9.6. Проведение семинаров

В отличие от специальных мероприятий, семинары ориентированы только на определенную целевую аудиторию, но при правильном проведении приносят эффект стрелы, попадающей в цель. А те же спецмероприятия сплошь и рядом напоминают стрельбу из пушки по воробьям… В том смысле, что люди пришли на площадь, повеселились‑порадовались, да и забыли, кому обязаны своей радостью. Семинар – другое дело! Уж раз на него записался, так будь любезен получать немалую долю информации о фирме‑организаторе.

Но, разумеется, семинар должен быть сделан и проведен в высшей степени организованно и уместно. Ведь особенность ЦА, на которые он рассчитан, – это высокий интеллектуальный и социальный уровень. Как правило, мы говорим о семинарах применительно к бизнес‑сообществу, а бизнесменам (нашим деловым партнерам – потенциальным или реальным) жалко тратить время на бесполезные дела. Поэтому и спрос с вас, организаторов, будет велик!

Вот несколько хитростей семинарского дела. Время проведения напрямую связано с темой и с аудиторией. Но при любой ситуации стоит учитывать непременное условие чем выше ранг аудитории, тем короче должен быть семинар.

Руководители компаний, топ‑менеджеры – люди очень занятые, им непросто найти время для обучения, они ценят свои минуты и ожидают получить на единицу времени максимум информации. Поэтому семинары для них должны быть максимально насыщенными, хорошо организованными, без проволочек и задержек. Для этой аудитории день недели, как показывает опыт, значения не имеет. Вполне возможно проводить учебные мероприятия и в выходные. Но для этого организаторам потребуется в два раза больше аргументов, чтобы убедить участников потратить свои выходные и, конечно же, серьезно позаботиться о культурной программе после окончания учебного курса. При проведении мероприятия для VIP‑персон одной из самых важных задач становится предварительное, заблаговременное информирование и последующее тактичное напоминание о готовящемся мероприятии. Руководители обычно заранее планируют свой график работы, поездки, встречи, совещания. И компания‑организатор, заинтересованная в таких важных и занятых участниках, должна это учитывать. Приглашать генерального директора крупной компании за 2–5 дней – не очень эффективно, он все равно не придет.

Кстати, о приглашенных – обсуждаемые темы бывают интересны ряду специализированных изданий и в некоторых случаях деловой прессе, поэтому целесообразно продумать приглашение ряда журналистов на проводимый семинар и, соответственно, проработать возможные формы подачи информации представителям СМИ. Это может быть приглашение журналистов на общую программу семинара, проведение эксклюзивных интервью с отдельными спикерами или даже проведение пресс‑конференции или брифинга параллельно программе семинара.

Планируя время семинара, рассчитанного на сотрудников среднего и низшего звена, стоит учитывать несколько моментов. Если мероприятие состоится на неделе, в рабочий день, то, конечно, это не должен быть понедельник. Впереди новая рабочая неделя, которую нужно спланировать, организовать, расписать дела, дать поручения… Хотя данное утверждение точно не относится к многодневным семинарам, скажем, недельным, где оптимальный срок проведения это как раз с понедельника по пятницу.

Наиболее эффективные дни – вторник, среда, четверг. В летний сезон к пятнице стоит относиться настороженно и учитывать, что большая часть городских жителей неумолимо стремится за пределы города, на дачи, на природу. И поэтому мало кому захочется томиться в учебном классе до вечера. Но, с другой стороны, если мероприятие продлится недолго и закончится до 16:00, это станет его большим плюсом – участники смогут закончить свой рабочий день на 2–3 часа раньше.

Сколько дней должен длиться семинар – этот вопрос решается, конечно же, в самом начале, при разработке программы, определении целей, исходя из опыта ведущего. Поэтому стоит отметить только один момент – всегда нужно стремиться к минимуму. К примеру, семинар рассчитан на 8 часов. Лучше прочитать его за один день, а не растягивать на два дня по четыре часа. Несомненно, работать по 4 часа легче и для участников, и для ведущего. Но слушателям сложнее организовать свое рабочее расписание, вписывая в него семинар два дня подряд. Мы постоянно проводим опросы участников семинаров нашей компании, и ответ остается неизменным – большинство предпочитают полный учебный 8‑часовой рабочий день более легкому варианту два дня по 4 часа.

