1.3. Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише і одного боку. Певна річ. на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для тручносп і обох боків сторінки іалншають поля: ліве — не менш ік ЗО мм; праве — не менше 8 мм; верхи* -20 мм. нкокне — 16 — 19 мм.

Нумерації сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з друтої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як Ю мм від верхнього краю. білч цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне від* окрем/кнкя однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вира­женням коьгпозицІЙної будови листа. Найщуостіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указус на тзерехід від одній думки до ішиої і мас ста-иовнпі три інтервали від поля.

Типовий абзац мас три частини: _}.

, 1) зачин (формутносться тоиа абзацу, тобто псвідс*оіясться, про ₍ вар йтиметься далі); £ 2) фраза (викладається головна іиформвщя звзаиу); 3) коментарі (підсумовується тс, про що йшлося в абзаці). Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення віяти участи у рхзбаті науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий . лсоль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому :/ ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою,..

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчншеяь.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір. ■■ це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше, ч^ахівці з ' культури ділового листування конкт^тнзують термін напікання з. відповіді адресатові залежно від змісту листа'.

Правила мінливості вимітають відповісти на одержаний лист протягом 7—Юднів.

Отримавши яист-запит, шо потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох див повідомити, шо лист одержано, й лати оста­точну відповідь протягом ЗО днів.

¹ Керчі*** Ольга. Мветвпж» ґречності — К.: Лиодд». 19°5. — С. УЗ.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідом. їси її я про певну врочистість.

Лист-співчуття наденлапься протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокой­теся, іюдумки чітко сформулюйте, шо саме ви масте написати, Й лише потім викладайте лумки на папері.

1.4. Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому доводять ло чийогось відома, повідомляють комусь певну Інформацію. Листи такого змісту над­силають толі, коли треба сповістити про зміну адреси чи чазви установи (фірми, організації), відкриті філії, почаюк вироб­ництва тощо. Такі листи адреч^зоть здебільшого конкретній орга­нізації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо мтідомити Вам. що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).

Просимо повикмити про спосіб транспортуконня. якому Ви віддасте перевагу. З повагою...

Шантні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових іачовлень. З повагою і найкращими побажаннями

Всльчишантний пане... /

Щиро вдячні Вам вя. листа від ... (дата) . На п/<.жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якін-ті.

Надсилаємо наші зразки дія того, щоб Ви імами визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас вшштовус лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукція) впродовж найближчих... місяців.

Для визначення, вартості замовлення надішліть точні відо­мості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.

Очікусмо на швидку відповідь

З щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користува­лася високим попитом у ... і назва країни, міста), що й зугювияо відкриття нами там своєї філії, завдяки цьому ми зможемо обслу­говувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій фіяіі працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно І без будь-яких зобов 'язань і Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії. .

Сподіваємося на подальшу лзідиу співпрацю, „,,.. і-

З пошаною... , . я-

■^: Шановні пайове'. ' * ^к"

На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рі­шення змінити назву кшпоніїз...{стгрАНХіЗжл)ііа... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми. м'«,л • і

З повагою .£*•• (*^ч .*

Шановнх панове:

Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з... (дата) залишає кампанію за станом здоров 'я.

' Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана ... (лрїзвншв та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього. З повагою...

ЩУЦні ,,, .. , !• '>

Шановні доброди' ,_л: ^

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана., (прізвище та ініціали) з ... (дата) призначено директорам нашої фірми. Він керуватиме роботою еідделів ... (назви).

Розділ 111

Маємо нидію, що пришаченнн пана ... (прізвище та іншіалн) сприятиме ртнитку добрих вшімин і тіонш співпраці між на­шими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Про відкриття фірми

1. Повідомляємо Вам, що ... (дата) ми вцдкривасмо нову

фірму в ...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в ...

3. Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в ... і сподіваємося, шо найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.

4. Ми відкриди нову фірму в... по вулиці... Маємо надію, що Ви незабаром відвідаєте нас.

5. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми

В ...

в. Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться ... (дата).

7. Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми за адресою...

8.... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ... Запрошуємо до співробітництва.

9. Ми хочемо запевнити Вас, що наша нова фірма в м. ... виконає Ваш) замовлення в найкоротший строк.

9. Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими фір­мами.

9. Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою компанією.

10. Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів заці­кавлять Вас.