7. Відомості про виявлені фінансові порушення, втрати матеріальних цінностей та стягнення у відшкодування збитків, завданих державі (форма 52/фс)

“Відомості про виявлені фінансові порушення, втрати матеріальних цінностей та стягнення у відшкодування збитків, завданих державі” є звітним документом військової частини, який подається забезпечуючому фінансовому органу до 5 січня (за станом на 1 січня) за минулий рік. Крім цього, по формі №52/фс щоквартально до 5 квітня, 5 липня та 5 жовтня надаються телеграфні донесення за станом на 1 число кварталу.

Відомості включають наступні розділи :

1. “Стан внутрішнього фінансового контролю”;

2. “Фінансові порушення”;

3. “Втрати матеріальних цінностей”;

4. “Відшкодування завданих збитків”;

5. “Залучення до відповідальності по результатам ревізій та перевірок”;

6. “Додаткові відомості”;

7. “Трофейні цінності”;

8. “Втрати грошових коштів в бойових умовах”,

а також “Відомості про неприйняті рішення по втратам матеріальних цінностей на кінець звітного періоду” та “Відомість інвентаризації виконавчих листів за січень-грудень 20__ року”.

Відомості складаються на підставі даних актів ревізій фінансово-господарської діяльності, актів перевірок внутрішніх перевірочних комісій та матеріалів інших перевірок (акти прийому, здачі посад та інвентаризацій).

Перед складанням відомостей необхідно перевірити :

• повноту записів по обліку нестач, незаконних витрат, розтрат і крадіжок грошових коштів, втрат матеріальних цінностей у відповідності з виданими наказами, а також переплат та недозволених виплат грошового забезпечення та заробітної плати, не відшкодованих в процесі ревізій і перевірок;

• повноту записів по обліку даних інспекторських свідоцтв, виданих вищестоячими органами і командиром частини на списання сум фінансових порушень і втрат матеріальних цінностей;

• повноту записів по обліку сум, які належить стягнути з винних у відшкодування заподіяного державі збитку згідно наказів командира частини, виконавчих листів судових органів, нотаріальних надписів і інших записів.

В тому випадку, коли накази по виявленим фінансовим порушенням та втрати матеріальних цінностей не видавалися, а такі порушення мали місце, помічник командира військової частини - начальник фінансово-економічної служби доповідає про це командиру частини і після видання наказів записує всі суми по обліку.

Виявлені невідповідності в обліку до складання відомостей необхідно усунути.

В першому розділі “Стан внутрішнього фінансового контролю”вказується кількість перевірок фінансового господарства, які належало провести внутрішній перевірочній комісії (не менше 1 разу на рік), документальних ревізій КВД, що проводяться їх ревізійними комісіями (також не менше 1 разу на рік), скільки фактично проведено за звітний період, включаючи позапланові, кількість раптових перевірок каси, проведених командиром частини та іншими особами (заповнюється на підставі відміток в касовій книзі).

В тому випадку, коли планова перевірка фінансового господарства ВПК по часу її проведення співпала з документальною ревізією, що проводиться вищестоячим фінансовим органом, та необревізований проміжок складає 30 і менше діб (до кінця року), то така перевірка не проводиться і по рядку “Належало провести” не показується. Фінансове господарство за цей період внутрішньою перевірочною комісією перевіряється при наступній перевірці.

В другому розділі “Фінансові порушення”показуються фінансові порушення, виявлені ревізіями та перевірками, проведеними фінансовими та контрольно-ревізійними органами, внутрішніми перевірочними комісіями.

Дані рядку 06 “Фінансові порушення, по яким не прийнято рішень до початку звітного періоду” беруться з розділу “Фінансові порушення” Книги обліку нестач (форма №45) (залишок на 1 січня звітного року). Вони повинні відповідати сумі, показаній в рядку 15 “Фінансові порушення, по яким не прийняті рішення на кінець звітного періоду” Відомостей за минулий рік, якщо в звітному періоді не було руху справ по фінансовим порушенням, пов’язаного з переміщенням винних військовослужбовців з однієї військової частини в іншу. У випадку, коли такий рух справ мав місце, до сум фінансових порушень по рядку 15 Відомостей за минулий рік, необхідно додати суми прийнятих в звітному році рішень про повернення збитків по матеріалам адміністративних розслідувань, що поступили в військову частину (дізнань, витягів з актів ревізій та перевірок), фінансових порушень, допущених військовослужбовцями, що прибули в частину, за колишнім місцем їх служби і виключити суми фінансових порушень, які записані в розрахункові книжки військовослужбовців у зв’язку з їх вибуттям до нових місць проходження служби (тільки після надходження до частини повідомлення про прийняття нарахування до виконання за новим місцем служби військовослужбовця).

