Глава 10 Практические вопросы документа, документооборота в условиях информатизации

10.1. Причины и значение документирования информации

Важнейшей задачей в процессе использования информа­ционных технологий является документирование информа­ции, представляемой как в традиционной, так и в электрон­ной форме. Сочетание этих двух форм создания информации и обмена информацией существенно влияет на процедуры делопроизводства и документооборота. Все более очевиден факт взаимодействия различных государственных структур между собой и с гражданами путем использования внутрен­них сетей, а также Интернета.

Объективные условия для улучшения состояния доку­ментирования информации и работы с документами на осно­ве использования информационных технологий существуют, и их необходимо использовать. Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приводит следующие данные на этот счет. Объем документации только в системе органов государственного управления составляет ориентировочно 250 млрд листов документов и приращивается ежегодно при­мерно на 8—15%. В среднем на обработку одного документа затраты составляют 50 руб. А сокращение затрат времени на обработку документа с 15-20 мин. до 3-4 мин. позволи­ло бы получить экономию времени на 40-50%, а в денеж­ном выражении экономический эффект может составить 2,5—3 млрд руб. Но до сих пор оперативная работа с доку­ментами государством не урегулирована и каждое ведомство произвольно устанавливает в этом деле свои порядки. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электрон­ной цифровой подписи» впервые официально на федераль­ном уровне ввел в правовой оборот термин «электронный документ». В ст. 3 данного Закона электронный документ определяется как «документ, в котором информация пред­ставлена в электронно-цифровой форме». Законодатель выделил электронно-цифровую форму представления ин­формации данного класса документов как признак, отли­чающий его от других форм представления документиро­ванной информации. В Законе об информации содержится определение электронного сообщения. Это «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети» (ст. 2). Совершенствование делопроизводственной сферы обусловлено не только тех­нологическими сдвигами в сфере информационной. Суще­ственно меняются задачи, методы и функции государства, его институты и механизмы взаимодействия с усложнив­шимися экономическими структурами. Совершенствова­ние документирования, упрощение обмена информацией создают условия решения многих проблем государственно­го управления, снижают разрыв между государственными и другими субъектами, способствуют активизации их вза­имодействия в системе прямых и обратных связей. Новые формы документооборота являются залогом прозрачности деятельности структур власти и экономики, учета интере­сов всех слоев общества.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002—2010 годы)»1, административная и судебная рефор­мы касаются не только включения электронного документа в систему документирования информации. Они в принципе ставят много вопросов о совершенствовании документаль­ного оформления и обеспечения процессов управления, судопроизводства, взаимодействия органов государствен­ной власти и органов местного самоуправления между собой, с гражданами, структурами производства, науки, коммерции и т.д. Переход на новые формы представления информации и работы с этим ресурсом, скорость доступа к информации и обмена ею в режиме онлайн способству­ют расширению информационного пространства каждого пользователя, облегчают контакты обладателей информа­цией и всех, кто нуждается в ее получении и использова­нии. И все это совершается через документ — основную форму представления информации. Однако специалисты отмечают, что и в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» проблеме документирования уделе­но внимания недостаточно.

Крупнейший специалист в области документоведения А. Н. Сокова отмечает: «Методическими и практическими вопросами организации делопроизводства, начиная с 1960-х годов, занимается ВНИИДАД, устойчиво находящийся в системе государственных органов управления архивным делом. Именно ВНИИДАД совместно с Институтом госу­дарства и права Академии наук СССР, Институтом труда, ВНИИ оргтехники в конце 1960-х годов разработал Еди­ную государственную систему делопроизводства, которая в принципиальных положениях сохраняет свою значимость и до настоящего времени»1.

Считается, что документами как информационными объектами занимаются специалисты в области документо­ведения, архивного дела, специалисты библиотечного дела. В этот круг не включены юристы, хотя значительная часть документов создается именно в правовой сфере (нормо­творчество, правоприменение, правоохранительные функ­ции органов государственной власти). С этой точки зрения чрезвычайно важно введение разделов о документировании и документообороте информации в курсах административ­ного права. Развитие информационной сферы, насыщенной документированной информацией, требует и внимания тео­рии права к этой стороне дела. Право регулирует не только сферу правовой информации, но и многие правоотноше­ния, связанные с оформлением и использованием любой документированной информации. Слабое внимание права и законодателя к этой стороне проблемы существенно от­ражается на регулировании отношений в области защиты и оперативной, и архивной информации, в области опреде­ления и защиты прав субъектов на различные формы до­кументов, обращающихся в информационной среде жиз­необеспечения общества в целом и отдельных категорий субъектов. Первостепенное значение имеет проблема управ­ления документацией и документооборотом в системе орга­нов государственной власти и местного самоуправления.