8.4. Проектна звітність та контроль за змінами проектів.

Контроль управління проектами при їх реалізації, як було це позначено раніше, представляє собою процес, відправною точкою, якого є всілякі плани (графіки) та послідовний аналіз їх виконання.

Одержаний аналіз та отримана інформація дає можливість виявити вимушені зміни в проекті і підготовити висновок і звіт про ці зміни. Сам звіт про хід виконання проекту повинен бути постійним і представляє собою систему. Його періодичність залежить від потужності проекту, тривалості, стадій проекту, ризику і можливості його провалу, рівня звітування. Періодичність звітування здійснюється постійно в оперативному порядку. На початку довгострокового проекту – раз в квартал, місяць, а ближче до місяця – в декаду або щотижня і навіть щоденно. Звичайно, в період розвернутого будівельного великого проекту звіти здійснюються щотижнево, а на заключній стадії проекту, щоденно.

Система звітування повинна будуватися на принципах:

1. Надавати менеджеру кожного рівня інформацію, яка б відповідала би його функціями і відповідності;

2. Давати при підготовці звітів, більш детальну додаткову інформацію та аналіз за тими показниками, де є відхилення від плану.

3. Систему інформування і звітування будувати у розрізі структуризації проекту робочої структури (WBS), організаційної структури (OBS) та затратної структури (CBS);

4. Система інформування і звітування має ґрунтуватися на чіткій системі кодування у розрізі WBS, OBS, CBS. Це дає змогу у подальшому комбінувати і консолідувати необхідні показники ( у розділі робіт або підрозділів);

5. Основним елементом системи інформування і звітування під час здійснення контролю повинен бути звіт про витрати (CBS);

6. Система звітування має бути направлена на виявлення негативних відхилень проекту.

Саме звітування може бути ефективним і повніше відповідати наступним вимогам:

• складатися за структурою і змістом планів (графіків). у протилежному випадку окремі учасники (менеджери) і менеджер проекту оцінюватимуть різні показники;

• визначити критерії контролю;

• визначити інструментарій контролю, який має бути простим і зрозумілим;

• давати детальну інформацію за тими та іншими відхиленнями показників проекту, для прийняття ефективного рішення про їх усунення;

• звіти мають стимулювати творче обговорення проекту з метою розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень.

Особливе значення при управлінні проектами надається контролю за змінами у проекті, одержаних після проведеного аналізу і звіту. Зміна в обсягах проекту одна з найголовніших причин зростання кошторисної вартості проекту та збільшення термінів вводу об’єкту в експлуатацію.Такі зміни, особливо при зміні технології виробництва, визивають зміни в об’ємно-планувальних рішеннях і підвищують витрати за проектом на 50 % і більше відсотків. Тому, безумовно, дуже важливим є контроль за змінами у проекті. В процесі будівництва об’єкту (проекту) ці зміни:

• збільшують терміни будівництва проекту та його кошторис;

• збільшують продуктивність праці його безпосередніх його учасників;

• збільшують витрати на матеріально-технічні і людські ресурси;

• збільшують собівартість і затрати за енергоресурсами;

• погіршують договірні відносини між учасниками проекту та ін.

Для контролю за змінами і послаблення конфліктів між учасниками проекту необхідно:

• підтримка менеджерів проекту у забороні бажаних, але необов’язкових змін;

• чітко визначене початкове, конструктивне і об’ємно-планувальне рішення проекту з визначеними об’ємами робіт;

• щоб на певній стадії, наприклад, на стадії монтажу устаткування та його наладці приймалися будь-які зміни;

• розроблена система контролю за змінами.

Для створення системи контролю за змінами необхідно виконати наступне:

1. Визначити початкові обсяги робіт, параметри проекту та графіки його виконання.

2. Визначити можливі початкові зміни показників проекту, повідомити про ці зміни учасників проекту, котрих вони стосуються та оцінити їх наслідки.

3. Проаналізувати ці зміни з прийняттям можливого їх рішення або відхилення.

4. Запроваджувати ці зміни в проекті, що реалізується.

5. Систему контролю за змінами здійснювати документально в наступному порядку [3]:

• визначається зміна, описуються і вказуються витрати та види робіт, яких це стосується;

• вказуються причини змін та їх природа;

• наводяться дані ініціатора зміни з його підписом.;

• визначаються наслідки цих змін на основні показники проекту;

• складається класифікація змін за напрямками (наприклад, проектні зміни технологічного процесу, або зміни, що пов’язані з об’ємно-конструктивною та планувальною системою проекту і т.д.)

Особлива увага повинна звертатися при контролі за змінами з отриманням достовірної інформації.