По рядках 07-11 “Виявлено в звітному періоді” показуються фінансові порушення за видами та їх загальна сума. Дані рядка 06 при заповненні рядка 11 “Всього виявлено” не враховуються.

Суми виявлених порушень по видам “Нестачі грошових коштів” (рядок 07), “Розтрати та крадіжки грошових коштів” (рядок 08), “Незаконні витрати грошових коштів” (рядок 09), “Переплати і недозволені виплати грошового забезпечення та заробітної плати” (рядок 10) записуються з “Довідок про виявлені фінансові та інші порушення”, які додаються до актів ревізій, актів перевірок фінансового господарства внутрішньою перевірочною комісією і матеріалів перевірок.

При заповненні першого розділу Відомостей (форма №52/фс) необхідно правильно визначити суми фінансових порушень за їх видами.

Так, нестачею грошових коштівприйнято вважати різницю між сумою готівки, яка рахується по касовій книзі, і фактично наявній готівці при перевірці каси. Передбачається, що сума, якої не вистачає, негайно погашається особою, відповідальною за касу, з оформленням прибуткового касового ордеру.

До розтративідноситься нестача готівки в касі, яка не покрита негайно при виявленні, або виявлені при ревізії (перевірці) первинних виправдальних документів і обліку (завищення підсумків, зайве списання готівки і інше).

Переплатамиі недозволеними виплатами грошового забезпечення і заробітної плати особовому складу вважаються всі виплати за рахунок фондів грошового забезпечення і заробітної плати, які не відповідають положенням чинного законодавства. До них відносяться неправильне визначення розміру посадових окладів, окладів за військове звання, відсоткової надбавки, подвійні виплати, арифметичні помилки та інші порушення.

Всі інші фінансові порушення відносяться до незаконних витрат грошових коштів.

Рядок 13 “Прийнято рішень в звітному періоді про утримання з винних у відшкодування збитків” заповнюється на підставі даних Книги обліку нестач (форма №45/фс). В цьому рядку показується підсумкова сума “З початку року” графи “Прийнято рішень про утримання з винних”.

В рядку 14 “Списано в звітному періоді встановленим порядком” вказуються суми, списані по інспекторським свідоцтвам як перебільшуючі максимально можливі до утримання з винних осіб розміри, а також у випадку повної безнадійності утримання (тільки на підставі рішень відповідних посадових осіб).

Сума, що вказана в рядку 15 “Фінансові порушення, по яким не прийнято рішень на кінець звітного періоду”, повинна бути рівною сумі, яка значиться в рядку 12 “Всього фінансових порушень, по яким належало прийняти рішення” за винятком сум по рядкам 13 “Прийнято рішень про утримання з винних осіб в повернення збитків в звітному періоді” і 14 “Списано в звітному періоді встановленим порядком”.

В третьому розділі “Втрати матеріальних цінностей”вказуються втрати військового майна незалежно від джерел надходження, а також рішення, прийняті по цим втратам. Цей розділ заповнюється на підставі даних особових рахунків по видам майна.

В графі 3 “Суми втрат, по яким не були прийняті рішення на початок звітного періоду” показуються суми втрат матеріальних цінностей за видами майна, по яким на 1 січня звітного року не були прийняті рішення. Ці суми повинні дорівнювати сумам, які виведені в графі 11 “Не прийнято рішень на кінець звітного періоду” цього розділу Відомостей (форма №52/фс) за минулий рік, якщо в звітному періоді не було руху справ по втратам матеріальних цінностей, пов’язаних з переміщенням військовослужбовців з однієї військової частини в іншу. Сума втрат матеріальних засобів, що показуються у графі 3 даного розділу розраховується так, як у рядку 06 другого розділу Відомостей.