Если театр начинается с вешалки, то и при проведении данного мероприятия нельзя забывать о таких моментах, как гардероб, курительная комната, туалеты, медпункт, стоянка для автомобилей, пропускной режим, работающий лифт, возможность прохода по лестнице, кондиционеры, освещение и т. п. Останавливаться подробно на всех этих нюансах не имеет смысла, потому что в каждой ситуации они индивидуальны и неповторимы. Просто каждый, кто занимается подготовкой семинара, должен иметь ответы на вопросы: что где находится и в каком режиме работает.

Совершенно отдельный, большой и самостоятельный вопрос при организации семинара или тренинга – это питание. Как правило, много внимания и денег уделяется горячему обеду, кофе‑брейкам. В этом заинтересованы и принимающая сторона, так как все это не бесплатно, и компания‑организатор – участники должны чувствовать себя уютно и не падать в обморок от голода. Но помимо «серьезной» еды стоит позаботиться и о воде, кофе или чае, и самой легкой еде – «просто пожевать». Это могут быть печенье, фрукты, орешки…

Вот несколько примеров от специалистов в области проведения семинаров. Проводился семинар в гостиничном комплексе в центре города. Несмотря на то что у гостиничного комплекса есть собственная стоянка и волноваться вроде бы не было причин, никто из менеджеров гостиничного комплекса не предупредил о том, что парковку необходимо оговаривать и оплачивать заранее, общаясь с совершенно другой службой в гостинице. В результате одна из участниц мероприятия вынуждена была парковаться на другой стороне проспекта, далеко от места проведения. Все попытки как‑то решить этот вопрос с охраной оказались тщетны, и гостья уехала очень расстроенная. Сотрудники компании потом долго работали над восстановлением добрых отношений. Ведь участнику семинара все равно, по чьей вине что‑то не сложилось, – он приехал на мероприятие конкретной фирмы X и все положительные и отрицательные моменты подсознательно будут в дальнейшем ассоциироваться именно с этой компанией, а не с гостиничным комплексом, где все это произошло.

Еще один пример – за час до начала мероприятия обещанный кондиционер оказался простой вентиляцией. Она работала настолько слабо, что приглашать в зал, где и одному‑то уже душно, 50 гостей было нельзя – людям просто могло стать плохо. За остававшийся до мероприятия час удалось уговорить администрацию открыть дверь на балкон, которую не открывали уже целый год. Пришлось клятвенно пообещать, что никто из гостей не будет курить на балконе: место для пепельниц не предусмотрено, а стряхивать пепел на головы сидящих внизу посетителей летнего кафе – не выход из положения…

Каждый, кто хоть раз что‑то организовывал, ездил в командировку или заказывал услугу, знает: сделать – это полдела, нужно еще отчитаться за все в бухгалтерии. Для того чтобы проводимое мероприятие не оставило в памяти горького отпечатка, даже если гости и руководство остались довольны, нужно посоветоваться, проконсультироваться с бухгалтерией своей компании, какие, в каком виде, к какому сроку нужны отчетные документы. Договоры, счета‑фактуры, акты о выполненных работах, гарантийные письма, заявления о вносе и выносе оборудования – это лишь то, что приходит в голову сразу. В каждом конкретном случае возникает еще какая‑то нужная, необходимая бумага, про которую никто ничего заранее почему‑то не сказал. Это случается, и к этому нужно быть просто готовым.

В организации семинара не может быть мелочей, потому что его цель – повышение эффективности бизнеса слушателей. Соответственно, для работы должны быть созданы оптимальные условия. Если участник, независимо от его статуса, голоден, сидит на качающемся стуле, записывает на коленке, в душном помещении и при этом переживает, что его дорогая машина стоит где‑то в подворотне на другой стороне улицы, эффективность восприятия может быть снижена. Следовательно, и эффективность от внедрения новой информации в бизнес будет не столь значима. Организатор семинара должен стать радушным хозяином, заботящимся о своем дорогом госте. И не только потому, что гость, как правило, заплатил за участие. Даже если это мероприятие бесплатное, сегодняшний гость может стать постоянным участником, а потом и клиентом…