1.14. Лист-відповідь на претензію

Цс сзужбовнй лист, у «кочу поясню» то причини певних пору­шень або псрсгпнливо доводимо бсзлЬставнкль ггпстсниї чн скарги -

Отже, шіст таких листи залежатиме від того, чи ви погоджу-стсся з прете нзігю та висунутими твииувачениямн. чи вмжягте їх безпідставними

Я*шо надіслана ігрстснтії с обгруїгтованою. то вам слід по-• снити ту нспригчну ситуацію, шо склалася у ході виконання уго-Я (, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партером і іі.шроснти Його з розумінням поставитися до ваших трузношів.

гробити цс можна гак:

Шановні добродії!

Просили) вибачення за зайві клопоти, яких ми Вий іавіЦіли. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими ішмов-іенняМ... ви)... (датвІ.

Ми іяерну.лися до нашого представники пана ... (пріївншс та ім'я) і проханням відвідати Вал' і оглянути товари Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, вовіїюиїимо Вас про своє

ріШі'ЧНМ.

Ще раз даруйте, вудь ласка, і просимо На* зачекати кинка днів

і щирою до Вас пошаною...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шанімні... І

Отримані Вашого листа, в якому Ви ттідамлттг. що деякі запаковані в картонні коробки тітарч наогйигш до Нас пошко­дженими

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе иіиоувиту відпо­відальність за те. що сталося, і вже відправили заміну

Вибачте, що завдаш Вам стільки прикрощів

З тнзагою...

Інколи, отримавши претензію, гирі о попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, шо виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад:

Шановні панове!

Підтверджуємо одержання Вашого листа від.-, (дата), вякому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання то­варів.

Вам. певно, вже підемо, ию працівнику нашої галузі страйку­вали упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.

Запевняємо Вас. що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.

Нам дуже прикро, що хнусьш Вас хвшіюватися.

З повагою...

Якщо висловлена ігретенаія безпідстааяа і ви нгожстс оерат* гонливо й аргументовано довести це, то масте право преситн «в вимагати відт<ігикзти її. Наппиклад: *

Шановні панове'

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з 'жу­вання

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричи­нили цю затримку:

по-перше, відповідно до пушту 3 нашої угоди Ви зобов язалися передати нам майданчшхдля будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;

по-друге. Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будів­ництва матеріалами.

Глдаємо. Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію. *' ^*,

З повагою ...

Шановні добродії!

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про хід виконання робіт у третьомукварталі 199В р.

Роїлі* ПІ

у зв'язку з тим. що ми. за Вашим лпинуначеншєм. не пиконаш запланованого обсягу робіт.

Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовишся затвердити його, с необгрунтованою. На підтверзізві от своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка гитнання робіт на третій квартал, п/юте кілька разів зимаеч. призупиняти будівництво й монтажні роботи через нєзяієжні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведеніш перевірок, представник інженера не з 'являвся у призначений час. що зумовлювало неодноразове пере­несення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.

Враховуючи все. сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвер­дити пооапий нами івіт про хід виконання робіт. Цс дасть нам змогу отримати д<юаткопе (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

1. Це сталося через те, що ...

2. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилю- вання з приводу ...

3. Вибачте, що завдали Вам прикрощів із ...

4. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через...

5. Розуміємо Вашу стурбованість ...

в. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги власно...

7. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

8. Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу ...

9. Запевняємо, шо ми робимо все можливе для завершення ... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.

10. Просимо Вас зважити на те. що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом Із Вами (за Вашої підтримки).

11. Ми визнаємо свою провину (вину) ...

12. Звертаємо Вашу увагу на те. шо ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що ...

13. Запевняємо Вас, шо намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

14. Приймаємо Вашу обгрунтовану претензію до ...

15. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стільки клопотів.

16. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашо­го скрутного фінансового становища.

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення зо неповне постачання замовлених Вами товарів.

2. Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3. Ми зробимо есе можливе, шоб надалі не припускатися таких недоглядів.

4. Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відпра­вили на ... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі ...

5. Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим за­мовленням, сталося з вини нашого відділу ... (назва).

6. Якщо Вам не погрібні зайві товари, які помилково відпра­вив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.

7. Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до поста­чання замовленого Вами товару в неповному обсязі.

8. На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимогами. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

Низька якість товару

\. Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно вра­хуємо це під час оформлення рахунка.

2. Перепрошуємо за прикру помилку, ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш ра­хунок.

3. Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджу­ємося надати Вам зниження в обсязі ..,%.

4. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відван­таження товару і повідомляємо, шо готові замінити неякісний товар за наш кошт.

5. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про за­міну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд

в. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення № ... від ... (дата)

7. Ми негайно відправимо Вам товар потрібної якості.