В тому випадку, коли рух справ мав місце, тоді суми, показані в графі 11 “Не прийнято рішень на кінець звітного періоду” розділу “Втрати матеріальних цінностей” Відомостей за минулий рік необхідно скоригувати:

• додати суми прийнятих у звітному періоді рішень про відшкодування збитків по матеріалам адміністративних розслідувань, що надійшли в військову частину (дізнань, витягів з актів ревізій та перевірок) по втратам матеріальних цінностей, допущених прибулими у військову частину військовослужбовцями за попередніми місцями їх служби;

• виключити суми втрат матеріальних цінностей, рішення про відшкодування збитків по яким в звітному періоді у зв’язку з вибуттям військовослужбовців в інші частини прийнято за новими місцями їх служби. Списують з обліку ці суми тільки після надходження до військової частини повідомлень про прийняття заборгованості до утримання за новими місцями служби військовослужбовців.

Отриманий результат показується в графі 3 “Суми втрат, по яким не були прийняті рішення на початок звітного періоду” розділу “Втрати матеріальних цінностей”.

Для заповнення граф 4–6 “Виявлено втрат в звітному періоді” по видам втрат дані беруться з обліку та документів по втратам матеріальних цінностей.

В графах 9 “Прийнято рішень в звітному періоді про утримання з винних осіб” і 10 “Прийнято рішень в звітному періоді про списання” вказуються підсумкові суми як по втратам звітного періоду, так і по втратам минулих періодів.

В четвертому розділі “Відшкодування завданих збитків”вказуються дані, які характеризують утримання у відшкодування нанесеного збитку “За фінансові порушення” (графа 3), “За втрати матеріальних цінностей” (графа 4) і “За інші порушення” (графа 5). Цей розділ відомостей заповнюється на підставі записів по субрахунку 363 "Розрахунки із відшкодування завданих збитків".

В графі 5 “За інші порушення” відображаються нарахування на винних осіб за незаконне використання військових перевізних документів, суми одноразової грошової допомоги на початкове обзаведення і вартості речового майна, які утримуються з прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби у випадках дострокового звільнення їх в запас за проступки, дискредитуючи звання військовослужбовця.

Якщо за обліком відкрита велика кількість особових рахунків і заповнення відомостей в зв’язку з цим безпосередньо з обліку ускладнено, тоді по особовим рахункам платників рекомендується скласти загальну обігову відомість.

Суми, записані в рядку 43 “Прийнято рішень в звітному періоді про утримання з винних у відшкодування збитку” повинні відповідати:

• в графі 3 “За фінансові порушення” - сумі, вказаній у графі 3 рядка 13 другого розділу “Фінансові порушення”;

• в графі 4 “За втрати матеріальних цінностей” - сумі, яка значиться в графі 9 рядка 41 третього розділу “Втрати матеріальних цінностей”.

Але якщо в звітному періоді відбувалось прибуття до військової частини (вибуття з неї) військовослужбовців, за якими залишались неутримані суми нарахувань, необхідно ці суми додати (відняти) до сум, які значаться в згаданих рядках чи графах розділів “Фінансові порушення” і “Втрати матеріальних цінностей” (тільки після надходження до військової частини повідомлень про прийняття заборгованості до утримання за новими місцями служби військовослужбовців), а отримані результати занести до відповідних граф рядку 43 “Прийнято рішень в звітному періоді про утримання з винних у відшкодування збитку”.

В рядку 44 “Списано нестягнутої заборгованості у звітному періоді за інспекторськими свідоцтвами” вказуються суми списаних нарахувань в зв’язку з безнадійністю їх стягнення.

Суми, що показані по графам 3-6 рядку 45 “Потрібно стягнути”, повинні дорівнювати сумі рядків 42 “Залишок нестягненої заборгованості на початок звітного періоду” та 43 “Прийнято рішень в звітному періоді про утримання з винних в повернення збитку” з відрахуванням даних рядку 44 “Списано нестягненої заборгованості в звітному періоді за інспекторськими свідоцтвами”.

Суми, які вказані в рядку 46 “Стягнено в звітному періоді”, повинні бути аналогічні даним по виду №50, а сума даних граф 3 “За фінансові порушення”, 4 “За втрати матеріальних цінностей” і 5 “За інші порушення” повинна відповідати підсумку “З початку року” по виду №50 за звітний період.

