1.2. Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують ПІД час написання листа дотримуватися таких правил':

І. Починати листа необхідно із зііертання, яке * загальноприй­нятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання с доволі делікатною. Найпоширенішими с такі звертання!

Шановний (ім'я та по батькові)/

Шановний пане/пані... .'

Шановні панове!

Шанітні кмеги!

Вельмишановний добродію!

Гдибокошаповний (ім'я те по батькові).'

Вш. ■ . ■ .ч пане ... .'

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний .міністре!

Ві ■. (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

¹ Уіпшсрсазкиїг*. союдішк-прмтму»! ізіяоши* папері»'С П БіЛяк.1 Л Мах­ав, Я О. Пустомт та » — К_: Довіра: УНВУ «Ріпа мова». 1997. — С 303-331.

Шановний пхнім!

До Президента держави слід і вертати ся так: Ваша Високодостойносте Наш? Президенте! Вельмишановний Паш? Президенте! Вик тни■ .ножний Пане Президенте! Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати її чітко леплзимуватися форм звертані в до служителів церкви, шо вщповілдють їх сакові: Всечесніший Отче Паліє! Всесвітліший Отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митропшите! Вш:окопреосвященний Владико Митротпите! Ваша Святосте (до Патріарха)/

В українськії! мові звертання вживають у формі кличного від­мінка. Заміна йою формою називного відмінка на зразок «Шаноч-на Оксана Дмитрівна! «Шшювний директор!» с ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа і іншу і ь і великої літери і і абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету діловою листування.

П. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фрату лис­та, від якої може багато залежати, адже саме вона маг переконати адресата у правомірності написання листа. Якшо цей лист — від­повідь на запрошення, залиг, подяка, то вже у першому реченні

буде ДОрСЧННМ ВВІЧЛИВО ВИСЛОВИТИ ВДЯЧІІІСТЬ.

Вистниюємо свою найщирІшу вдячність за..

Щиро дякуємо Вам за лист з породами та рекомендаціячіх

щодо..

Насамперед (передусім) дозвольте тнЗякуаати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирІшу) подяку за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те. що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропорцію) ...

112

Роїдіп III

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими почат­ковими фразами:

Ь вдячністю підтверджуємо отримання .іиста-відпавіді...

ОгЬіціЇіно підтверджуймо свою згоду на...

На підтвердження нашої попереііньої домовленості повідом­ляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа і ттідпиленням про .і щиро На н

яоячиі..

Поширеними вступними фразами в лілових листах г посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №.... що був підписаний між нашими установами, ...

Відповідаючи на Ваш запит під (дата),...

Відповідно до Кричінильно-процесуального кодексу України, роїдіп... статті №...

Згідно з нашою даміниеністю надсиласно Ва.м

На Ваш запит про... дасмо письигту відповідь.

У відповідь на Ваш запит повІдач-іясмо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою доміжієністю від (дата) повідичлясмо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатиеа з проханнями. Початковими фраіами таких листів можуть бути такі

Будь ласка, повідомте нам про..

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Звертаємося до Вм із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново општити рахунок...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції и дати оста­точну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та даповнечня до проекту угоди про.

Просимо прийняти замовлетиі...

У діловому світі і різних причин (ви на кілька днів 'затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, ис з'явилися чн запізнилися на зустріч, переплутали документацію) Іноді вини­кають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за нспрн­ємності, яких ви завдали адресату. У такому разі пнств слід розпо­чинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо либачити за затримку з відповідаю.

Просимо вибачити нам за немсокливість вчасно виконавши Ваиа* замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У лнстах-нагадуваннях, гдо належать до психологічно склад­них, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що. иазіритхлад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення ми­нув. Такт листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас опла­ченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхіднїсть опла­тити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам... _іЛ

Дозвольте нагадати Вам. що ...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити каїегоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи. Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зро­стати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій на.мір розірвати контракт.

У зо 'язкузтим, що Ви. незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми гиушені припинити виконання всіх Ваших замови >

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листн-відмови Якшо ви не масте моястивості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргу­ментовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозумн. шоу вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми. докхаОно вивчивши запропонований Ваии проект, т при­крістю повідомляємо, що не маємо ічаги...

На жаіь, чи не можемо прийняти Нашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо тоги шдовшьнити Наше про­хання з ряду причин...

Шкода, азе і огляду на ускіаднення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Широ шкодуємо, проте ситуацт, що екзаьзея. не дає нам мож.швостІ ...

Вибачте, але ми не можемо надати (ткчнЗитись. направити)...

У листах-повідомленнях доречною буде огтна і таких вступних фраз:

ПовІдамгяємо Вам...

Хочемо повідомити яро те. що..

З приємністю повідом-іяємо Вам. що .

На .втаїв, змушені пінгіїнзмити Вам. що...

Дптольте павідччити Вам, що...

Раді повідомити Вам. що...

Цим листам пімі<німлт-.чю. що...

III. Вибір завершальних речень г також дуже важливим і за­лежить насамперед від змісту листа. так. можна повторити подяку, висловлену на початку, чн просто подякувати за допомогу, приді­лену увагу, оскільки слово «■дякую» — ііаігуживанІиіс слово кож­ною вихованою і порядного комерсанта, пілпршмця,банкіра, кож­ної докової людини.

Дозвольте ще раї подякупати Вам...

Висижиоємо ще раї вдячність...

Дякуємо за допомогу..

Ще раї ііяхучмо Вам кз все. що Ви іроіяии аяя... Ш^ро вднчні за. .

