у якій командир своїм підписом свідчить про правильність оприбуткування отриманої суми. Якщо помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби з якої–небудь причини не доклав про одержання й оприбуткування грошей по чеку, командир частини зобов’язаний особисто, не пізніше наступного дня перевірити оприбуткування.

Кошти військової частини є державною власністю, і помічник командира військової частини-начальник фінансово-економічної служби

зобов'язаний прийняти всі міри до їх схоронності при перевезеннях з установи банку, вимагаючи у всіх випадках надання транспортних засобів і збройної охорони для перевезення готівки.

Нижче приводяться зразки документів, які подаються в Державне казначейство і установу банку при отриманні готівки:

• заява на видачу готівки;

• реєстр платіжних документів;

• чек;

• платіжне доручення;

• гарантійний лист.