8.3. Аналіз показників виконання проекту та його оцінка
Проект, що реалізується, можна охарактеризувати низкою показників, які визначають його ефективність. Такими основними показниками, що підлягають аналізу, є: об’єми робіт за об’єктом, кошторисна вартість об’єкта, його трудомісткість, якість та строки виконання робіт. Їх контроль, наприклад, об’ємів, здійснюється не тільки по термінам, коли почата робота або закінчена, але й в кількісних одиницях фізичних об’ємів робіт, їх відхиленнях, а також як протікає сукупність робіт в цілому проекту. Раніше, найпоширенішим був аналіз відхилень, який визначався за формулою:
(8.7)
де
- відхилення показника;
Пфакт – фактичний рівень показника,
П план – запланований рівень показника.
Рекомендувалося найчастіше визначати наступні відхилення, в тому числі:
фактична дата початку від запланованої;
фактична дата кінця від запланованої;
фактична тривалість від запланованої;
фактичні витрати від запланованих;
фактична трудомісткість від запланованої;
фактичні затрати від запланованих;
фактичний відсоток завершення від запланованого;
фактичний кошторис від запланованого;
фактичний рівень зборності будівництва від запланованого;
фактичний рівень якості від запланованого;
фактичний рівень впровадження прогресивних матеріалів і т.д.
Такі відхилення у випадках інфляції та ін. особливо позначаються на кошторисній вартості об’єкту.
Наприклад, на певну дату планові кошторисні витрати за проектом становлять 650 тис.грн., а фактичні 720 тис.грн. Раніше проводився аналіз на відхилення в 70 тис.грн., визначався відсоток їх відхилення, розроблялися заходи з їх зменшення. Але це не давало повної інформації про те, які є витрати на виконаний повний об’єм , вони вище або нижче від запланованих, не було ясності якими будуть кінцеві витрати на проект, як іде виконання робіт стосовно планового графіку та яким буде ймовірний час закінчення об’єкту (проекту).
Щоб запобігти цім недолікам, у сучасному управління проектами широко застосовують метод скоригованого бюджету (еarnedvalue), який базується на обчислюванні планово скоригованого і фактичного бюджетів виконання проектів [3].
Бюджет проекту – це кошторисна його вартість в часі на той чи інший період, його реалізації.
Розглянемо на прикладі як обчислюється показники та оцінюється виконання проекту за цим методом при наступних даних.
За планом - (календарним графіком) за три місяці проекту команда повинна виконати на цю дату Qпл – 80% яких-то робіт, повна кошторисна вартість, яких складає С Qпл = 600 тис.грн.
Фактична кошторисна вартість цих робіт на цю дату склала Qф – 70 %, з фактичними затратами на основі звіту С ф= 500 тис.грн.
Повна кошторисна вартість проекту на час його виконання складає С ппл = 2 млн. грн., Строк тривалості реалізації проекту Т= 12 міс.
Визначити показники виконання проекту стосовно змін його кошторисної вартості, тенденції та прогнози кошторисної вартості та дати оцінку своєчасності виконання проекту і прогноз терміну його виконання.
Аналіз та розрахунок показників проекту та оцінку його виконання виконуємо за даними прикладу в наступному порядку:
1. Визначаємо планову кошторисну вартість проекту за 3 місяці:
Спл = С Qпл * Qпл= 600 000 *0,8 = 480 000 (грн.);
2. Визначимо (приймемо) скориговану вартість проекту за 3 місяці:
Сск = С Qпл * Qпр = 600 000 *0,7 = 420 000 (грн.);
3. Оцінимо хід виконання проекту стосовно скоригованої кошторисної і фактичної вартості проекту:
Кв = Сск / С ф = 420 000 / 500 000 = 0,84 %.
Як ми бачимо, спостерігається ріст вартості проекту, тобто з кожної реально витраченої гривні за планом члени команди витрачають тільки 0,84 грн.
4. Якщо збережуться такі тенденції і надалі, то за прогнозом Спрогн.кошторисна вартість проекту становитиме:
Спрогн. = С ппл / 0,84 = 2 000 000 / 0,84 = 2 381 000 (грн.)
Як наслідок з цього, кошторисна вартість проекту зросла на 381 000 грн.
5. Визначаємо оцінку своєчасності виконання проекту відносно скоригованої планової і повної планової вартості проекту:
Кг = Сск / Спл = 420 000 / 480 000 = 0,875
6. Знайдений рівень виконання проекту свідчить про його відставання у часі реалізації, що може привести і к тенденціям відставання проекту в цілому, прогноз – Тпрогн, якого становить:
Тпрогн. = 12 / 0,875 = 13,7 (місяця), тобто 1.7 міс, або 14,2%.
Проведений аналіз як за всім проектом, так і за його частинами має велике значення для менеджера проекту і його команди, і відіграє значну роль у прийняті рішень. Такий аналіз проводиться постійно як тільки починаються роботи. Сама оцінка не може бути механістичною або суб’єктивною. Післяповного аналізу повинні бути розроблені заходи щодо скорочення цих витрат з визначенням та той чи інший період (дату) остаточних витрат.
Для визначення остаточних кошторисних витрат використовується метод прогнозування остаточних витрат для окремих сегментів проекту, який ґрунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання проекту на певну дату, в тому числі:
окремих витрат за роботами, що розпочинаються;
елементів робочої структури проекту (WBS), що розпочалися;
витрат за підрозділами, що розпочали роботу;
остаточних витрат на проект в цілому.
Використовуючи попередній приклад, визначимо планові кошторисні витрати для робіт, що залишилися (Сзал.). вони визначаються як різниця між повною кошторисною вартістю проекту і скоригованою кошторисною вартістю на кінець третього місяцю виконання робіт :
Сзал. = С ппл – С сн. = 2 000 000 – 420 000 – 1 580 000 (грн.)
З урахуванням тенденцій, які склалися, прогнозна оцінка кошторисних витрат за роботами, що залишились (С прогнзал) може бути визначена як відношення планової кошторисної вартості (С зал) і коефіцієнту кошторисної вартості, який становить у попередньому прикладі Кв – 0,84 %:
С прогнзал = С зал / Кв = 1 580 000 / 0,84 = 1 881 000 (грн.).
Таким чином витрати, що залишились можуть бути перевищеними і складуть 1 881 000 – 1 580 000 = 301 000 (грн.)
Прогнозні остаточні кошторисні витрати на проект визначаються як сумма залишкових прогнозних кошторисних витрат і фактичних витрат за невиконаними роботами.
Спроект = С прогнзал – Сф = 1 881 000 + 500 000 = 2 381 000 (грн)
Таким чином застосування сучасних методів контролю дає змогу:
1. Аналізувати хід виконання проекту у розрізі часу, витрат, робіт, які виконуються, і залучених підрозділів як в цілому, так і за окремими періодами;
2. Прогнозувати остаточні витрати і час як за розпочатими роботами, так і за наступними і вживати відповідні заходи для усування небажаних відхилень умайбутньому.