§ 4. Вимоги до тексту документа

Основою службового документа с текст, який мас чітко Й пере­конливо відбивати причину Й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну Й струк­турну цілісність Я правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інфор­мацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і звороттв, які не несуть змістового

38

Розділ і

навантаженій Він оформляється ^ вигляді суцільного складного теплу, анкети, таблиці або іюсднаїїмя них форм.

Суцільний складини текст доігумента містить граматично і ло­гічно узгоджену інформанти) про управлінські дії та використо­вується піл час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів,

0>орча анкети викоригіовугться піл час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послутовутоться в органі іаційнєьрозпогнід-чнх документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у 'івгпю-статистнч-ннх, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на в заємоту мовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закіїїчення. У вступі зазначаться при­чина написаній документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні в катується мета, заради якої складено документ

Підчас складання текстів документів слід лотримуватнея таких правил:

<г Текст викладати вії третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить.. ; Ректорат клопо­четься...

• Від першої особи пишуться заяви, нвтобіоірафії, доповідні і пояснювальні записки, накази.

• Не вживати ■ - ратних виразів, смчзшйііо забарвлених слів і синтаксичних конструкцій:

•> Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу. відповідно до, у їв 'язку. з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

♦ Впшрнсговуватн сшггакенчні коїклруьддіі типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Дам. їмо... ;

Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вшивкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

<■ Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... '.Перучи до уваги...'. Розглянувши... .Вважаючи... <• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мовн і зрозумілі для широкого кола читачів.

О Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передуг присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

<- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, актиниу форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не еиаіовлені ••/ ■ ■

лшишї...

*>Якшо ж важливо вказати на конкретною виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

Ф Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, відкли­кати працівників...

• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слово Й абревіатурн, які піппуться у діловодстві та загальними пра­вилами: р-н, обл., .'vi. напр., канд. фіші. наук.

• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високо-шановний, вельмишановний; високо»пважиий...