До четвертого розділу додається Відомість інвентаризації виконавчих листів за рік, що розшифровує суми, вказані в рядку 48а. В цих відомостях вказується рух виконавчих листів на протязі року, а також причини непогашення заборгованості і які заходи приймаються к розшуку боржників.

По рядку 48б “Прострочено стягнення в адміністративному порядку” вказуються суми нанесеного збитку, по яким рішення про утримання прийняті, але нарахування з осіб, які знаходяться у військовій частині, не утримані у встановлені терміни.

В п’ятому розділі “Притягнуто до відповідальності за результатами ревізій та перевірок”вказується кількість військовослужбовців, робітників та службовців притягнених до відповідальності наказами командира частини і вищестоячих командирів (начальників), виданими за результатами ревізій та перевірок, а також за результатами фінансово-господарської діяльності частини.

Якщо матеріали передані судово-слідчим органам для притягнення винних осіб до кримінальної відповідальності, але до дня відправлення зведень рішення не винесено, або якщо діло припинене за відсутністю складу злочину, чи винесений виправдальний вирок, то ці випадки по рядку 50 “Притягнуто до кримінальної відповідальності” не вказуються.

Якщо наказ про стягнення з винних осіб не видавався, а нанесений збиток повернутий в добровільному порядку, то ці випадки по рядку 51 “Притягнуто до матеріальної відповідальності” не відображаються.

Особа, яка притягнена в звітному періоді і за фінансові порушення, і за втрати матеріальних цінностей, може бути показана тільки в одному з рядків 50-51.

В шостому розділі “Додаткові відомості”вказуються:

• дата проведення останньої документальної ревізії каси взаємодопомоги;

• причини неповного або несвоєчасного проведення внутрішніх перевірок, а також раптових перевірок каси;

• порушення, виявлені в звітному періоді внутрішньою перевірочною комісією;

• посада, військове звання, прізвище, ім’я та по-батькові голови внутрішньої перевірочної комісії з фінансового господарства;

• якими органами, крім забезпечуючого фінансового органу, проводилися ревізії та перевірки в звітному періоді та суми виявлених фінансових порушень.

По фінансовим порушенням, виявленим внутрішньою перевірочною комісією та іншими органами, крім забезпечуючого фінансового органу, вказуються причини допущених порушень та заходи щодо їх усунення.

В сьомому розділі “Трофейні цінності”суми вказуються в національній та іноземній валютах. Вказується кількість і сума зданих за належністю коштів.

У восьмому розділі “Втрати грошових коштів в бойових умовах”вказуються:

• причини та суми втрат;

• суми стягнень з винних;

• суми, які призначено до стягнення за виконавчими листами;

• суми списані встановленим порядком.

Сьомий та восьмий розділи заповнюються тільки у воєнний час.

В кінці Відомостей (форма №52/фс) наводяться Відомості про неприйняті рішення по втратам матеріальних цінностей на кінець звітного періоду, де надається розподіл сум, вказаних в графі 11 третього розділу по видам майна (залишок на кінець звітного періоду), по яким не прийнято рішень в звітному періоді, з якого часу і де знаходяться документи, тобто кому направлені для прийняття рішення.

Перед представленням командиру частини на підпис Відомостей (форма 52/фс) помічник командира військової частини - начальник фінансово-економічної служби аналізує рух по втратам матеріальних цінностей та грошових коштів.

При наданні відомостей на підпис командиру частини, помічник командира військової частини - начальник фінансово-економічної служби доповідає :

• рух справ по нестачам і заходи , необхідні для прийняття рішення на відшкодування збитку;

• зменшуються чи збільшуються фінансові порушення в порівнянні з минулим звітним періодом, які приймаються заходи для викорінення фінансових порушень;

• чи своєчасно відшкодовуються нанесені збитки, які суми не стягнені і які необхідно прийняти заходи для стягнення цих сум;

• зменшуються чи збільшуються втрати матеріальних цінностей (по кожній службі окремо) та які необхідно прийняти заходи для їх недопущення;

• пропозиції по забезпеченню зберігання матеріальних цінностей та грошових коштів.

Нижче наведено зразок №63 "Відомості про виявлені фінансові порушення, втрати матеріальних цінностей та стягнення у відшкодування заподіяної шкоди за 200_ р.”.