Ще раз виславляймо щиру вдячність ш постійну підтримку... Ще раз днкуі.мо і вислолчюсмо надію, що... Дозваїьте ще раз подякувати Вам за... Ще раз дякую за виняіену .мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа» шісвнення адресата в тоаіу. про шо йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито мажете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам. щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі. ••

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запсвнясио. що наша співпра\р* буде плідною

запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгова­ність, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацювати­мемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представни­ком — ми до Ваиаїх послуг у будь-який зручний дня Вас час.

Запевняємо, що ми робимо есе можливе для заверии:ння...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладелю максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою. _і £

Напрнюниі листа ножна висловити сподівання. Ь,

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте час.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що, в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо натісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас. ^,

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти ним.

Сподіваємося на швидку відповідь І бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, шо це лише успішний початок нашої спів­праці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Миємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і роз­раховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який від-будетьсл.,:\ •

Шсмо чадію, що всі докладенізусилля не буїїуть марними.

Сподівчісмпся. що в майбутньому най ще раї ьипаде нагода зустрітися та оймїїитися досвідом і <3у:изш.ии

Щиро тоїіівасчікя, що Ви знайдете нас вїдвіоати...

Спаділасмікя. що це непорозуміння не нпише на наші подальші стосунки.

І! .і ■ 11 ч ■ к 1111 .і лист можна також вибачитися за турботи чи шс раз повзормін вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просино вибачення за завдані турботи (кинюти. при­крощі, незручності}.

Щиро просимо виҐчзчсння за...

Ще ра і перспрошусмо іа цю прикру нами лку

Донлольте ще раї попросити вибачення за

IV. Пссил забувати про прощальну фразу. Найчастіше в лисі ах уживаються такі форми: З повагою

З повагою і найкращими пікніжанннми

З удячністю і повагою

З ',.,».■.."■> іКі Вас пошаною

іашшаї мін я і пошаною

і щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням усніив

Із вдячністю і правдивою пошаною

Ьажшмо успіхів

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно масте повідомити адресатові Після постскриптуму зно­ву погрібно поставити підпис. Наприклад:

Дирекція конкурсу віалотий Бабай» і видавництва віСТ-Прес-Д/-КС1» пінидпиляніть про вихід друком роману Висиш Шкіяра «Ключ» (нагадуємо, що саме він став переможцем конкурсу на кращий гінтрінюжетпий роман «Зиютий Бабай").

Уже сьогодні кожен, лто бажас, ічоже придбати книжку в усіх книгарнях міста.

Найближчим часом і 'являться султан решта кий.' переможців.

З повагою

Прес секретар (п і л п н с)

Р.5. Вважаємо за потрібне повідомити також про те, що генеральний спонсор конкурсу виплатив попередньо обумовлену премію пзреможцеві.

<п і д п и с>

V. Якщо ви бажйстс досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, шоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які с «візит­ною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть ство­ренню доброго враження про вас і ваагу діяльність. Тому для виго­товлення фірмових бланків варто використовувані лише високо­класний папір. Конверт за своїм дизайном мас відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, шоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чігко, лаконічно, по суті, тоді вся запропоно- вана інформація буде доречною.

Дотримання правій етикету лнегувазпи є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагоджен­ню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, як зауважують автори «Універсального довідннка-прак-тикуму з ділових паперів», на рівень серйозного дідового спілку­вання не можна виходити, ие засвоївши етикету цієї сфери. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, йргуметггованість

Зразки листіа:

і*

Націоначвний педагогічний університет імені А/. Драгами нова

04026 Кшв-26 вуя. Пирогово, 9 шил 221-99-14 09.07.93 №54-ЗШ7

Про перейменування вуаиці

Комісії з перейменування КиївмІськради і держ­адміністрації 04014, Кше-14 бульв. Шевченка, З

Високоповажна комісіє!

Пам'ять — сила. Завдяки історичній пам'яті людина стає особистістю, народ — нацією, країна — державою. Цією Ідеєю

• ч- у своїй творчій і державній діяльності український

історик іі світовим їм мм Михайло Грушевськии

Паліть який л-тд іигра академіка, вважають .ч»лідники, ви йшло тільки одне I> 0-точне видання • ІсторіїУкраїни-Руси», девін оОвоОить об'єктивну історичну закономірність іН-ржаяності України, то й цього було б досить, щоб занести його ім'я до пантеону української історичної науки. А вчений же шлишин на­щадкам бтіько двох тисяч праць прі> культурне й історичне минуле України.

Просино Вас розглянути питання про псрсммеїіуваміл вулиці Кірова на вулицю М. Грушсвського Настав час віддати належне леїикочу вченому.

Викладачі та студенти історичного факультету

(підписи)

Київський університет Директорові Київської

шеш Тараса Шевченка середньоїшкиш де⁴

04(117. Київ-17 04092. Київ-92

вл'ч. Вазодимирська. 60 пул. Тичини. Я

т&ь 248-56-6/ 20.03.95 А 28-14/18

Прскича Вас прийняти студентів природничі*-.\чіграфічт*го факультету (8 осіб) на практику й ншнзти Іч .методичну допомогу під час підготовки й проведення уроків хімії та біаіоеії.

Оплату вчителям гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок М 12464651'2/2і8514 в Укрінбанку м Києва МФО ІІ25ІЗ.

Ректор університету (підпис) О. і Крищенко

Іояімзний бухгалтер (підпис) С. В Дук'янчук

Печатка